Procesoptimalisatie binnen je organisatie met een DMS

Door binnen een Organisatie actief met procesoptimalisatie bezig te zijn, kan er veel resultaat behaald worden. Niet alleen komt het de kwaliteit van diensten of producten ten goede, ook levert het besparingen op. Door op veel vlakken winst te boeken omtrent efficiëntie en resultaat zal dit oplopen tot een groot geheel. "Small habits result in big changes".

Wat is procesoptimalisatie?

Voor organisaties betekent procesoptimalisatie dat er acties worden ondernomen om de prestaties van bedrijfsprocessen te verbeteren. Dit betekent dat er eerst wordt onderzocht welke kansen er liggen voor de verschillende processen. Vervolgens wordt er op deze kansen ingespeeld. Op deze manier wordt het betreffende proces zoveel mogelijk gestroomlijnd. Zo worden er betere (tussen)producten ontwikkelt met een kleinere investering en een kortere doorlooptijd, of worden betere diensten geleverd. Dit is uiteindelijk het doel omdat ze de waarde voor de klant verhogen. Vanuit het lean en agile gedachtegoed, is daarom de eindklant het startpunt. Uiteindlijk draait het namelijk om de klantwaarde. Lean legt de focus op het wegnemen van waste, zoals wachttijden of dubbel werk. Agile legt de focus op het meer kort cyclisch opleveren van waarde aan je klant. Optimaliseren van processen en mee te gaan met de technologie van vandaag de dag, gaan vaak hand in hand. Dit is immers een belangrijk aspect waar ITtechnologie voor ontwikkeld wordt, het ondersteunen van processen

Procesoptimalisatie met goedkeuringen

Een goed voorbeeld van een proces dat voor ontzettend veel organisaties nog geoptimaliseerd kan worden is het geven van goedkeuringen. In dit geval bedoelen we met een goedkeuring dat er een handtekening of actie vereist is om een vervolgactie te autoriseren. Procesoptimalisatie kan in dit proces heel veel verschil maken, met name op de langere termijn. Digitaal ondertekenen brengt ontzettend veel voordelen met zich mee, zoals efficiëntie. Daarnaast kan dit proces middels een DMS ook een stuk veiliger worden. Door goedkeuringen gestroomlijnd te laten verlopen worden deadlines aanzienlijk minder vaak gemist. Daarnaast is het veilig en efficiënt, met alle gegevens gecentraliseerd. Geschiedenis voor autorisaties kan altijd teruggekeken worden, dit kan van cruciaal belang zijn voor organisaties. Procesoptimalisatie zorgt er ook voor dat professionals effectief meer tijd kunnen besteden aan hetgeen waar ze goed in zijn. Medewerkers kunnen dus efficiënter worden ingezet.

Versiebeheer met procesoptimalisatie

Voor versiebeheer zijn een aantal belangrijke voordelen aan de orde. Het gebruik van een DMS voor versiebeheer brengt voordelen met zich mee zoals tijdsbesparing. Het inzetten van versiebeheer in het kader van procesoptimalisatie is echter op een andere manier nog vele malen interessanter voor elk Organisatie. Door versiebeheer te implementeren met een DMS,Organisatie wordt de kwaliteit in een Organisatie als geheel namelijk beter. Er is geen sprake meer van miscommunicaties door verschillende versies van documenten. Foutieve of gedateerde documenten worden nooit gecommuniceerd richting klanten of leads. Om maar niet te spreken over het gebruiken van een oude versie van productiedocumentatie, of standaardprocedure. Dit kan natuurlijk funest zijn voor elk Organisatie, het is ook iets wat veel organisaties vaak meemaken. Het vervelende is dat meestal niet eens wordt gemerkt dat er een fout is gemaakt, totdat het te laat is. Door middels een DMS procesoptimalisatie uit te voeren in de vorm van versiebeheer kan ook zichtbaar worden gemaakt wie bepaalde veranderingen heeft uitgevoerd. Zo kan het complete proces richting een definitieve versie van een document achterhaald worden.

Geoptimaliseerd contractbeheer

Waar versiebeheer van documenten cruciaal kan zijn voor de communicatie richting betrokkenen, of het correct uitvoeren van een procedure, is dit ook bij contractbeheer een belangrijkaspect. Procesoptimalisatie voor contractbeheer lijkt misschien niet te klinken als een prioriteit. Bij het managen van contracten is het namelijk niet van belang dat het snel gebeurd, maar dat het goed gebeurd. Wat nou als dit beiden kan? Door contracten te digitaliseren en centraal op te slaan is er sprake van overzicht en veiligheid. Een dergelijk centraal platform dient te voldoen aan wet- en regelgeving, anders kunnen er nare gevolgen aan de orde zijn. Daarnaast resulteert deze methode van procesoptimalisatie ook in andere voordelen. Zo zijn de contracten altijd beveiligd, maar toch beschikbaar vanaf waar dan ook. De contracten kunnen worden gelabeld zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is. Deze labels kunnen ook op nog veel meer andere manieren ingezet worden om bedrijfsprocessen optimaal te laten verlopen. Koppel bijvoorbeeld een contract aan een ander bedrijfsproceswaar dit betreffende contract relevant voor is!

Documentbeheer en procesoptimalisatie

Vandaag de dag zijn documenten en data het fundament waar organisaties op draaien. Het snel terugvinden van de juiste informatie is een belangrijk onderdeel van procesoptimalisatie. Denk bijvoorbeeld aan een geautomatiseerd systeem voor documentbeheer. Door gebruik te maken van een DMS kan documentbeheer ook in kleinere organisaties efficiënt geïmplementeerd worden. Dit resulteert voor elke organisatie in lagere kosten door een flinke besparing van tijd. Dit brengt werknemers ook direct in een betere gemoedstand! Daarnaast worden er aanzienlijk minder fouten gemaakt. Werknemers hebben altijd toegang (of bewust geen toegang) tot de relevante documenten met de juiste informatie gekoppeld aan de documenten. Je zou je eens voor moeten stellen hoe gestroomlijnd je organisatie zou kunnen lopen met een geautomatiseerd document management systeem!

Zelf procesoptimalisatie toepassen

Procesoptimalisatie van alle genoemde terugkerende processen in je onderneming kan dus enorm veel geld opleveren. Direct of indirect, een DMS levert elke organisatie geld op indien het systeem goed geïmplementeerd wordt en aansluit op de wensen. Mede omdat veel ondernemers dit zich nog niet realiseren, levert dit voor ondernemers die dit wel doen een geweldig concurrentievoordeel op! CloudCompagnon levert precies dit voor het MKB in Nederland. Alleen CloudCompagnon weet het MKB in Nederland te voorzien van een DMS op maat, wat daadwerkelijk aansluit op de wensen! Organisaties die al een dergelijk systeem geïmplementeerd hebben zijn er in de wolken van. Download de brochure of vraag een gratis kennismakingsgesprek aan. Dan bespreken we samen hoe we jouw bedrijfsresultaat verder kunnen maximaliseren!