Contractrisico's managen: praktische tips voor risk-free ondernemen

Als ondernemer weet je het wel: alles wat je doet brengt risico’s met zich mee en meestal neem je die voor lief. Toch zijn er ook risico’s die je beter uit de weg kunt gaan, omdat ze verregaande gevolgen kunnen hebben voor je bedrijf. Contracten kunnen bijvoorbeeld risico’s met zich meebrengen, omdat ze bepaalde handelingen vereisen, financiële verplichtingen met zich meebrengen of andere consequenties hebben. Gelukkig kun je je bedrijf goed beschermen tegen deze risico’s door er goed bovenop te zitten. Contractmanagement helpt je contractrisico's managen.

Contractrisico's managen met grondig contractbeheer

Contractbeheer is het belangrijkste deel van het contractmanagement proces. Dit begint met het volledig begrijpen en vastleggen van de inhoud van elk contract. Zo weet je precies wat de bepalingen, deadlines en verplichtingen zijn. Dit helpt niet alleen om risico’s te identificeren, maar geeft je ook de controle om proactief te handelen.

1. Lees en begrijp elk contract: Zorg ervoor dat elk contract zorgvuldig wordt doorgenomen voordat je het ondertekent.
2. Juridische controle: Laat contracten beoordelen door een juridisch specialist om zeker te weten dat je rechten en plichten goed zijn afgedekt.

Grondig contractbeheer zorgt ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan en dat alle belangrijke informatie direct toegankelijk is.

Besteed aandacht aan risicobeoordeling en -analyse

Risico’s veranderen, zowel intern als extern. Neem met enige regelmaat de tijd voor een risicobeoordeling. Dit doe je niet alleen vóórdat je een contract tekent, maar ook tijdens de looptijd.

• Voorafgaand aan de ondertekening: Analyseer potentiële risico’s en bepaal hoe deze je organisatie kunnen beïnvloeden.
• Tussentijds: Beoordeel contracten opnieuw als de omstandigheden veranderen, zoals een verschuiving in jouw bedrijfsactiviteiten of bij de contractpartij.

Door regelmatig risico’s te beoordelen, blijf je proactief en kun je maatregelen nemen om ze te beheren of te minimaliseren. Dat is effectief contractrisico's managen. 

Streef naar duidelijke en specifieke contractvoorwaarden

Vaak worden contracten alleen gescand op hoofdlijnen. Logisch, want er staat veel informatie in. Maar de echte risico’s zitten vaak in de details.

1. Contractvoorwaarden begrijpen: Besteed aandacht aan de rechten, plichten en consequenties van alle partijen.
2. Eén interpretatie: Zorg dat de voorwaarden helder zijn en vermijd ruimte voor misinterpretatie.
3. Expertise inschakelen: Vraag een specialist om mee te kijken als er onduidelijkheid is over bepalingen.

Liever teveel gecheckt dan achteraf genekt.  

Verdeel risico’s of laat je verzekeren

Sommige contracten brengen grotere risico’s met zich mee. Denk aan hoge financiële verplichtingen of juridische aansprakelijkheid. Je kunt risico’s op de volgende manieren beperken:

• Risicoverdeling: Bespreek met de contractpartij hoe de risico’s eerlijk verdeeld kunnen worden. Dit zorgt voor een gelijkwaardige samenwerking.
• Verzekeringen: Dek risico’s af met verzekeringen, zoals een aansprakelijkheidsverzekering of een rechtsbijstandsverzekering.

Met deze maatregelen kun je de impact van risico’s verminderen en jezelf beschermen tegen onvoorziene problemen. 

Contractrisico's managen door zorgvuldige monitoring

Tijdens de looptijd van het contract kun je achterover leunen, maar in de praktijk is dát niet de manier om in control te blijven. Gedurende de looptijd is het essentieel om contractuele verplichtingen en termijnen te monitoren. 

• Controleer op naleving: Houd bij of alle partijen hun verplichtingen nakomen.
• Gebruik een systeem: Een contractmanagementsysteem of SLA-manager kan je helpen alle deadlines en verplichtingen in beeld te houden.

Zo houd je grip en kun je effectief contractrisico's managen. Dit voorkomt dat je wordt overvallen door niet nagekomen afspraken of onverwachte problemen.

Denk vooruit: Geschillen en conflictoplossing

Conflicten en geschillen kunnen altijd ontstaan. Verschillende partijen zitten gewoon niet altijd op één lijn. Daarom kan het slim zijn om in het contract alvast bepalingen op te nemen voor het geval er conflicten of geschillen ontstaan. Als er al een procedure is vastgelegd, waar iedereen voor heeft getekend bij het aangaan van het contract, is het makkelijker om in actie te komen én geschillen effectief en snel op te lossen. 

Contractmanagement helpt je contractrisico's managen

Ondernemen is nóóit zonder risico’s, dat weten wij als geen ander. Toch kun je risico’s voor jezelf beperken, bijvoorbeeld als het gaat om contractrisico’s. Met contractmanagement blijf je in control over alle lopende contracten en alles wat daarmee te maken heeft. Jij komt nooit voor financiële of juridische verrassingen te staan, maar profiteert wel maximaal van de contracten met je leveranciers en klanten. Klinkt als een utopie, maar is gewoon mogelijk. Ga aan de slag en ga contractrisico's managen met contractbeheer en contractmanagement.

Weten hoe jij kunt beginnen? Plan een vrijblijvende demo!