Stappenplan: zo ga je om met geschillen rond contracten

Geschillen rond contracten ontstaan meestal wanneer afspraken niet duidelijk zijn of niet goed worden gemonitord. Eigenlijk door onzorgvuldig contractmanagement dus. Het kan ook zijn dat je júist door contactmanagement ontdekt dat de zaken niet gaan zoals afgesproken. Tijd voor actie! Wanneer geschillen of conflicten ontstaan met een leverancier of klant, wil je die zo snel mogelijk goed oplossen. Zo waarborg je de relatie en voorkom je financiële- of reputatieschade. Dit zijn de stappen die je kunt volgen bij een geschil.

Ieder geschil is anders en ook de belangen die ermee gemoeid zijn wisselen nogal. Daarom is het goed om duidelijk te weten waar het om gaat, wat de consequenties ervan zijn en vooral hoe je het dan wél zou willen. En het allerbelangrijkste is goed communiceren. Praat en luister en zoek samen naar een oplossing. Zo kun je stap 5 zoveel mogelijk voorkomen. Daar wordt namelijk niemand blij van! 

1.    Win (juridisch) advies in: weet waar je staat

Als je ontdekt óf ervan op de hoogte wordt gesteld dat de contractuele voorwaarden niet worden nageleefd, wil je eerst weten waar je staat. Of je nu de leverancier of de klant bent; iedereen heeft rechten en plichten die voortvloeien uit het betreffende contract. Door (juridisch) advies in te winnen weet je waar je staat, waar je zelf rekening mee moet houden én wat je kunt verwachten. Het getekende contract is rechtsgeldig en zorgt er dus voor dat er consequenties aan het contract en de daaruit volgende handelingen verbonden zijn. Kom dus goed beslagen ten ijs, ongeacht wie de ‘schuldige’ is. 

2.    Laat het weten: een informele of formele kennisgeving

We zeiden het al: communicatie is key. Als het om grote belangen gaat is een formele kennisgeving belangrijk, zodat je je alvast indekt voor eventuele vervolgstappen. Gaat het om een klein geschil, dan kun je het natuurlijk ook informeel bespreken via de mail of telefoon. En keep up the good spirit: blijf vriendelijk, of je nu belt om te klagen óf juist de klacht om je oren krijgt. Laat zien dat je van goede wil bent, erken eventuele tekortkomingen en geef aan dat je aan een oplossing wilt werken. 

3.    Opnieuw om de tafel: onderhandel over een oplossing

Als de vuile was op tafel ligt, is het belangrijk dit zo snel en goed mogelijk op te ruimen. Als iedereen weet wat hij niet wil, kun je gaan bepalen hoe je het dan wel wilt. Samen kun je onderhandelen over een oplossing. Dat kan een aangepaste bepaling zijn in het contract, maar ook een tegemoetkoming in gemaakte kosten of een ander goedmakertje. Gaat het om grote tekortkomingen en is een verdere samenwerking niet mogelijk, dan is het goed om te kijken hoe je zo goed mogelijk uit elkaar gaat. Dat kan een schikking zijn of een eindafrekening. 

4.    Vraag Zwitserland: een neutrale bemiddelaar

Als het geschil zodanig is en de gemoederen zo hoog opgelopen zijn dat onderhandelen lastig wordt, kan het waardevol zijn om een mediator in te schakelen. Een neutrale persoon bekijkt de situatie toch net even anders en is meestal vrij van emoties die een stempel drukken op de onderhandelingen. Zo kun je nog een ultieme poging wagen om het contract aan te passen en de samenwerking tóch te laten slagen of samen op een goede manier uit elkaar te gaan. Zo houd je je opties voor de toekomst open en voorkom je verdere schade. 

5.    Zoek het hogerop: een gerechtelijke procedure

Lukt het echt niet om er samen (of met een mediator) uit te komen, kan de partij die van mening is dat contractuele voorwaarden niet worden nageleefd ervoor kiezen een rechtszaak aan te spannen. Dit brengt vaak hoge kosten met zich mee en kost vooral een hoop tijd en energie. Vaak is dit de ultieme manier om financiële schade te voorkomen of om projecten nog te redden. Een gerechtelijke uitspraak is bindend voor beide partijen. Dit is natuurlijk wel een stap die je te allen tijde wilt voorkomen. 

Geschillen rond contracten voorkomen

Goed contractmanagement helpt geschillen rond contracten te voorkomen. Als je zelf goed weet wat je wilt en nodig hebt en duidelijke afspraken maakt, maar ook zorgt voor de juiste juridische onderbouwing van contracten, is de basis van de samenwerking al veel steviger. En door contracten en prestaties continu te waarborgen, kun je vroegtijdig met elkaar in gesprek wanneer dingen niet lopen zoals gewenst. Zo profiteren allebei de partijen maximaal van het contract en is er alle ruimte voor een vruchtbare samenwerking. 

Het centraal beheren van contracten en relevante aanvullende documenten en informatie is het fundament van contractmanagement binnen jouw organisatie. CloudCompagnon zorgt voor een solide basis én is eenvoudig in gebruik. Meer weten? Plan vandaag nog jouw persoonlijke demo.