Papieren documenten digitaliseren: Scannen naar pdf

De ‘paperless’ office is voor steeds meer mensen realiteit. Veel bedrijven vinden het echter nog best ingewikkeld om een papieren archief naar een digitaal archief te transformeren. En logisch, want dit kan een flinke klus zijn. Toch heeft het scannen naar pdf of een ander bestandstype en vervolgens digitaal archiveren nogal wat voordelen: voor de toegankelijkheid van het archiefbeheer en voor degenen die met de documenten werken.

Voordelen van digitaal archiveren

Sommige voordelen van een digitaal archief liggen voor de hand. Het geeft desondanks inzicht om alle voordelen van digitaal archiveren op een rij te zetten:

• Informatie is altijd en overal toegankelijk, omdat dit digitaal is.
• Digitale documenten zijn doorzoekbaar, waardoor je informatie sneller terugvindt.
• De kans is veel kleiner dat documenten kwijtraken, omdat die worden opgeslagen op een centrale, online plek.
• Met digitale documenten wordt makkelijker aan wet- en regelgeving voldaan (zoals de AVG).
• Bij de opzet van digitaal archiveren krijg je de kans om procesoptimalisatie door te voeren in werkprocessen.
• Digitale documenten zijn bij uitstek geschikt voor analyses en om verbanden te leggen tussen verschillende documenten.
• Er kan een back-up worden gemaakt van de documenten om echt alle risico’s te elimineren.
• Het risico op schade door brand, water of inbraak wordt weggenomen.
• Er wordt bespaard op kosten voor opslagruimte en papier.
• Met digitaal archiveren wordt maatschappelijk verantwoord ondernemen onderstreept.

Scannen naar pdf of ander bestandstype

Stel je hebt 10 meter archiefkast met zo’n 5 planken. Dit betekent dat je ongeveer 50 meter aan ordners hebt, die op hun beurt weer gemiddeld 200 pagina’s bevatten. Zodra je wilt scannen naar pdf, of een ander bestandstype ligt er dus nogal wat werk voor je. En over bijvoorbeeld de volgende details moet je zeker nadenken:

• Moeten er nietjes of paperclips verwijderd worden?
• Is het nodig om alle versies van een document te scannen?
• Welke metadata wil je opnemen (op welke gegevens wil je het terug vinden)?
• Hoe ga je om met de benaming van documenten?

De meeste tijd ben je kwijt aan het scan-klaar maken van de papieren documenten, maar er zijn ook zeker werkzaamheden na het scannen waar je mee aan de slag moet. Wil jij documenten gaan scannen naar pdf of een ander bestandsformaat? Overweeg dan op basis van alle drempelvoorwaarden of je dit zelf doet of beter kunt uitbesteden. Hier vind je een goed stappenplan

Archiefbeheer: hoe doe je dat?

Na het scannen van de documenten naar pdf of een ander formaat, is een document management systeem (dms) onmisbaar. Als je een dms gebruikt, kun je documenten eenvoudig vinden en verbinden door het gebruik van metadata (zoeksleutels). Met slimme scansoftware kunnen kenmerken met behulp van OCR of barcodes uit het document worden ingelezen. De corresponderende metadatavelden in het dms kunnen dan automatisch worden ingevuld. Aanvullende – of niet herkende – metadata kan door data entry worden toegevoegd.

Vaak kun je bij een dms, documenten zo in de software uploaden met drag & drop of bestaat er een bulk import functie. Dankzij een integratie met MS Office kun je documenten vanuit Word, Excel en Powerpoint zelfs direct opslaan, deze zijn immers al digitaal. Een belangrijk onderdeel van archiefbeheer is dat versies worden bijgehouden: zo herken je meteen of er een eerdere conceptversie of definitieve versie beschikbaar is en kun je samen met anderen aan hetzelfde document werken. Met zoeksleutels op maat vind je documenten eenvoudig terug en deel je deze met collega’s als bestand, hyperlink of via een QR-code.

Deze features maken onderdeel uit van het archiefbeheer van CloudCompagnon. Zo heb je nooit dubbele documenten in je archief, kun je alle bestandstypen verwerken en een proces opstarten en toewijzen aan degenen die aan het document bijdragen. Als resultaat maakt het archiefbeheer onderdeel uit van een algemene procesoptimalisatie, terwijl je ook profiteert van alle voordelen van digitaal archiveren!