De 5 fases van documentbeheer binnen een organisatie

Documentbeheer is een proces dat dagelijks plaatsvindt op de werkvloer. De meeste mensen staan hier nauwelijks bij stil totdat ze iets niet kunnen vinden. In veel organisaties is daarom veel te winnen op gebied van documentbeheer. wat zorgt voor lagere kosten, minder fouten en besparing van tijd. In deze blog leggen we je uit wat de verschillende fases van documentbeheer zijn en hoe je dit gestructureerd kan aanpakken.

Wat is documentbeheer

Documentbeheer bestaat uit 5 fases en elke fase heeft zijn eigen uitdagingen. De fases van documentbeheer zijn:

• Creatie
• Opslag en terugvinden
• Samenwerking
• Distributie
• Archiveren (bewaren en vernietigen)

Documentbeheer het begin: Creatie van content

Met creatie wordt het maken van documenten en bestanden bedoeld. Het document of bestand staat in het begin nog alleen op de computer van de werknemer die het heeft aangemaakt. Dat brengt ons bij fase 2 van documentbeheer.

Opslag en terugvinden van documenten

Na het creëren van het document wil je natuurlijk het document opslaan. Opslaan kan op verschillende manieren en op verschillende plekken. De meest traditionele manier is door het document uit te printen en op te slaan in een dossierkast. Dit kost veel ruimte en het maakt het tijdrovend om de documenten weer op te zoeken. Opslaan in een map op je computer is de modernere versie van de dossierkast maar toch nog niet ideaal. Als veel mensen samenwerken aan zo’n mappenstructuur kan het al snel een chaos worden en kost zoeken ook onnodig veel tijd. Wij raden aan om gebruik te maken van een Document Management Systeem (DMS) voor je documentbeheer. Met een DMS sla je documenten op in een soort database. Je voegt bij het opslaan van documenten metadata toe. Dat zijn keywords die vertellen waar de inhoud van het document over gaat. Bijvoorbeeld: factuur, meneer Jansen, datum. Documenten kunnen op deze manier makkelijker en sneller teruggevonden worden. Omdat er gebruik gemaakt word van een keuzemenu van keywords kun je ervoor zorgen dat iedereen binnen je organisatie automatisch de juiste benamingen gebruikt. Een DMS kan je organisatie daardoor veel kostbare tijd opleveren.

De fase 'samenwerking' ook wel collaboratie genoemd

Samenwerking is belangrijk binnen organisaties en je wil natuurlijk dat dit soepel verloopt. Een document wordt vaak eerst gecreëerd, vervolgens reviewd, dan weer aangepast en nogmaals reviewd voordat het uiteindelijk naar de klant toe gaat. Als deze verschillende versies van het document worden rondgestuurd via de e-mail dan kan het nog wel eens mis gaan. Mensen openen de verkeerde versie of slaan verkeerde versies op in het systeem. Daardoor kan werk verloren gaan en in het slechtste geval wordt de verkeerde versie van het document opgestuurd naar de klant. Dit kan voorkomen worden met documentbeheer en versiebeheer in een Document Management Systeem. Documenten worden niet rondgemaild naar elkaar, maar er worden taken aangemaakt in het DMS met daarbij de locatie van het document. Werknemers zien in het DMS alle versies staan en zien direct welke de meest recente versie is. Zo ontstaat er nooit verwarring en bespaar je bovendien overvolle mailboxen.

Distributie - Veilig delen en grip op wie wat mag zien

Met distributie wordt het verspreiden van documenten bedoeld, bijvoorbeeld naar een klant of leverancier. In tegenstelling tot werknemers binnen je eigen organisatie hebben deze belanghebbende niet direct toegang tot het systeem van jouw organisatie. Normaal gesproken wordt een document daarom verstuurd via mail. Wegens dezelfde redenen als besproken bij het kopje samenwerking kan dit problemen oplossen. Met een DMS heb je de mogelijkheid documenten te delen door middel van een link of QR-code. De klant opent de link en ziet het document voor zich. De eigenschappen van de link kunnen aangepast worden. Je kan bijvoorbeeld instellen dat de link maar tijdelijk werkt, om de beveiliging te verhogen. Ook kan ingesteld worden dat je altijd de meest recente definitieve versie te zien krijgt. Er hoeft daardoor slechts 1 keer een link verstuurd te worden. Voor kwaliteitsdocumenten, zoals procedures, kan de QR-code helpen. Als iemand niet meer weet hoe ze bijvoorbeeld een apparaat moeten schoonmaken, scannen ze de QR-code die erop geplakt zit en zien ze direct de meest up-to-date procedure. Meer weten over hoe de QR-code werkt? Lees dan de blog hierover van onze partner Solid-Flows.

Archiveren: bewaren en vernietigen, een belangrijk aspect van documentbeheer

Als alles is afgerond van een project, worden de documenten gearchiveerd. Dit kan natuurlijk in archiefkasten, maar het is makkelijker en sneller om het op te slaan in een DMS. Dat is veiliger tegen brand- of waterschade en sneller op te vragen. Bovendien mag niet alles even lang bewaard worden. Er zitten bijvoorbeeld regels verbonden aan hoe lang persoonsgegevens bewaard mogen blijven. Een DMS geeft je netjes een melding als zo’n bewaartermijn is verstreken. Hierdoor voldoe je altijd aan de AVG en bescherm je de gegevens van je klanten netjes en gestructureerd.

Documentbeheer met CloudCompagnon

Door goed te kijken hoe de fases van documentbeheer binnen jouw organisaties eruit ziet kun je goed onderzoeken hoe dit verbeterd kan worden. Als je organisatie veel met documenten werkt, raden wij aan om te kijken naar document management systeem. CloudCompagnon is een document management systeem speciaal ontworpen voor het MKB. Het bevat alle bovengenoemde functies. Wil je meer weten? Download dan de brochure of vraag een gratis kennismakingsgesprek aan wanneer jou dat uitkomt.