CloudCompagnon als oplossing voor contractarchief Pathé
Pathé bezit in Nederland 32 verschillende bioscooptheaters met in totaal 265 bioscoopzalen. Dat maakt hen de marktleider in Nederland. Het bedrijf heeft één hoofdkantoor, maar vanzelfsprekend heeft elk theater unieke contracten, vergunningen en certificaten, maar ook gebruiksaanwijzingen en sla's. Denk maar aan documenten rond keuringen en onderhoud van de roltrappen, het brandbeveiligingssysteem of horecavoorzieningen, zoals de popcornmachine. Daarnaast is er in 20 jaar een groot archief aan documenten opgebouwd. Al die bestanden moeten worden opgeslagen op een plek waar ze ook nog voor de juiste personen toegankelijk zijn.
Uitdaging voor Pathé
Pathé wilde graag één centrale opslag, zonder in te leveren op gemak en efficiëntie voor de individuele vestigingen. Het uitgangspunt was dat deze documenten centraal beheerd zouden worden door de afdeling facility op het hoofdkantoor en dat elke theatermanager alleen de documenten van zijn eigen theater kon inzien.
De oplossing van CloudCompagnon
In eerste instantie ging Pathé van start in DocBase, via ons moederbedrijf Solid Flows. Voor de vraag van Pathé was een eenvoudiger systeem als CloudCompagnon echter meer dan voldoende. Hier kunnen zowel collega's op kantoor als in de theaters makkelijk in werken. Het systeem is hier ingezet voor het beheren en managen van het oude archief en voor alle facilitaire documenten. We hebben verschillende autorisatieprofielen aangemaakt, zodat alle theatermanagers toegang hebben tot de contracten, vergunningen, certificaten, manuals en sla's die zij nodig hebben voor hun vestiging. De collega's op kantoor hebben toegang tot alle documenten, zodat zij het overzicht kunnen houden. Door gebruik te maken van metadata en versiebeheer kunnen documenten eenvoudig aan elkaar en aan vestigingen worden gekoppeld en zijn ze net zo makkelijk weer terug te vinden. Doordat alle documenten in de cloud zijn opgeslagen, zijn ze altijd en overal inzichtelijk voor de personen met de juiste rechten. Door ook nog gebruik te maken van einddatums lopen ze in de theaters van Pathé nooit meer achter de feiten aan. Dat is toch waarin je jezelf kunt onderscheiden als marktleider!
