Relatiebeheer. Wat is relatiebeheer?

Je klanten zijn je alles. Zonder hen heeft je bedrijf tenslotte niet zoveel zin. Maar hoe kun je hen aan je binden, tevreden houden en misschien zelfs tot ambassadeur van je bedrijf maken? Naast zorgen voor een fantastisch product of overweldigende dienst zet je daarvoor relatiebeheer in. Maar wat houdt dat in dan? En wat zijn dan relatiemanagement, customer relationship management, relatiemarketing en klantbeheer? Het antwoord op die laatste vraag is simpel: het is allemaal hetzelfde!

Relatiebeheer is het werken aan en onderhouden van de relatie met je klanten en andere contacten waarbij je ze tevreden wilt houden voor de korte en de lange termijn. Jouw doel is zorgen voor sterke relaties met blije klanten die jouw bedrijf delen met de wereld.

Hoe begin je met relatiebeheer?

Beginnen is heel simpel en kan theoretisch gezien zelfs in een Excelbestand, alhoewel je dan wel veel functionaliteiten mist. Maar relatiebeheer begint bij het in kaart brengen van je relaties. Wie zijn het, wat zijn de contactpersonen, wie is er tekenbevoegd als het gaat om contracten, wat zijn bijzonderheden (verjaardagen of jubilea of andere specifieke gegevens) en eventueel wat ze van je afnemen. Zo heb je alles en iedereen op een rijtje. Een uitstekend startpunt.

Hoe doe je relatiebeheer?

Relatiebeheer is een werkwoord. Net als relatie, eigenlijk. Het is een proces dat doorgaat zolang de relatie bestaat. Dus werk je de gegevens van je klant steeds bij. Wat heeft hij bij je afgenomen, wanneer was het laatste gesprek, wat is de gemiddelde betaaltermijn, welke afspraken hebben jullie onderling gemaakt, wie is de vaste contactpersoon binnen jullie bedrijf, op welke datum werd zijn kindje onlangs geboren, wanneer werd het nieuwe pand officieel in gebruik genomen? Deze gegevens kun je allemaal gebruiken om jullie relatie te versterken. Terwijl je ondertussen zorgt voor een foutloze dienstverlening en perfecte productie natuurlijk. De gegevens van je relaties kun je iedere week bijwerken of bijvoorbeeld na ieder contact. Zo weet je zeker dat je up to date informatie voor je neus hebt.

Relatiebeheer in de praktijk

Je weet wat je klant wil, wat hij nodig heeft, wanneer hij jarig is en wat zijn lievelingskleur is (hij bestelt altijd de groene variant, bijvoorbeeld). Die gegevens kun je gebruiken om je relatie met je klant te versterken. Dus als je hem aan de telefoon hebt, vraag je naar zijn gezin, of naar die nieuwe machine op de zaak. Je stuurt een kaartje of een bloemetje met zijn verjaardag of een groene kerstbal als het weer die tijd van het jaar is. En verder, als je klant ergens niet tevreden is of ergens over belt, heb jij altijd de juiste gegevens bij de hand. Je hoeft niet te zoeken tijdens het gesprek en je klant voelt zich gezien en gehoord. Klinkt als de perfecte relatie, toch?

Je DMS als CRM

Nu niet afhaken vanwege die afkortingen! CloudCompagnon is tenslotte een Document Management Systeem (DMS dus) en wij zouden onszelf niet zijn als we je niet de functionaliteit zouden bieden die jij nu nodig hebt, ook voor relatiebeheer. Er zijn talloze CRM-systemen (voor Customer Relationship Management) op de markt. Dit zijn prachtige, maar vooral complexe en dure systemen met veel functionaliteiten waarvan je je moet afvragen of je dat allemaal nodig hebt. CloudCompagnon is niet complex, betaalbaar én gewoon praktisch. Net wat je nodig hebt. Je brengt al je relaties onder in onze slimme cloudoplossing en kunt ze met meta tags koppelen aan alle relevante documenten, zoals contracten en facturen. Daarnaast kun je de vaste contactpersoon toegang geven tot deze gegevens en er actiepunten aan koppelen, zodat deze collega tijdig contact opneemt met de klant. Om even bij te praten, bijvoorbeeld. En omdat we CLOUDCompagnon zijn, zijn al je klantgegevens altijd en overal toegankelijk, zolang je maar internet hebt. Jouw klanten hoeven dus geen seconde langer te wachten dan nodig is. En daar worden ze blij van!