Digitaliseren in de horeca: Document- en contractmanagement
Klanten, personeel, inkopen, vergunningen; als horecaondernemer heb je je handen vol en digitaliseren in de horeca heeft dan niet echt prioriteit. Toch is digitaliseren precies wat al die takken van sport makkelijk beheersbaar maakt. Alle documenten op één plek en áltijd toegankelijk. Met een online document management systeem wordt digitaliseren in de horeca een eitje.
In een document management systeem (DMS), zoals CloudCompagnon, centraliseer je alle informatie op één plek die altijd en overal online toegankelijk is via een veilige twee-staps verificatie. Op deze manier kan iedereen die toegang heeft ieder mogelijk document terugvinden. Zoeken kan namelijk tot op specifieke woorden in het document. Facturen, contracten, vergunningaanvragen, verzekeringspapieren: het staat allemaal veilig, maar tóch toegankelijk opgeslagen.
Digitaliseren in de horeca: personeelsmanagement
Als horecaondernemer heb je volop uitdagingen als het om personeel gaat. Naast vaste krachten heb je te maken met tijdelijk personeel, zoals uitzendkrachten en werknemers met een flexcontract. Daarbij komt nog best veel papierwerk kijken. In CloudCompagnon kun je je personeelsmanagement als horecaondernemer heel eenvoudig digitaliseren. Voor iedere werknemer heb je een eigen dossier, met daarin contractgegevens. Je koppelt alle documenten aan de medewerker en vindt op deze manier ook alles terug. Met digitaal ondertekenen laat je (flex)contracten eenvoudig en veilig digitaal tekenen, ook wanneer je samenwerkt met een uitzendbureau. Je moet dan misschien zoeken naar personeel; maar hun papierwerk is áltijd op orde.
Contractbeheer voor leveranciers en abonnementen
Digitaliseren in de horeca is een uitkomst waar het gaat om contractbeheer. Alle abonnementen en inkoopafspraken vind je eenvoudig terug in een overzichtelijke boekhouding. Koppel de contracten en facturen aan de leverancier en je bent nooit meer iets kwijt. In het contractbeheer systeem van CloudCompagnon kun je extra informatie aan de documenten hangen, zoals begin- en einddatum, opzegtermijn en contractnummer. Wanneer het contract bijna afloopt, krijg je van het systeem een reminder dat het tijd is voor nieuwe ‘onderhandelingen’. Zo zie je niets meer over het hoofd en blijf jij volledig in control júist door te digitaliseren in de horeca.
Verzekeringen en vergunningen digitaliseren in de horeca
Als horecaondernemer ben je grotendeels afhankelijk van de juiste vergunningen voor je bedrijf. Je moet voldoen aan de Alcoholwet en hebt een exploitatievergunning en terrasvergunning nodig, bijvoorbeeld. Daarvoor moet je aan specifieke regels voldoen en kun je ook nog inspecties verwachten. Voor deze zaken moet je boekhouding op orde zijn, zodat je kunt aantonen dat jij alles onder controle hebt. Hetzelfde geldt voor verzekeringen voor bijvoorbeeld brand en inbraak, maar ook inspecties van installaties en op het gebied van hygiëne. In CloudCompagnon houd je deze gegevens op orde. In het dossier vergunningen hang je alle vergunningen, checklists en andere documenten bij elkaar. Zo heb je je zaken ook écht op orde en kom je door iedere controle heen. En mocht er iets gebeuren waardoor je computer niet meer toegankelijk is, dan zijn al je polissen en belangrijke documenten veilig opgeslagen in het systeem.
CloudCompagnon voor horecaondernemers met meerdere vestigingen
Met meerdere vestigingen loont digitaliseren in de horeca nóg meer. Met meerdere vestigingen heb je tenslotte een complexere boekhouding. Maar door alles te centraliseren ben je al die complexiteit weer kwijt. Doordat je meerdere personen toegang kunt geven binnen het systeem hebben bedrijfsleiders altijd inzicht in de juiste documenten. Met autorisatieprofielen kun je de rechten specifiek instellen een bepaalde vestiging of dossiers. Ook een externe accountant of auditer kan zo zijn werk doen, zonder dat jij steeds documenten moet aanleveren. Als eigenaar heb je toegang tot alle informatie, zodat je ook overkoepelende contracten en andere zaken centraal kunt regelen. Zo bespaart digitaliseren in de horeca je heel veel tijd, geld én energie.
Wil je meer weten over wat CloudCompagnon kan betekenen voor jouw horecaonderneming? Plan een vrijblijvende demo.
