Horeca boekhouding: grip op vergunningen, abonnementen en inspecties

Het beheren van contracten, vergunningen, keuringen en inspecties is iets waar de meeste horeca eigenaren niet om staan te springen. Maar als dit deel van de horeca boekhouding goed geregeld is kun je veel tijd en ellende besparen zodat je je kunt focussen op de andere belangrijke zaken. 

Natuurlijk begrijpen wij ook dat het lastige tijden zijn voor horeca ondernemers, maar tegelijk is dit ook een uitgelezen kans om te kijken naar verbeteringen in je organisatie, zodat alles vlekkeloos verloopt zodra je restaurant, café of hotel weer open mag.

Horeca boekhouding voor vergunningen, abonnementen en inspecties

Als horeca ondernemer heb je tal van vergunningen nodig. Denk aan een drankvergunning, exploitatievergunning en een terrasvergunning. Voor de startende horeca onderneming vind je hier een handige checklist. Ook heeft een onderneming allerlei abonnementen, zoals voor voetbalzenders, telefoon, internet, energie en water. Allemaal met een andere einddatum en termijn. Daarnaast heb je te maken met periodieke inspecties voor brandveiligheid, hygiëne en installaties zoals liften en roltrappen. Allemaal horeca boekhoud zaken die goed op orde moeten zijn.

CloudCompagnon heeft een ingebouwd contractbeheer systeem om dit goed te regelen. Bij het afsluiten van een contract of abonnement of de aanvraag van een vergunning sla je het document op in CloudCompagnon. Vervolgens kun je makkelijk extra informatie bij het document hangen, denk aan de begindatum, einddatum, opzegtermijn en contractnummer. Nu staan alle documenten op 1 plek, in plaats van in de bijlage van een e-mail of op de website van de aanbieder. Bovendien zijn ze makkelijk terug te vinden omdat je niet alleen kan zoeken op de naam, maar ook op andere eigenschappen. 

Als een abonnement, contract of vergunning bijna afloopt krijg je automatisch een notificatie in je e-mail. Je hebt dan genoeg tijd om eens rustig te kijken of het verlengd moet worden of om te onderzoeken of er misschien wel een goedkoper alternatief te vinden is. Daarnaast weet je dat je je niet druk hoeft te maken dat je iets over het hoofd ziet. Actief contractmanagement bespaart je daarom geld en tijd.

Cloudcompagnon voor meerdere horeca vestigingen

Als je meerdere horeca vestigingen bezit profiteer je nog meer van het document management systeem van CloudCompagnon. De boekhouding wordt namelijk een stukje ingewikkelder. Je kan meerdere autorisatie profielen aanmaken zodat de vloermanagers in een centraal systeem hun documenten kunnen opslaan, maar alleen toegang hebben tot hun eigen bestanden en andere relevante documenten. Als hoofd-manager heb je toegang tot alle informatie, zodat je zaken zoals overkoepelende contracten centraal kan regelen in plaats van per vestiging.

Naast contractbeheer helpt CloudCompagnon ook met document management, CRM en versiebeheer. Download de brochure of vraag een gratis online demo aan voor meer informatie.