Van archiefkasten naar digitaal archiveren

Nu we meer thuis zijn, draaien streamingservices zoals netflix en videoland overuren. Ook bij ons staat de tv wat meer aan. Overdag na school voor mijn dochters en ’s avonds voor papa en mama. Wat laatst opviel is dat archiefkasten, stapels documenten en dossiers door onze creatieve vrienden in Hollywood nog steeds worden gezien als hét rekwisiet om een kantoor omgeving neer te zetten, al dan niet in combinatie met een computer.

Gek eigenlijk, want we leven inmiddels in een tijd waarin fysieke dossiers en documenten in de meeste gevallen niet meer nodig zijn. Laat staan dat je nog grote archiefkasten met ordners wilt hebben die dure kantoorruimte opslokken. Thuiswerken is dan per definitie een uitdaging.

Digitaal archiveren is veilig

Kijken we naar een fysieke archiefkast dan is het overduidelijk dat deze onderhevig is aan externe invloeden. Met een fysieke archiefkast is het lastig om je documenten en dossiers veilig te houden van water, vuur en onbevoegden. Mocht er brand ontstaan dan kun je niets anders doen dan toekijken…

Digitaal archiveren met behulp van een document management systeem is een stuk veiliger. Helemaal wanneer je het DMS als een cloudoplossing afneemt. Je data staat gespiegeld binnen meerdere datacenters, waardoor het risico op water en brandschade vrijwel geheel is weggenomen.

CloudCompagnon maakt daarbij voor het inloggen gebruik van 2 factor authenticatie, waardoor misbruik door onbevoegden zeer lastig is.

Digitaal archiveren met CloudCompagnon is gemakkelijker

Het zoeken naar informatie in een fysiek archief is meestal een langdurig en frustrerend proces. Daarbij is het combineren van verschillende stukken om een vraagstuk te beantwoorden een handmatig proces. Hetzelfde geldt voor een digitaal archief in een mappen structuur. Ook daar is het zoeken naar bestanden en combineren van bestanden een tijdrovend en soms lastig proces.

Razendsnel informatie vinden

Binnen CloudCompagnon lossen we dit op door metadata en optical character recognition (OCR) toe te voegen aan alle bestanden. Hierdoor kun je razendsnel

• Dossiers vinden
• Documenten en bestanden vinden
• Documenten vinden met een bepaalde tekstpassage

Gemakkelijk digitaal archiveren met CloudCompagnon

Het archiveren van een document, e-mail of ander bestand is ook kinderspel met CloudCompagnon. Werk je met Ms Office, dan kun je met onze Office integratie gemakkelijk een word document, excelsheet of powerpoint presentatie vanuit je office applicatie.

Het archiveren van e-mails met bijlagen doe je eenvoudig met behulp van het speciale e-mailadres. Onze robots doen de rest.

Natuurlijk heb je nog de gescande poststukken, die kun je gemakkelijk uploaden of mailen naar CloudCompagnon.

Delen en samenwerken met een digitaal archief

Het maken van een document kan vaak een heel proces zijn, waarbij review en besluitvorming door meerdere personen het uiteindelijke document oplevert. Sommige van deze documenten mogen publiekelijk gedeeld worden, anderen hebben een toegangsbeperking tot slechts bepaalde personen of een specifieke afdeling, zoals HR of het management team.’ In andere gevallen mogen bepaalde personen wellicht alleen de laatst goedgekeurde versie zien van een document of bestand.

CloudCompagnon maakt deze complexe vraagstukken eenvoudig voor de gebruiker met duidelijk autorisatieprofielen en een slimme deelfunctie.

Conclusie

Losgezien van het feit dat het uitbeelden van een kantooromgeving, lastig gaat met een digitaal archief op het witte doek, zijn fysieke archiefkasten echt niet meer van deze tijd. Een digitaal archief in de vorm van een document management systeem is veiliger en efficiënter.

Hoe je het digitaliseren van je huidige fysieke archief aanpakt? Lees mijn blog hierover eens. Natuurlijk kan ik je ook helpen bij het digitaliseren van je fysieke archief. Wil je vrijblijvend kennis maken via MS teams neem even contact met me op.