Volg ons
voor de laatste updates

 

cloudcompagnon-wat-is-workflow

Document workflow | Traditioneel of agile wat zijn de voordelen?

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)

Een workflow of werkstroom beschrijft hoe, door wie en in welke volgorde activiteiten worden uitgevoerd om tot een vooraf bepaalde uitkomst te komen. Als we het hebben over een workflow in een systeem, dan gaat het over het ondersteunen van een proces. Door een workflow te implementeren worden mensen en middelen efficiënter ingezet en kosten bespaard. Workflow is een belangrijk onderdeel van document management.

Traditionele workflow

Traditionele werkstromen zijn erg statisch. Een factuur volgt over een vooraf bedachte route langs verschillende medewerkers. Dit proces zorgt uiteindelijk voor de goedkeuring en betaling van de factuur. Werkstromen binnen een organisatie kunnen erg ingewikkeld worden. Afhankelijk van de hoogte van het factuurbedrag zorgt een beslisboom dat deze bij de juiste goedkeurder terecht komt. Als verschillende afdelingen samenwerken wordt het helemaal een web. Zodra de workflow eenmaal staat heb je er veel profijt van en werkt het goed. Alle medewerkers krijgen netjes en automatisch werk op hun bord. 

Wij merken dat een traditionele werkstromen steeds minder past bij de organisaties van nu. Snel inspelen op veranderingen tegen geringe kosten wordt steeds belangrijker. Vanwege de complexiteit wordt het inrichten en aanpassen van een traditionele workflow meestal door dure consultants gedaan.

De trend is dat steeds meer organisaties lean en agile willen werken. Onder veel organisaties groeit daarom de vraag naar een flexibelere manier van workflow, zonder in te leveren op duidelijkheid en structuur.

Taken en notificaties

Bij een agile manier van werken hoort een flexibele workflow die gemakkelijk is aan te passen. Door te werken met taken en notificaties in plaats van de traditionele workflow kan dit op een gestructureerde manier worden gedaan. Het document management systeem van CloudCompagnon biedt de mogelijkheid om hiermee te werken. 

Als een medewerker met een document bezig is en het moet worden gecheckt, reviewed of goedgekeurd, dan slaat de medewerker het document op als conceptversie in het document management systeem. Vervolgens kun je er een taak aanhangen voor een andere medewerker. Die medewerker krijgt vervolgens een notificatie en eventueel een deadline voor de taak. Natuurlijk kan er ook instructies of opmerkingen worden toegevoegd. 

De laatste werknemer die aan het document werkt slaat het document op als de definitieve versie en verstuurt het naar de klant. 

In het document management systeem zie je precies wat je taken zijn en wanneer ze af moeten zijn. Elke medewerker kan iedereen taken geven. Zo heb je een goed alternatief voor de statische, traditionele workflow en krijg je een agile workflow. 

Deze manier van werken is vooral handig voor organisaties van 5-50 medewerkers aangezien samenwerking intensief is, maar een volledige workflow overbodig. Taken en notificaties zijn simpel toe te voegen in het document management systeem van CloudCompagnon. Niet alleen aan documenten kunnen taken worden gehangen, maar ook aan relaties en dossiers. Vraag een gratis online demo aan voor meer informatie over de functies van CloudCompagnon.

Ook interessant voor jou

dinsdag, 03 juli 2018 11:56

Het implementeren van een traditioneel document management systeem duurt vaak enkele maanden. Ook de aanschafkosten en licentiekosten zijn relatief hoog. Reden genoeg voor organisaties van 5 tot 50...

vrijdag, 18 mei 2018 18:42

Het beheren van contracten, vergunningen, keuringen en inspecties is iets waar de meeste horeca eigenaren niet om staan te springen. Maar als dit deel van de horeca boekhouding goed geregeld is kun...

dinsdag, 17 april 2018 15:41

Contractbeheer heeft tot doel om de interne organisatie inzicht te geven in lopende contracten en correcte contractuele afspraken. Het is de eerste stap van contractmanagement waarbij juiste...

 

 

Geïnteresseerd in CloudCompagnon?

Meer weten over het documentbeheer dat voor jou werkt? Wij geven je graag persoonlijk advies.

 

DOWNLOAD BROCHURE

Branches

  • Eventmanagement
  • Financiële diensverlening
  • Coaching & Mediation
  • Industrie
  • Horeca & Facility

Over ons

Documentbeheer dat voor je werkt. Wij geloven in een applicatie op maat voor een betaalbaar bedrag. Toegankelijk en voor alle documenten die je nodig hebt. CloudCompagnon is het document management systeem dat vanuit deze overtuiging is geboren.

Documentbeheer dat voor je werkt.