Je financiële administratie heeft contractmanagement nodig
Heb jij ze allemaal nog op een rijtje? Je contracten dan hè! Veel ondernemingen zijn in het voorjaar druk met de jaarafsluiting en de voorbereiding op de aangifte inkomstenbelasting. Overzichten en rapportages worden uitgedraaid en opeens vraag je je af waar al dat geld toch heen gaat in je organisatie. Wanneer ben je de controle kwijtgeraakt en, belangrijker nog: hoe krijg je die weer terug? Jouw financiële administratie en jij hebben contractmanagement nodig. Geen cent gaat de deur uit zonder dat jij (of die verantwoordelijke collega) erachter staat!
Contracten hebben we allemaal, privé en zakelijk en of de organisatie nou klein is of heel groot. Soorten contracten die de meeste bedrijven hebben:
- Onderhouds- en servicecontracten
- Contracten voor telefonie, internet en andere automatisering
- Leasecontracten
- Verzekeringen
- Sponsorcontracten
- Andere overeenkomsten
Het effect van contracten op je financiële administratie
Een inkoppertje misschien, maar contracten kosten geld. En dat is prima, want ze leveren je over het algemeen ook heel veel op. Maar je wilt wel goed weten welke kosten je kunt verwachten en wanneer deze betaald moeten worden. En je wilt weten wanneer contracten eventueel verlengd (moeten) worden, zodat je niet onverwachts nóg langer ergens aan vast zit waar je niet tevreden over bent. En dan is het ook nog goed om te weten wat de wederzijdse verplichtingen zijn die bij het contract horen. Zo kan er geen onenigheid ontstaan over de geleverde services of producten. Het nadeel aan contracten is dat ze vaak als abonnement worden afgeschreven en die automatische incasso’s heb je niet altijd evengoed in beeld. Zo drukken ze als kostenpost op je administratie, maar merk je het bijna niet. Tot je je jaarcijfers in beeld krijgt natuurlijk.
Contractmanagement als ondersteuning van je financiële administratie
In dure ERP-systemen is contractmanagement vaak een onderdeel van het totaalpakket, net als de boekhouding. Veel organisatie hebben echter een eenvoudiger systeem om hun financiële administratie in bij te houden. En zo kun je je contractmanagement ook eenvoudig zelf bijhouden, ook als je geen dure enterprisepakket hebt. Wanneer je je contractbeheer onderbrengt in je document management systeem (DMS), zoals dat van CloudCompagnon, heb je alle lopende contracten in beeld. Van daaruit kun je sturen op je financiële administratie én op de andere takken van contractmanagement. Je kunt taken aanmaken voor wanneer het contract bijna afloopt én de verplichting voor de betaling aanmaken in je boekhoudpakket. Je hebt immers alle gegevens duidelijk in beeld.
Volgend jaar geen verrassingen tijdens de jaarafsluiting
Maak van contractmanagement een vast onderdeel van je bedrijfsadministratie. Leg je financiële administratie en je contractbeheer naast elkaar en zie meteen waar al dat geld naartoe gaat én of het tijd is je betalingsverplichtingen eens onder de loep te nemen. Door contractmanagement serieus bij te houden, profiteer je het hele jaar door van contracten die je bedrijf vooruit helpen, terwijl je bij de jaarafsluiting geen nare verrassingen meer hebt. Zo heb jij ze allemaal op een rijtje.
