Digitale trends MKB: waarom een DMS steeds belangrijker wordt

We werken, leven, zorgen en socializen erop los; digitaal welteverstaan. Niet alleen particulieren, maar ook bedrijven hebben een enorme hoeveelheid data te verwerken. Iedere dag opnieuw. Tel daar het hybride werken en onder andere cybercrime bij op en je kunt je voorstellen dat er heel veel behoefte is aan structuur in de informatiesystemen. Een Document Management Systeem (DMS) is dan jouw partner in de chaos. Dit zijn de digitale trends die maken dat een DMS onmisbaar is voor het MKB.

Digitale trend 1: Data structureren is een must binnen MKB

Via e-mail, de website en systemen komt voortdurend nieuwe informatie binnen en ook zelf maken we continu documenten. Vaak werken we samen in hetzelfde document en al snel zwerven overal verschillende versies van hetzelfde document. Het snel terug kunnen vinden van de juiste informatie wordt daardoor steeds vaker een uitdaging. Dit komt de MKB organisatie en het contact met de klant niet ten goede. Want waar stond dat ene bestand nu? Hoe voorkom je dat je per ongeluk de verkeerde versie van een contract naar de klant stuurt? Wie heeft er eigenlijk toegang tot dat bestand met privacygevoelige informatie?

Van chaos naar overzicht

Met een DMS worden al die ongestructureerde bestanden omgezet naar gestructureerde data, door metadata toe te voegen. Deze kenmerken maken het mogelijk bestanden te koppelen aan specifieke klanten, thema’s, vakgebieden of zelfs data uit een ander systeem, zoals een ERP systeem. Zo heb je alles wat je nodig hebt binnen handbereik. Wil je weten hoeveel contracten er zijn gesloten in 2019? Hoeveel klanten er hebben opgezegd en of deze klanten al een opzegbrief hebben gehad? Binnen enkele minuten heb je alles in één overzicht. Ook kun je ordergegevens combineren met documenten uit het DMS. Zie na een data-analyse van je ordersysteem dat bepaalde klanten ineens minder bestellen? Met de klantnummers kun je binnen het DMS een zoekvraag doen om te kijken of er mails of klachtenbrieven van deze klanten zijn binnengekomen of verstuurd. Zo ontdek je tijdig trends waar je op in kunt spelen. Hallo structuur!

Digitale trend 2: Hybride werken in het MKB

Dat in veel mkb bedrijven medewerkers deels thuis en deels op kantoor werken, gaat waarschijnlijk niet meer veranderen. En waarom ook niet? Je kunt toe met een kleiner bedrijfspand, hebt minder kantoorkosten en minder woon-werkverkeer is beter voor het milieu. Maar met hybride werken treedt er al snel een verslonzing op van de gedeelde schijf. Documenten worden heen en weer gemaild in plaats van rechtstreeks opgeslagen of de collega die je nodig hebt werkt net thuis en het lukt niet om haar te bereiken. Maar dat getekende contract moet wel nu naar de klant.

Altijd toegang tot de juiste versie

Natuurlijk heeft het werken met collaboratietools, zoals Office365 met teams en SharePoint ons leven een stuk makkelijker gemaakt. Samenwerken gaat makkelijk en voor de korte termijn kun je alles eenvoudig vinden. Het een geweldige oplossing…of toch niet? Op langere termijn merk je echter dat het de bekende problemen met zich meebrengt. Teams en SharePoint zijn na een paar jaar gebruik niet meer overzichtelijk en ook daar begint dan de zoektocht naar de juiste informatie en versies. Het digitale doolhof van mappen en bestanden heeft zich gewoon verplaatst!

Door te werken in een DMS heb je altijd alle belangrijke gegevens binnen handbereik. Omdat iedereen zijn documenten centraal opslaat, kun je ze altijd terughalen. Met versiebeheer wordt sowieso gewaarborgd dat er één laatste, correcte versie van een document is. Het verkeerde document naar de klant sturen is dus verleden tijd. Ook getekende bestanden worden centraal opgeslagen en zijn zodoende voor iedereen met de juiste rechten toegankelijk. En laat iemand zijn laptop vallen of gaat er een glas limonade overheen? Dan staan alle bestanden ook met een DMS veilig en waterproof in de cloud.

Digitale trend 3: Krapte op de arbeidsmarkt

Dit jaar heeft ons laten zien dat er in ons land een groot tekort is aan goede mensen. In bijna iedere sector wordt naarstig gezocht naar personeel en op de werkvloer is de werkdruk daardoor heel hoog. Zo ook in het MKB. Het beschikbare personeel moet dus zo efficiënt mogelijk kunnen werken. Uren zoeken naar de juiste bestanden valt niet onder de kopjes effectief en efficiënt. De krapte zorgt er ook voor dat medewerkers steeds meer eisen stellen aan de flexibiliteit in hun functie. Ze willen op andere tijden en andere locaties kunnen werken. Maar dat moet de bedrijfsprocessen wel ten goede komen.

Effectief en efficiënt werken

Een DMS werkt effectief en efficiënt werken in de hand. Bestanden en informatie zijn snel voorhanden en samenwerken is eenvoudig, ongeacht tijd en locatie. Door te automatiseren bespaar je veel tijd, omdat de systemen voor jou werken. Die tijd kunnen medewerkers gebruiken om hun eigen talenten te benutten voor het bedrijf. Zo is het bedrijf productiever met dezelfde hoeveelheid mensen.

Digitale trend 4: Cybercriminaliteit rukt op

Cybercriminaliteit is een succesvol businessmodel, dat heel veel bedrijven om zeep helpt. Veel ondernemingen zijn heel kwetsbaar waar het gaat om de digitale toegangen. Via een USB-stick, e-mail bijlagen en dubieuze URL’s worden bedrijfsgegevens gegijzeld. Zo komt allerlei data zomaar op straat te liggen of liggen bedrijfsprocessen stil tot er ‘losgeld’ is betaald. Een veilig opslagsysteem is geen luxe meer, maar gewoon onmisbaar.

Bestanden veilig in een DMS

Burgers en MKB bedrijven moeten beschermd worden tegen cybercriminelen, maar ze kunnen daar zélf ook grote stappen in maken. Met een DMS kies je voor een veilig systeem om bedrijfs- en klantgegevens op te slaan. CloudCompagnon heeft geen verbinding met lokale harddrives of netwerkdrives, zoals dat met tools als Dropbox, Onedrive of andere Cloudstorage tools het geval is. De kans op een ransomware aanval, waarbij gegevens gegijzeld worden door criminelen, is daardoor een heel stuk kleiner. Wanneer je systeem geïnfecteerd raakt doordat een medewerker per ongeluk dat verkeerde mailtje aanklikt, staan je bestanden veilig opgeslagen in het DMS. Dat voelt wel zo veilig.

Belangrijke voordelen van een DMS

• Je creëert orde in een steeds groter wordende stroom data. Hierdoor zijn bestanden altijd en overal beschikbaar, wat de bedrijfsprestaties ten goede komt.

• Ondanks personeelsschaarste kunnen je medewerkers toch efficiënt werken, omdat ze, ongeacht werktijd en werkplaats, toegang hebben tot de juiste versie van bestanden. Bovendien blijft er maximaal tijd over om talent te benutten, omdat er geen tijd verloren gaat aan het zoeken naar bestanden.

• Je bedrijf is compliant aan de geldende wet- en regelgeving, omdat bestanden veilig staan opgeslagen en je risico’s kunt beheersen.

• Je bespaart op kosten voor fysieke opslag, maar kunt je medewerkers ook nog makkelijker thuis laten werken, waardoor je ook op kosten voor je pand (elektriciteit, verwarming, etc.) kunt besparen.