Grip op versie chaos bij thuiswerken

Nu we door COVID19 allemaal deel hebben genomen aan het grootste experiment voor thuiswerken ooit, drijven ook de pijntjes en frustraties rondom het samenwerken met documenten en bestanden langzaam naar boven. Voor ons niets nieuws, dit is immers ons vakgebied.

Laat ik beginnen met het feit dat ik het geweldig vind hoe vindingrijk we allemaal zijn. Zelfs in situaties waar anders geen virtuele oplossing voor de hand liggend was, zie je dat ook zelfs daar massaal is ingezet op tools als Teams, Zoom, Office 365, Dropbox en Googledrive.

Prima oplossingen om de behoefte om op afstand te kunnen samenwerken ad hoc in te vullen.

Nu de rook langzaam optrekt

Inmiddels gaan velen weer voorzichtig naar kantoor en naar klanten, waarbij we natuurlijk onze COVID19 regels in acht houden. Ook zien we dat de tijd daar is om de balans op te maken. Wat heeft het grote thuiswerk experiment ons geleerd? Wat houden we vast en kan het beter?

Een terugkerend issue is daarbij het versiebeheer of beter gezegd de versiechaos; het fenomeen dat documenten en bestanden in meerdere versies op meerdere plaatsen staan. Het is daarbij over een tijdje niet meer duidelijk wat nu de meest recente versie en dus “de waarheid” is. Want natuurlijk zijn de laatste aanpassingen niet op alle plekken in alle versies doorgevoerd. 

De 2 grootste veroorzakers van versie chaos

Het thuiswerken versterkt de situatie die er op kantoor ook al wel was, doordat we nu samenwerken op afstand. Het valt nu nog meer op wat de grootste veroorzakers van onbeheerde versies zijn:

1. Bestanden versturen via e-mail.

Een document wordt opgesteld en naar een collega gemaild, deze slaat het bestand lokaal op en gaat er ook mee aan de slag. Vervolgens wordt het aangevulde document weer teruggemaild met een andere collega in CC. Inmiddels staat het document dan al in 3 versies op de e-mail server en bij 3 medewerkers op hun bureaublad of ‘persoonlijke’ mapjes. Uh.. o ja... die versie op SharePoint is er ook nog.

2. Het werken in een mappen structuur

Mapjes binnen een SharePoint site, Dropbox, Google Drive of lokaal op een (netwerk)schijf, geven structuur en context aan je documenten. Echter sommige documenten of bestanden wil je binnen verschillende context kunnen vinden. Hetzelfde document of bestand wordt dan in meerdere mapjes opgeslagen (projectmapje en klantmapje). Een latere wijziging wordt vervolgens niet op alle plekken doorgevoerd.

Versiebeheer: Versies en revisies

Naast bovenstaande hoofdveroorzakers van versie chaos, zijn er ook online office tools die er op een andere manier aan bijdragen. Ze claimen versiebeheer maar maken voor elke wijziging van punt of comma een nieuwe ‘versie’ aan. In de ‘versie historie’ kun je dan snapshots van elke wijziging zien. Er is echter geen onderscheid tussen een goedgekeurde of definitieve versie, die bijvoorbeeld naar de klant is gestuurd en wat interne concepten waren. Daarnaast hoeft niet iedere wijziging te leiden tot een nieuwe concept versie of definitieve versie. Soms is het gewoon een revisie van een bestaande versie. 

Hoe krijg je nu grip op versies bij thuiswerken

De juiste manier om op langere termijn ook grip te houden op versies van documenten is werken vanuit een documentmanagement systeem. Echter met onderstaande tips kun je alvast een vliegende start maken.

• Gebruik een centrale plek voor je document en stuur een link in plaats van het document het liefste nog in een chat in plaats van een mail. Ms Teams en of SharePoint zijn hier heel handig mee. Ook de google suite heeft deze mogelijkheid. Hiermee voorkom je voor een groot deel de lokale kopieën.
  
  
• Wanneer je SharePoint gebruikt, zet versiebeheer in SharePoint aan. Hoewel SharePoint geen document management systeem is, werkt het versiebeheer wel met primaire (definitieve) en secundaire versies (concepten)
  
  
  
• Werk met tags of metadata en laat de mapjes los. Zo kun je documenten gemakkelijk vanuit verschillende context terugvinden, zonder dat je kopieën moet maken in meerdere mapjes.
  
  
  
• Is je project klaar? Zorg bij de overdracht naar de lijnorganisatie dat je de juiste versie van de documentatie oplevert. Sluit/wis vervolgens de originele projectsite of het projectdossier, zodat geen 2 locaties naast elkaar blijven bestaan. 

Goed regelen

Wil je nu echt grip op de versies van je contacten, beheerdocumentatie of andere belangrijke documenten, dan is een documentmanagement systeem aan te raden. Met CloudCompagnon is een documentmanagement systeem ook voor non-profit organisaties en organisaties tot 50 medewerkers haalbaar en wordt versiebeheer door de handige Microsoft Office plugin automatisch voor je geregeld. Zelfs als je toch nog een documentje lokaal download en opslaat. Zo houd je bij thuiswerken op langere termijn grip op je versies. Dat is documentbeheer dat vóór je werkt.

Meer weten? klik hier en vraag een demo aan.