MKB: Wat is het verschil tussen CRM-systeem en DMS?

Het verschil tussen CRM-systeem en DMS is dat een CRM-systeem voornamelijk je klantenbestand beheert terwijl een DMS is gespecialiseerd op het beheren van documenten en gegevens.

Wat is CRM?

CRM staat voor Customer Relation Management. Het beheren van je relaties helpt je met het onderhouden en opbouwen van klantenrelaties. Dit zorgt ervoor dat je dichterbij je klanten staat en dat zorgt voor meer tevredenheid. Het uiteindelijke doel is dat je klanten langer bij je houdt en dus meer omzet genereert. Daarnaast geeft CRM jou een helder beeld van je klanten, daardoor verlies je ze niet uit het oog. Een tool die organisaties kunnen gebruiken voor het beheren van hun relaties is een CRM-systeem. Een CRM-systeem ondersteunt klantenbeheer softwarematig. Alle relevante klantgegevens worden opgeslagen in een centrale databank. Iedereen ziet dezelfde klantinformatie en dat helpt onder andere de klantenservice. De hoofdfuncties van een CRM zijn:

Contactmanagement

Dit is de een van de belangrijkste functies van een CRM-systeem. Per klant wordt er een dossier gemaakt waar alle relevante informatie over de klant in staan. Dit is een dynamisch dossier, dus iedereen kan informatie toevoegen. Als de klant opbelt heeft de klantenservice medewerker direct de informatie voor zich. 

Sales Funnel

Veel CRM-systemen hebben een ingebouwde Sales funnel. Met hulp van het systeem kun je je (potentiële) klanten goed volgen, van lead tot klant. Hierdoor weet je onder andere waar in het proces veel potentiële klanten afhaken. Door dat stuk te verbeteren kun je gericht de conversie verhogen.

Communicatie intern

Niet alleen klanten kunnen profiteren van jouw CRM-systeem, ook je eigen medewerkers profiteren door ingebouwde chat functies. Medewerkers kunnen makkelijk vragen stellen aan elkaar en alle wat wordt uitgewisseld wordt opgeslagen zodat het later nogmaals is te bekijken.

Wat is een DMS?

DMS staat voor Document Management Systeem. Een DMS is gespecialiseerd in het helpen met het beheren van interne documenten en gegevens. Net als bij een CRM-systeem zijn de documenten opgeslagen in een centraal systeem. Alle gebruikers van het systeem kunnen bij de documenten die opgeslagen staan in het systeem. Het hoofddoel van een DMS is om het makkelijk te maken documenten zo snel mogelijk terug te vinden. Dat doet een DMS door middel van de volgende functies:

Metadata

Door middel van metadata kun je document razendsnel terugvinden. Je voegt bij het document dat je opslaat extra informatie toe, zoals de documentsoort of de relatie. Hierdoor zijn de documenten op verschillende manieren te vinden. Vergelijkbaar met hoe je op Netflix kan zoeken op acteur, genre en jaartal.

Versiebeheer

Veel Document Management Systemen hebben een ingebouwde tool voor versiebeheer. Versiebeheer in een DMS werkt anders dan versiebeheer in bijvoorbeeld Google Drive. Er is duidelijk onderscheid te maken tussen conceptversies en definitieve versies. Dit biedt extra duidelijkheid en daardoor worden fouten voorkomen.

Contractbeheer

Een document management systeem heeft ook functies die je kunnen helpen met contractbeheer. Zo kun je bij het DMS van CloudCompagnon notificaties toevoegen aan bestanden. Als een contract bijna verloopt krijg je netjes een mailtje. 

Overeenkomsten 

Hoewel de hoofddoelen van een CRM-systeem en een DMS verschillen van elkaar, hebben de twee systemen ook veel overlapping. Beide systemen zijn namelijk gebaseerd op het idee van 1 centraal systeem voor alle relevante informatie en gegevens. CRM-systemen hebben zich gespecialiseerd in het beheren van klantgegevens, terwijl document management systemen zich meer richten op de interne opslag van documenten en documentstromen. Met een DMS kun je ook relaties aanmaken. Aan die relaties kunnen documenten, e-mails en opmerkingen worden toegevoegd. Als een klant belt kun je snel de relatie openen en dan heb je direct alle informatie voor je. Een DMS kan dus een prima alternatief zijn voor een CRM-systeem als je organisatie een kleiner klantenbestand heeft. 

Relatiebeheer is al iets dat interessant is om te doen vanaf 0 klanten. Het levert klanten op en verhoogt de Customer Lifetime Value omdat ze langer klant zijn. Het is alleen niet altijd nodig om direct een CRM-systeem aan te schaffen. Een DMS is dan een betere keuze omdat je naast de CRM toepassing ook nog andere functies kan gebruiken, zoals versiebeheer en contractbeheer.

Het Document management systeem van CloudCompagnon is ontwikkeld speciaal voor de MKB. Het biedt CRM functies, contractbeheer functies en helpt met versiebeheer. Vraag een gratis online demo aan voor meer informatie of download de brochure.