Thuiswerken: Hoe zorg je voor de beste fysieke en digitale thuiswerkplek

De laatste maanden is de acceptatie van het werken vanuit huis noodgedwongen enorm toegenomen. Hoe creëer je nu de beste thuiswerkplek? Werkgevers over de gehele wereld hadden geen keuze meer en willen daarnaast alles doen om hun medewerkers gezond te houden, terwijl COVID-19 probeert de gehele wereld lam te leggen.

Thuiswerken is het devies en daarmee komt hand in hand dat de werkomgeving verre van ideaal is. In de meeste gevallen hebben medewerkers nog nooit eerder hun huis als werkomgeving beschouwd.

Plaats iemand in een drukke omgeving zoals de bijenkorf op een zaterdagmiddag - voor de COVID-19 uitbraak - en vraag hem zijn werk te doen. De kans is klein dat hij erg productief is. De kans is de te groter dat hij of zij na een paar dagen omvalt. Nu wil ik de thuissituatie niet vergelijke met een zaterdagmiddag in de bijenkorf, echter zittend aan de keukentafel met alle afleidingen van een doorsnee huishouden is verre van een rustige werkplek.

Onze tips voor de beste fysieke thuiswerkplek

1. Indien mogelijk zorg voor een eigen ruimte of plek

De eettafel is gezellig, maar ergonomisch niet handig. Kijk of je op zolder, in een rommelkamer of in een hoekje in je woonkamer een plek kunt creëren die je alleen gebruikt voor het werken. Dit zorgt er ook voor dat je werk en privé makkelijker gescheiden houdt.

2. Zorg voor een goede bureaustoel en stel deze goed in

Voorkom lichamelijke klachten door een goede bureaustoel aan te schaffen. Let er op dat je stoel voldoet aan de NEN-EN 1335 norm. Als je een lang persoon bent zoals ik, is het zelfs beter om te kijken naar een stoel die voldoet aan de NPR 1813 norm. Hier lees je de verschillen. 

Zorg vervolgens voor een goede instelling. Met deze richtlijnen staat je stoel goed ingesteld:

• Een vuist tussen je knieholten en de voorkant van de zitting, bepaalt de zitdiepte;
• Stel de hoogte zo in dat je benen een hoek van 90 graden maken als je voeten op de grond staan;
• zet je rugleuning recht op en als je stoel de mogelijkheid heeft, zet de rugleuning in de stand waarin deze tegendruk geeft, maar wel meeveert. Dit is beter voor je rug.

Tip:  https://www.albeka.nl heeft zowel nieuwe als jong gebruikte stoelen van de betere merken.

3. Zorg voor een goed bureau op de juiste hoogte

Wanneer je stoel goed is ingesteld kun je de hoogte van je bureau instellen. Zorg dat je bovenarmen recht langs je lijf ‘hangen’ en je onderarmen een hoek van 90 graden of iets meer met je boven armen maken wanneer je je handen op het bureau legt. 

Onze tip: een zit/sta bureau van bijvoorbeeld de ikea. Deze is gemakkelijk in hoogte te verstellen en stelt je in staat om met jezelf af te spreken dat je ‘s middags staand werkt. Zo voorkom je de middagdip en circuleert je bloed beter. Of je spreekt met jezelf af om al je vergaderingen staand te doen.

4. Gebruik een monitor, niet je laptopscherm!

De meeste nek-, rug- en hoofpijnklachten bij thuiswerkers komen doordat er alleen met een laptop wordt gewerkt. Het laptop scherm is niet bedoeld om een hele dag naar te kijken. Zorg minimaal dat deze op de juiste hoogte staat, door een stand te gebruiken. Een goede ikea-hack om je laptopscherm op ooghoogte te krijgen is de vivalla kookboek standaard.

Het is nog beter om te investeren in een goed beeldscherm. Een IPS led monitor zorgt voor een goede kijkhoek, natuurlijke kleuren en rust voor je ogen. Het merk AOC heeft goede en betaalbare IPS schermen. Ga bijvoorbeeld voor 24 of 27” 4K IPS scherm als je veel administratie doet. 

Let op dat de voet van het scherm in hoogte is te verstellen, of schaf een monitorbeugel aan. Zittend achter je ingestelde bureau zouden je ogen op ¾ hoogte van je scherm moeten zijn, voor een goede schermhoogte. 

Tip: Gebruik je monitor én je laptopscherm (via de verhoger natuurlijk!). Maak maximaal gebruik van de schermuitbreidingsmogelijkheden van je windows of Mac machine. Zo kun je op je monitor al je hoofdtaken doen, terwijl je op je laptop scherm Skype, teams, zoom of andere communicatietools open hebt staan.

Waaraan moet een goede digitale thuiswerkplek voldoen?

In een efficiënte digitale werkplek staan medewerkers, klanten en informatie centraal. De kunst is om deze zo slim en efficiënt mogelijk bij elkaar te brengen. Hoe je dat doet?

1. Zorg voor goede communicatiemiddelen

Nu face-to-face interactie steeds lastiger wordt is het verstandig om te zorgen voor goede communicatiemiddelen. Heb je een Office 365 licentie dan is MS Teams een goede applicatie om te videobellen, chatten en bestanden te delen. Andere opties zijn Zoom, GoogleMeet en Skype.

2. Goed versiebeheer is belangrijk bij online samenwerken

Veel tools die het mogelijk maken om met meerdere personen tegelijkertijd aan een document of bestand te werken hebben geen of nauwelijks versiebeheer. Zorg dat je goed weet wat de laatste versie van een document of bestand is, zodat er geen foute informatie bij je klant of leverancier beland. In mijn eerdere blog lees je hier meer over.

3. Zorg voor een centrale veilige plek voor je documenten en bestanden

Vervang regelmatig je wachtwoord, ook van je internetmodem thuis. Gebruik je office 365 en SharePoint? Zorg dan dat je de 2 factor authenticatie hebt ingesteld van je Microsoft account. Beter is nog om voor je documenten en bestanden een document management systeem in te zetten.

Hoe draagt een document management systeem bij aan een digitale thuiswerkplek?

Een document management systeem zorgt er voor dat de juiste informatie bij de juiste persoon is op het juiste moment. Door het beheer van alle documenten en bestanden centraal te regelen in een DMS is deze informatie razendsnel terug te vinden door elke gebruiker. Medewerkers die thuis werken hoeven nooit meer te zoeken naar informatie. Ze werken eenvoudig samen aan documenten en taken. 

Versiebeheer op officebestanden wordt automatisch geregeld en er is altijd duidelijk wat de laatste definitieve versie is. Oudere versies kunnen alleen nog worden ingezien, maar niet meer worden gewijzigd of verstuurd.

Misschien wel het belangrijkste element is dat het een extra laag beveiliging legt over je thuiswerkplek. Niet alleen door de beveiligde omgeving, maar ook omdat je binnen een document management systeem zoals CloudCompagnon, aanvullend kunt autoriseren op elk document of bestand, door middel van autorisatieprofielen.