Online contract management: baas over je contracten en abonnementen

Iedere organisatie heeft baat bij online contract management. Iedere organisatie heeft tenslotte contracten, maar controle en het goed managen van die contracten; dát is een ander verhaal. Het zicht op het aantal contracten en abonnementen gaat snel verloren en 70% van de contracten wordt stilzwijgend verlengd. Als dat stilzwijgend verlengen jou vaak onbewust ‘overkomt’ dan heb je geen controle. Dat bekent dat je al snel te veel betaalt voor zaken die je niet nodig hebt of die helemaal niet zijn wat je wilt. Online contract management bespaart je geld, geeft je inzicht en hoeft niet ingewikkeld of duur te zijn. Met een goed online document managementsysteem, heb je dat namelijk zó op de rit.

Online contract management geeft je grip

Met online contract management krijg je weer grip op je contracten. Doordat informatie centraal opgeslagen wordt, is die ouderwetse map met contracten altijd binnen handbereik, maar dan op een veel slimmere manier. Voor iedereen die daar toegang toe heeft. Vaak kun je zelfs gevoelige contracten afschermen voor bepaalde medewerkers. Via notificaties kun je eenvoudig per contract instellen wanneer hij afloopt, zodat je tijdig een bericht krijgt wanneer je in actie moet komen. Zo kun je op onderzoek uit naar wat je nodig hebt en waar je dat tegen het meest aantrekkelijke tarief kunt krijgen. Zo blijf je zelf in de lead waar het gaat om je contract management.

Digitaal ondertekenen

En moeten er zaken worden getekend? Dan zet je het contract klaar voor ondertekening, waarna de gemachtigde het eenvoudig kan tekenen. Het getekende document wordt daarna als signed versie opgeslagen in de versie historie en wordt automatisch verstuurd naar jullie inkooppartij.

Altijd de laatste versie delen

Door je contracten online te beheren, kun je ze eenvoudig delen met collega’s. Via het document managementsysteem heeft het hele team altijd en overal toegang tot alle lopende en aflopende contracten. Met versiebeheer weet je sowieso zeker dat je de juiste en eventueel de getekende versie voor je neus hebt. Heel fijn, want dan kun je meteen zien waar ook alweer voor getekend is én wie daarvoor verantwoordelijk was. Je kunt taken instellen voor specifieke collega’s. Zo wordt voor iedereen inzichtelijk wie welke taak moet uitvoeren en wie welk document nog moet ondertekenen. We maken natuurlijk liever geen slapende honden wakker… maar als een taak te lang duurt, dan krijg je als leidinggevende ook een notificatie.

Jouw contract management online en 'on point'

Niemand loopt graag achter de feiten aan. Zéker niet als dat betekent dat het de organisatie extra geld kost. Met een document managementsysteem heb je grip op de hele ‘papieren’ organisatie en dus ook op je inkoopcontracten. Alles is inzichtelijk en notificaties zorgen ervoor dat je áltijd up to date bent. Zo scherp heb je nog nooit ingekocht!

CloudCompagnon inzetten voor online contract management

Natuurlijk kun je investeren in speciale contract management software. De vraag is: heb je alle functies hiervan nodig? Vaak is dit niet het geval. Het voordeel van CloudCompagnon is dat het een document management oplossing is, die net zo gemakkelijk kan worden ingezet voor online contract management. Zaken als versiebeheer, digitaal ondertekenen en integratie met MS Office zijn standaard geregeld.