Contractbeheer ordenen: contracten in de container

Je contractbeheer ordenen is heel verfrissend. Ben jij ook zo’n verzamelaar die nooit iets weggooit? Je bent niet de enige hoor. Kijk maar eens naar de opslagbedrijven die boxen verhuren aan bedrijven en particulieren. Ze schieten de grond uit. Maar contracten? Die moet je niet verzamelen. Die moet je goed inzetten en af en toe eens kijken of je er nog gelukkig van wordt. Of je nog die spark of joy ervan krijgt. Anders kunnen ze zó in de container. Nadat je ze hebt opgezegd natuurlijk!

Zowel inkoop- als verkoopcontracten hebben nog weleens de neiging om te blijven liggen. Ondertussen lopen ze wel door natuurlijk. Dat betekent dat jij soms maanden- of zelfs jarenlang betaalt voor iets óf iets levert waar je eigenlijk helemaal niets aan hebt. Ofwel omdat je te weinig waar krijgt voor je geld, omdat het contract niet meer passend is; ofwel omdat je er te weinig aan overhoudt, omdat wat je betaald krijgt éigenlijk niet strookt met wat het je kost om het te leveren. Daarom is het belangrijk om regelmatig, bijvoorbeeld twee keer per jaar, tijd te nemen voor contractbeheer ordenen. 

Contractbeheer ordenen: de spark!

Zorg er allereerst voor dat je alles op een rijtje hebt. Je in- en verkoopcontracten dan. Waar zijn ze voor? Wie levert ze? Wat betaal je ervoor? Wat krijg je ervoor? Wanneer lopen ze af? Als je je contractbeheer goed georganiseerd hebt in een document management systeem, heb je dat zo in beeld. Heb je het minder goed op orde, dan moet je er echt even voor gaan zitten om een goed overzicht te krijgen. Vervolgens ga je kijken of je contracten nog zijn wat je ervan verlangt. Of dat ze nog aansluiten bij je bedrijf. Beslis of en wanneer je ze moet verlengen en of het wellicht nodig is om er eens opnieuw over te onderhandelen. Wellicht kun je ze nét wat aanpassen, waardoor die spark of joy weer terugkomt. Zo wordt contractbeheer ordenen opeens heel erg leuk. 

Contracten opzeggen

Leveren je contracten, zowel in- als verkoop, te weinig op? Zorg er dan voor dat je ze zo snel mogelijk in de container kiepert. En opzegt. Check de opzegtermijn en -datum en regel het meteen of zorg ervoor dat je een reminder zet op het moment dat je het contract kunt opzeggen. En kijk ook even of je nog een vervanging nodig hebt. Maar regel het. Het scheelt je serieus geld! Voor je contracten zomaar in de container gooit: zorg dat je ze eerst even versnippert, vanwege mogelijk gevoelige informatie! 

Contractbeheer beter organiseren

Als je nu toch alles op een rijtje hebt (we hebben het nog steeds over je contracten), kun je het best meteen zorgen dat je de volgende keer minder tijd kwijt bent aan je contractbeheer ordenen. Zorg er dus voor dat je alle contracten digitaal opslaat en zo een overzicht maakt met leveranciers of klanten, verloopdata, bedragen en andere relevante informatie. Zorg er ook voor dat je iemand verantwoordelijk maakt voor het beheer van het bewuste contract of de reeks contracten. En stel meteen notificaties in. Dat kan allemaal los van elkaar met een Excelletje, je agenda en je mailbox. Maar wil je echt efficiënt je contractbeheer ordenen, dan maak je gebruik van een document management systeem. Zoals CloudCompagnon natuurlijk. 

Contractbeheer ordenen in CloudCompagnon

In CloudCompagnon sla je al je in- en verkoopcontracten digitaal op en koppel je ze met metadata aan elkaar, aan collega’s, aan projecten of zelfs aan een virtuele container. Zo kun je je contracten voortaan sorteren op afloopdatum, soorten, leveranciers en iedere andere relevante variabele. Zo wordt het overzicht in CloudCompagnon je levende ‘Excelletje’ dat zichzelf bijwerkt. Dat is zó veel makkelijker dan alle losse contracten te moeten bijhouden en een overzicht bij te moeten houden in Excel of welk ander systeem dan ook. CloudCompagnon maakt het ook mogelijk om een actie te koppelen aan het contract met een reminder, zodat die actie op het juiste moment wordt genomen. Zo ben jij nooit meer te laat met het opzeggen of verlengen van je contracten. Bovendien kun je contractbeheer ordenen zo heel eenvoudig samendoen met collega’s, waardoor er een beter overzicht is en het contractbeheer veel minder kwetsbaar is. Zo laat je contractbeheer en contractmanagement voor je werken. 

Ontdek hoe CloudCompagnon jou kan helpen bij het ordenen van je contractbeheer en vraag een gratis demo aan.