Workflow en contractbeheer met taken en notificaties
Door middel van taken en notificaties kun je verschillende processen in je organisatie efficiënter laten lopen. Denk aan een agile manier van werken creëren en een makkelijke en efficiënte manier van contractbeheer. Taken en notificaties is één van de functionaliteiten die het Document Management Systeem van CloudCompagnon te bieden heeft. Er zijn 4 manieren om taken en notificaties te gebruiken.
Workflow met taken en notificaties
Ten eerste kun je taken en notificaties gebruiken om voor jezelf of andere mensen een lijst op te stellen met dingen die moeten worden gedaan. Denk aan taken zoals het schrijven van een blog of nieuwe social media post. Dit is een vervanging van de post-it notes en to do lists. Je kan eenvoudig andere mensen een taak geven en daar een deadline aan toevoegen. De medewerker krijgt dan een notificatie in de e-mail met de melding dat er een nieuwe taak is.
Optie twee is een taak aan te maken dat met een specifiek document te maken heeft. Als een medewerker met een document bezig is en het moet worden gecheckt, reviewed of goedgekeurd, dan slaat de medewerker het document op als conceptversie in CloudCompagnon. Vervolgens kun je er een taak aanhangen voor een andere medewerker. Die medewerker krijgt vervolgens een notificatie en eventueel een deadline voor de taak. Natuurlijk kun je hier ook instructies en opmerkingen bijvoegen.
De derde optie is een taak hangen aan een volledig dossier. Als er niet specifiek iets met 1 document moet gebeuren, maar bijvoorbeeld iets met een project biedt deze functie oplossingen.
De vierde optie is om een taak aan te maken bij een relatie. Als je bijvoorbeeld iemand terug moet bellen over een week, dan kun je een taak aanmaken met een notificatie die je ontvangt op de dag dat je moet bellen. Als je de taak dan aanklikt opent automatisch de relatie in CloudCompagnon, waardoor je alle informatie die je nodig hebt direct voor je hebt liggen.
Door deze mogelijkheden kun je een agile workflow creëren en zie je niets over het hoofd. Documenten stromen vaak langs verschillende mensen in een organisatie voordat het een definitieve versie is die kan worden verstuurd. Taken en notificaties zorgt dat dit gestroomlijnd verloopt.
Contractbeheer met taken en notificaties
Taken en notificaties kunnen ook helpen met contractbeheer. Stap 1 is het opslaan van je contract. Wij raden aan ook telefoonabonnementen en internet- en energiecontracten op te slaan in CloudCompagnon. Tijdens het opslaan kun je toevoegen wanneer het contract afloopt en wanneer de opzegtermijn begint. Dit zijn momenten waarop het contract moet worden bekeken. Het is verstandig om hier op tijd bij te zijn zodat je genoeg tijd hebt om even rustig te kijken of je moet verlengen of moet opzeggen. Het systeem stuurt je dan bijvoorbeeld jaarlijks een notificatie, 2 weken voor het aflopen van het contract. Welke cyclus je wil verschilt per contract dus je kan dit zelf instellen per contract. Wie deze notificaties het beste kan ontvangen, is afhankelijk van de wijze waarop het in de organisatie is afgesproken. Dit kan de contractbeheerder of contracteigenaar zijn. Ook hier heb je de mogelijkheid tot escalatie naar een ander persoon, voor in het geval dat iemand (onverhoopt) afwezig is. Zo ben je er altijd op tijd bij voor het herzien van verzekeringen, vergunningen, contracten en abonnementen.
Met taken en notificaties kun je in CloudCompagnon dus op 4 verschillende manieren processen faciliteren. Dat is documentbeheer dat voor je werkt! Ben je nog geen gebruiker van ons document management systeem en wil je meer weten van de functies van CloudCompagnon? Vraag dan de brochure aan of meld je aan voor de gratis online demo.
