Efficiënt Document Management – 3 tips voor IT-bedrijven

Voor IT-bedrijven en functioneel beheerders is werken met juiste documentatie erg belangrijk. Door document management kun je grote hoeveelheden gegevens goed organiseren. Veel organisaties zijn afhankelijk van bijgewerkte documentatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om het delen, aanpassen, versturen en vinden van documenten zo makkelijk mogelijk te maken. Bovendien moeten klanten en leveranciers erop kunnen vertrouwen dat je als goed huisvader omgaat met hun gevoelige documenten en informatie. Door het toepassen van document management kun je als IT leverancier of afdeling extra waarde toevoegen aan je diensten. Deze guide leert je meer over het belang van document management en we zullen 3 tips geven over hoe je het moet aanpakken.

Interessant, maar wat is document management eigenlijk?

Document management is een systeem of proces voor het beheren van verzamelingen documenten. Het beheer wordt gedaan door middel van functies zoals registratie, versiebeheer en indexering. Het doel van document management is: meer orde en efficiëntie in het beheer van je documenten. Document management is een proces dat op verschillende manieren gedaan kan worden. Lees in het artikel 'Wat is document management' onder andere over de geschiedenis.

Documentmanagement - Waarom is het belangrijk?

Stel je voor: je beste medewerker verlaat je bedrijf omdat hem een andere baan is aangeboden. In eerste instantie is dit nog niet een groot probleem, maar tijdens een storing begint de eerste uitdaging. Een andere ervaren medewerker probeert het probleem op te lossen, maar komt erachter dat het systeem op een ongebruikelijke manier is geconfigureerd. De enige persoon die helemaal begreep hoe het systeem is ingesteld, is er niet meer. Hierdoor kan het lang duren voordat de storing is opgelost omdat de nieuwe medewerker de hele architectuur van het systeem eerst moet uitvogelen. Je (interne) klant is teleurgesteld omdat het te lang duurde en jij hebt je niet aan je SLA gehouden.

Dit soort omstandigheden komen verassend vaak voor bij IT-bedrijven die geen consistent document management systeem hebben. Zelfs met de beste standard operation procedures (SOP’s) is het geen gegeven dat dit door iedereen op de juiste manier wordt gevolgd.

Consistent en efficiënt document management is een noodzaak voor IT-bedrijven om de volgende redenen:

1. Problemen worden snel opgelost door goed document management

Wanneer problemen zich voordoen willen klanten dat het zo snel mogelijk wordt opgelost. Consistent document management helpt IT-ers en applicatiebeheerders om de problemen sneller op te lossen. Als je bijvoorbeeld je document management systeem integreert met je RMM systeem, dan kun je een groot deel van je document management automatiseren. Dit maakt het documenteren efficiënt en je medewerkers kunnen snel problemen oplossen omdat ze weten wat ze te wachten staat.

2. Consistente dienstverlening

Als je medewerkers werken voor verschillende klanten is consistent documenteren nog belangrijker. Als er meerdere medewerkers werken voor dezelfde klant, dan kunnen ongedocumenteerde aanpassingen en configuraties zorgen voor vertragingen in de dienstverlening. Met een duidelijk document management systeem kun je je medewerkers flexibel inzetten bij iedere klant. 

3. Snellere training voor technici met document management

Zelfs voor de meest ervaren IT-medewerker duurt het altijd even voordat ze zijn geacclimatiseerd aan hun nieuwe rol. Elk IT-bedrijf heeft andere processen en standard operating procedures. Totdat de medewerkers helemaal zijn gewent aan hun nieuwe omgeving zullen ze wat minder productief zijn. Consistentie en duidelijkheid in de documentatie helpt je nieuwe medewerkers snel op snelheid te komen. Het geeft ze bovendien de mogelijkheid om zelfstudie te doen zodat ervaren collega’s minder tijd kwijt zijn met de trainingen.

4. Nieuwe klanten sneller geholpen

Als de concurrentie om een nieuwe klant groot is, dan kan de snelheid waarop nieuwe klanten gebruik kunnen maken van het product een belangrijke onderscheidende factor zijn. Met een consistente en gedocumenteerde bedrijfsvoering kun je sneller nieuwe klanten helpen.

Document management - 3 tips om het efficiënt te doen

Efficiënt document management is voordelig voor iedereen in je organisatie. Het maakt het makkelijker om het documentatieproces te controleren en onderhouden. Gelukkig bestaan er meerdere tools die je kunnen helpen met het managen van je documenten van start tot finish. Dit zijn 3 tips om je document management strategie te stroomlijnen:

1. Zoeken via metadata

Door metadata toe te voegen aan je documenten kun je deze documenten razendsnel terugvinden. CloudCompagnon is een overzichtelijk document management systeem dat gebruik maakt van metadata. Bij een storing kan een technicus zonder te zoeken bij het juiste document komen zodat de klant snel geholpen kan worden. 

Om gevoelige klantinformatie goed te beveiligen kun je bij CloudCompagnon gebruikmaken van 2 staps-verificatie om hackers buiten de deur te houden. Daarnaast kun je autorisatie profielen aanmaken om documenten af te schermen voor andere gebruikers van het systeem. Hierdoor krijgen medewerkers alleen informatie te zien die ze nodig hebben. Dit verbetert de veiligheid en het helpt voor de focus van je medewerkers. Ze zien namelijk enkel informatie dat voor hun relevant is. 

2. Versiebeheer

Consistent versiebeheer zorgt ervoor dat je medewerkers altijd de juiste versie van een document voor zich krijgen. Procedures en instellingen van systemen kunnen in de loop der tijd worden aangepast. Het is van belang dat je medewerkers en klanten altijd de meest recente definitieve versie van een document te zien krijgen. Met versiebeheer van CloudCompagnon kan er onderscheid gemaakt worden tussen conceptversies en definitieve versies. Hierdoor is het te achterhalen wat in het verleden een definitieve versie is geweest. Handig als je wil weten welke versie in het verleden naar een klant is gestuurd. Ook handig als je nog bezig bent met het maken van een 2.0 versie. Jouw medewerkers kunnen totdat de 2.0 versie af is de 1.0 versie gebruiken.

3. Taken en notificaties

Als er verschillende mensen aan een project werken wil je dat dit gestroomlijnd verloopt. Zo kunnen nieuwe klanten het snelst aan de slag met hun nieuwe product en kunnen oude klanten snel geholpen worden. Het verdelen van taken is een goede manier om dit te doen. In het document management systeem van CloudCompagnon kan iedereen taken aanwijzen aan een ander en een document bijvoegen. In je overzicht zie je precies wat er nog moet gebeuren en voor wanneer het af moet zijn. Je krijgt netjes een melding als er een nieuwe taak is toegevoegd of als de deadline dichtbij komt.

Verder kun je ook notificaties toevoegen aan documenten. Als een contract bijna afloopt krijg je een notificatie waardoor je op tijd kan onderhandelen of verlengen. 

In het kort

Hopelijk heeft deze guide je een beter beeld gegeven wat document management is en hoe belangrijk het is om efficiënt en effectief te werken. De voordelen van document management zijn aanzienlijk. Het voornaamste doel is om ervoor zorgen dat documentatie zo makkelijk mogelijk is voor je medewerkers. Als document management goed geïmplementeerd wordt door middel van een DMS dan draagt dat bij aan een consistente dienstverlening waarin applicatie beheerders en andere IT-medewerkers sneller problemen kunnen oplossen door betrouwbare documentatie dat snel gevonden kan worden. 

Vraag vandaag nog een gratis online demo aan van CloudCompagnon voor meer informatie over het document management systeem van CloudCompagnon.