Hoe versiebeheer bijdraagt aan kwaliteitsmanagement

Kwaliteit begint met controle. Daar houden we allemaal van! In veel organisaties blijft versiebeheer een blinde vlek, met fouten, vertragingen en risico’s tot gevolg. Terwijl het zo simpel lijkt: één document, één versie, één waarheid. Wij leggen je uit waarom goed versiebeheer cruciaal is voor kwaliteitsmanagement én hoe je dat slim organiseert met CloudCompagnon.

Versiebeheer: meer dan een technische kwestie

Versiebeheer klinkt als iets voor de IT-afdeling, maar in de praktijk heeft iedere medewerker die werkt met documenten, protocollen of werkinstructies ermee te maken. Want hoe weet je zeker dat je werkt met de laatste versie? Dat die nieuwe beleidsnotitie al is goedgekeurd? En dat de instructie in productie niet per ongeluk die van vorig jaar is? 

Zonder goed versiebeheer ontstaan snel fouten die zéker niet bijdragen aan kwaliteitsmanagement. Zo blijven onbedoeld verouderde documenten in omloop. Irritant om mee te werken én onprofessioneel richting klanten. Ook gebeurt het dat wijzigingen kwijtraken in mailboxen en op netwerkschijven en níemand weet meer wie de ‘eigenaar’ van een document is. Het resultaat? Tijdverlies, frustratie en kwaliteitsrisico’s. Zonde, toch? 

ISO, audits en kwaliteitssystemen vragen om grip

Voor organisaties die werken met een kwaliteitsmanagementsysteem (in verband met certificeringen zoals ISO 9001), is versiebeheer geen nice-to-have, maar domweg een harde eis. Je moet kunnen aantonen dat documenten actueel, gecontroleerd en traceerbaar zijn. En dat medewerkers alleen toegang hebben tot documenten die voor hen relevant zijn. Bij een audit telt elk detail: zijn documenten definitief en goedgekeurd voordat ze werden gebruikt? Is de versiegeschiedenis wel inzichtelijk? En weten we eigenlijk wie wat heeft gewijzigd en wanneer? 
Zonder gestructureerd versiebeheer is het lastig om aan te tonen dat je ‘in control’ bent.

Versiebeheer en versiebeheer: wat zijn de verschillen

Je verwacht het niet; maar er zijn 2 verschillende typen van versiebeheer. Je raadt het al, ze zijn niet alle twee geschikt voor formele processen zoals bijvoorbeeld kwaliteitsmanagement.
Office 365 en Google houden wijzigingen bij in de tijd en noemen dat versiebeheer. Het is echter niets meer dan een wijzigingshistorie die voor elke punt en komma die je wijzigt een ‘versie’ aanmaken.  Er is geen sprake van formeel versie beheer waarin onderscheid gemaakt wordt tussen definitive versies, concepten en revisies. En precies dat onderscheid maakt het verschil in gecontroleerde processen. Hier lees je meer over deze twee vormen van versiebeheer en waarom jij niet altijd compliant bent als je versiebeheer binnen Office 365 gebruikt.

CloudCompagnon: centraal, veilig en slim geregeld

Met CloudCompagnon regel je versiebeheer zó dat je er geen omkijken meer naar hebt. Alle documenten zijn centraal opgeslagen, met duidelijke versienummers en automatisch gegenereerde revisiegeschiedenis. Dankzij slimme toegangsinstellingen ziet elke gebruiker alleen de actuele, relevante documenten.

Wat dat voor jouw organisatie betekent:

•    Altijd de juiste versie: Iedereen werkt met dezelfde, actuele informatie
•    Volledige traceerbaarheid: Wie wat wijzigt, wordt automatisch vastgelegd
•    Controle op goedkeuring: Documenten gaan pas live na goedkeuring
•    Geen wildgroei: Eén centrale plek voor al je documenten

Zo voorkom je fouten én win je tijd.

Van bottleneck naar kwaliteitsversneller

Versiebeheer is geen rem, maar juist een versneller van kwaliteit. Met CloudCompagnon verminder je de administratieve druk, voorkom je miscommunicatie en fouten en verhoog je de betrouwbaarheid van je processen
Kwaliteitsmanagement wordt geen jaarlijkse stresspiek rond een audit, maar een integraal en beheersbaar onderdeel van je dagelijkse werk. Klinkt lekker! 

Klaar om controle terug te pakken met versiebeheer voor kwaliteitsmanagement? 

Wil jij ook af van de documentchaos en een stevige basis leggen voor kwaliteitsmanagement? Ontdek hoe CloudCompagnon jouw organisatie helpt om structuur én zekerheid te brengen in versiebeheer.
Plan een vrijblijvende demo óf neem gewoon contact met ons op voor meer informatie.