Contractbeheer in de praktijk: 7 tips voor goed contractbeheer in een DMS

Contractbeheer saves the day. Het houdt je scherp, zorgt ervoor dat je niet onnodig kosten maakt en laat je maximaal profiteren van wat je inkoopt bij je leveranciers. Hebben we het over verkoopcontracten, dan kun je het zelfs nog benutten voor relatiebeheer. Contractbeheer inrichten vraagt even wat tijd en energie, maar als je de boel op orde hebt, zijn er alleen maar winnaars.

Wij geven je 7 tips voor goed contractbeheer! 

1. Breng je contracten in kaart

Stap 1 van goed contractmanagement en grip op je contracten krijgen is alles weten óver die contracten. Welke abonnementen en andere afspraken heb je met leveranciers? Wat houden ze in? Wat betaal je en wat krijg je daarvoor? En, misschien wel nóg belangrijker: wanneer zijn de verloopdata? 

Wanneer je dit op een rijtje hebt, kun je op tijd gaan kijken of je nog blij bent met je contract of dat het tijd is voor iets anders. En dan zorg je er natuurlijk voor dat je op tijd opzegt, zodat je er geen minuut langer aan vast zit dan nodig is! Stel meteen alerts in, zodat je het niet vergeet. 

Ook handig: stel één of een paar keer per jaar een moment in voor jezelf, waarin je alles nog eens naast elkaar legt. Een soort APK voor je contracten. Heb je mensen in dienst? Dan zorg je er natuurlijk voor dat zíj dat voor je in de gaten houden! Hoe je het ook aanpakt; contractbeheer scheelt je tijd én geld!

2. Maak één of twee personen verantwoordelijk voor contractbeheer

Als je dan toch je contractmanagement en contractbeheer efficiënt aan het inrichten bent, kun je beter de verantwoordelijken daarbij betrekken. Wanneer duidelijk is wie verantwoordelijk is voor specifieke contracten, is de kans dat zaken worden vergeten of contracten onnodig lang door lopen veel kleiner. Er is tenslotte altijd iemand die de boel in de gaten houdt en aan de bel trekt wanneer het tijd is om te onderhandelen of op te zeggen. Deze persoon onderhoudt ook het contact met de leverancier en weet precies waar het allemaal om draait. 

Eigenlijk is het altíjd goed om mensen ergens verantwoordelijk voor te maken. Want als niemand zich verantwoordelijk voelt, dan doet niemand het. En dat is voor geen enkel bedrijfsproces goed. En ook niet voor de onderlinge relaties!

3. Maak duidelijke afspraken in contractonderhandelingen

Ga niet halfslachtig te werk wanneer je bezig ben met onderhandelen over contracten. Dat geldt trouwens voor zowel inkoop als verkoopcontracten! Zorg ervoor dat jij én de andere partij precies weten waar je aan begint. Leg in het contract duidelijke en specifieke afspraken vast, inclusief de verplichtingen van beide partijen en de eventuele voorwaarden die daaraan verbonden zijn. Zorg er ook voor dat je de verwachte resultaten vastlegt. Zo kun je later beoordelen of het contract effectief is geweest. 

Die gemaakte afspraken kun je weer heel goed gebruiken als basis voor evaluaties. Of het nu om inkoop- of verkoopcontracten gaat; het is altijd goed om jaarlijks even te bespreken hoe het nu gaat. Zo kun je makkelijker bijsturen. 

4. Houd de deadlines voor contractbeheer in de gaten

De notificatiefunctie van je DMS, zoals CloudCompagnon is je beste vriend. Deze helpt je om deadlines in de gaten te houden. Zo kun je ervoor zorgen dat je op tijd aan de vereisten van het contract voldoet én kun je controleren of de andere partij dat ook doet! Dit zijn tenslotte onderdelen van de afspraken die je hebt gemaakt in het contract. 

Dit kan betrekking hebben op iedere stap in het proces; van betalingstermijnen tot leveringsdata en alles daar tussenin. Zo zorg je ervoor dat niets stilzwijgend voorbijgaat of verlengd wordt en zit je bovenop je contractbeheer. 

5. Bewaar documentatie rond het contract

Bewaar alle documentatie met betrekking tot het contract. Vanaf de mails in de onderhandelingsfase tot eventuele klachtenmails. Maar ook andere correspondentie, rapportages, voorwaarden en andere relevante informatie. Zo heb je altijd iets zwart op wit, wanneer er een geschil is ontstaan. De documentatie helpt je wanneer één van de partijen op zijn verplichtingen moet worden gewezen. Bovendien is het altijd handig om terug te zoeken hoe iets ook alweer tot stand kwam. 

In CloudCompagnon kun je alle documentatie die relevant is voor een contract met metatags aan elkaar koppelen. Zo krijg je door te zoeken op contractnaam of leverancier álle bijbehorende documenten voor je neus. 

6. Communiceer regelmatig met de andere partij

Houd het lijntje met de andere partij warm. Door regelmatig even contact te hebben is het makkelijker eventuele problemen of zorgen te bespreken. Ook kun je zo bijsturen wanneer één van de twee behoefte heeft aan aanvullende afspraken. Zo zorg je er samen voor dat beide partijen blij zijn met de voortgang van het contract. Je kunt eventuele problemen zo vroegtijdig oplossen, nog vóór ze uit de hand lopen. En dat is weer goed voor de relatie met je klant of leverancier. Zo is contractbeheer ook contactbeheer. 

Die gespreksnotities kun je eenvoudig vastleggen in CloudCompagnon, zodat iedereen weet wat er is besproken met de andere partij. E-mailcontact kun je weer koppelen aan het contract.

7. Maak gebruik van technologie

Niet geheel onverwachts, maar heel belangrijk: profiteer van de technologie. Je hoeft het niet alleen te doen! Er zijn allerlei softwaretools beschikbaar die jou helpen met je contractbeheer. Zo digitaliseer je al je contracten en aanhangende documentatie. Je kunt gegevens delen met collega’s, documentatie opslaan, communicatie bijhouden én jezelf herinneren aan deadlines en verloopdatums. Je kunt de contracten zelfs rechtsgeldig digitaal laten tekenen! 

CloudCompagnon is één van die tools die je heel goed kunt inzetten voor contractbeheer. Daar houdt het natuurlijk niet op, want een document management systeem leent zich voor talloze functies die te maken hebben met documenten en andere bestanden. Van de administratie tot het beheer van zorgcontracten en alles daar tussenin. 

Wil je meer weten over contractbeheer en het inrichten daarvan of hoe je een document management systeem in kunt zetten voor jouw organisatie?

Plan een vrijblijvende demo of neem contact met ons op!