Eenvoudig document management systeem: CloudCompagnon

Of je nu 5 medewerkers hebt of 50; met een eenvoudig document management systeem stroomlijn je alle informatiestromen binnen je bedrijf. Documenten worden centraal opgeslagen, zijn altijd en overal toegankelijk en je bepaalt zelf wie toegang heeft tot welke informatie. Daarnaast koppel je met de CRM functionaliteit je klantenadministratie aan je document management zodat je altijd alle gegevens bij de hand hebt in klantcontact. Bovendien kun je met de taken en notificaties bijhouden wie welke werkzaamheden nog moet uitvoeren en of er nog openstaande zaken zijn. Al die zaken komen bij elkaar in één eenvoudig document management systeem: CloudCompagnon.

Alles op één plek in een eenvoudig document management systeem

In een document management systeem worden alle documenten centraal opgeslagen. Door kenmerken toe te kennen, kun je ze koppelen aan collega’s, dossiers, projecten of klanten. Zo heb je altijd alle informatie compleet. Zo makkelijk is het werken met een eenvoudig document systeem. In het startscherm van CloudCompagnon heb je bovendien in één oogopslag al je to do’s in beeld. Je open taken en te verwerken stukken zijn zo inzichtelijk en direct te benaderen. Het excuus dat je iets bent vergeten, kun je in ieder geval niet meer gebruiken!

Eenvoudig documenten terugvinden

Het zoeken door mappen en op bestandsnamen is verleden tijd. Wij doen niet aan mappen. Wist je dat die al in de jaren ‘80 zijn geïntroduceerd in de eerste computers? Tijd voor een slimmere en nieuwere manier van ordenen en vinden: Metadata. Aan ieder document of bestand voeg je tags of zoekkenmerken toe. Denk aan een organisatienaam, documentsoort, datum, klantnummer, projectnummer etcetera. Hier lees je meer over metadata. Heb je een document of bestand nodig? Via de vind-functie vind je in enkele seconden in CloudCompagnon íeder bestand terug. Je kunt zelfs zoeken op woorden die in het bestand staan

Wanneer je organisatie aan de slag gaat met dit eenvoudig te gebruiken document management systeem, kun je starten met een cursus. Zo breng je iedereen dezelfde etiquette bij waar het gaat om het labelen en opslaan van documenten en leer je hoe je bepaalde functionaliteiten het beste kunt gebruiken om jouw werkprocessen optimaal te ondersteunen.

CRM in eenvoudig document management systeem

Hoewel we hebben gestreefd naar een eenvoudig document management systeem, hebben we toch wat leuke functies toegevoegd. In CloudCompagnon kun je je klantenadministratie, oftewel CRM, bijhouden. Via Relaties voer je alle basisgegevens in. Met onze handige SmartTabs worden alle relevante documenten, zoals offertes, contracten, contactpersonen en dossiers automatisch gekoppeld aan de juiste relatie. Zo heb je content in context!

Het is ook mogelijk om contracten digitaal te laten tekenen via CloudCompagnon. In het systeem krijgt dit document het label signed en je ziet in de versiehistorie dat er een ondertekend document is. Ook alle correspondentie houd je bij, zoals gemaakte afspraken over klachtenafhandeling of betalingen. Je ziet direct wie de klant of leverancier heeft gesproken en wat er samen is afgestemd. Dat scheelt heel veel onduidelijkheid en ongemakkelijke gesprekken. Jij hebt je zaken op orde in een eenvoudig document management systeem.

Dossiers bijhouden in CloudCompagnon

Gerelateerde documenten kun je aan elkaar koppelen in hetzelfde dossier. Zo bouw je een dossier op voor één klant of zorgcliënt of voor projecten of klachten. Je kunt zelf bepalen wie toegang heeft tot de gegevens. In de zorg kan dat een collega behandelaar zijn of mantelzorgers, maar ook directe collega’s of relaties kunnen toegang krijgen. Je kunt hen ook nog rechten geven om te bewerken of alleen te lezen. Ook fijn: met versiebeheer weet je zeker dat iedereen altijd de laatste versie voor z’n neus heeft.

Taken en notificaties organiseren

Wanneer je samen met collega’s werkt binnen hetzelfde eenvoudige document management systeem, is een taakverdeling belangrijk. Zo ziet iedereen wie verantwoordelijk is voor welke handeling. Dit kun je ook gebruiken als to do-lijst voor de werkdag. Via notificaties houd je jezelf en anderen op de hoogte van de voortgang van deze taken. Zo houd je alles onder controle.