Verschil tussen contractbeheer en contractmanagement: duidelijke uitleg

‘Wat is het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?’ is een vraag die veel wordt gesteld. Niet gek, want in de moderne wereld nemen contracten een steeds grotere rol in. Of het nu gaat om software, mobiliteit of diensten in abonnementsvorm, we betalen liever voor gebruik dan voor eigendom. Dit zorgt ervoor dat het volume aan contracten en overeenkomsten toeneemt. Het goed beheren en managen van deze contracten wordt daarmee steeds belangrijker. Maar wat is nu precies het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?

Het korte antwoord: contractbeheer is een onderdeel van contractmanagement, dat weer deel uitmaakt van informatiemanagement.

Wat is het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement: terug naar de basis

We maken het even overzichtelijk voor je in dit artikel over het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement. Want er is dus niet alleen een verschil, er zelfs een bepaalde hiërarchie tussen deze begrippen.

Wat is informatiemanagement?

Informatiemanagement draait om het efficiënt verzamelen, beheren en gebruiken van betrouwbare informatie om bedrijfsprocessen te ondersteunen en optimaliseren. Elke organisatie werkt met diverse informatie – van personeelsdossiers tot handleidingen. Contractmanagement is een belangrijk subgebied van informatiemanagement en speelt een cruciale rol bij het beheren van contracten en overeenkomsten.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement richt zich op het strategisch beheren van contracten, met de focus op naleving van afspraken, aanpassingen tijdens de looptijd en het optimaliseren van contractuele relaties. Belangrijke elementen van contractmanagement zijn onder andere:

• Levertijden en reactietijden
• Betalingsvoorwaarden
• Verlenging en opzegging van contracten
• Geschillenbeslechting

Het doel van contractmanagement is ervoor te zorgen dat contracten optimaal worden benut en de gewenste resultaten worden behaald. Zo kun je tijdig onderhandelingen starten voor verlenging of beëindiging en kun je in geval van geschillen terugvallen op de vastgelegde afspraken.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer is de administratieve basis van contractmanagement. Het gaat om het gestructureerd opslaan, bijwerken en beheren van contracten en de bijbehorende informatie. Contractbeheer zorgt ervoor dat de juiste contractinformatie altijd beschikbaar is voor degenen die deze nodig hebben, zoals de contractbeheerder of de contractmanager. Denk aan:

• Centrale opslag van contracten
• Bijwerken van contractinformatie bij wijzigingen
• Toegang verschaffen aan de juiste personen

Contractbeheer ondersteunt contractmanagement door te zorgen dat alle contractinformatie volledig, actueel en toegankelijk is, zodat er effectief op kan worden gestuurd.

Voordelen van contractbeheer: waarom is het belangrijk?

We zetten in het kader van het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement even kort de voordelen van contractbeheer voor je op een rijtje. Wil je meer lezen over waarom contractbeheer belangrijk is, ook voor de kleinere organisaties? We hebben daar deze blog aan gewijd. Contractbeheer biedt belangrijke voordelen, vooral nu het aantal contracten binnen organisaties toeneemt. Hier zijn de 6 belangrijkste voordelen:

• Kostenbesparing: Voorkom onnodige stilzwijgende verlengingen en profiteer van betere contractvoorwaarden.
• Verbeterde efficiëntie: Bespaar tijd door alle relevante contractinformatie centraal beschikbaar te hebben.
• Risicobeheer: Blijf op de hoogte van belangrijke deadlines en voorkom verrassingen.
• Duidelijkheid in verantwoordelijkheden: Elke betrokken partij weet wat zijn of haar verantwoordelijkheden zijn.
• Inzicht en overzicht: Een goed contractbeheer biedt volledig inzicht in de status van lopende contracten.
• Betere relaties: Door heldere afspraken en goed contractbeheer verbeter je relaties met leveranciers en partners.

In 3 stappen jouw contractbeheer op orde!

Met software voor contractbeheer zoals een document management systeem kun je al je informatie centraal en veilig opslaan. Door gebruik te maken van een cloud based systeem, zoals CloudCompagnon, is je informatie altijd en overal veilig beschikbaar. Zolang je maar verbinding hebt met het internet. In 3 stappen heb jij alles op een rijtje. 

1. Sla je documenten en contracten centraal op

Voorkom een wildgroei aan Excellijstjes, mailboxarchieven en (nog erger) dossiermappen en sla alles centraal op. In een document management systeem (DMS) kun je al je documenten terugvinden en inzien. Daarnaast kun je gevoelige informatie afschermen zodat de juiste informatie alleen beschikbaar is voor de juiste personen op het juiste moment.

2. Maak een contractdossier aan en link de documenten

Koppel de verantwoordelijke personen aan het contractdossier 
De contracteigenaar is intern verantwoordelijk voor het contract. Via een metadata veld in CloudCompagnon kun je de eigenaar koppelen aan het contract. Zo weet je wie het verantwoordelijke aanspreekpunt is voor het resultaat van het contract. De contractbeheerder zorgt voor de registratie, archivering en borging van het contract. Ook deze persoon kun je koppelen. Dit geeft al veel rust en overzicht en maakt het ook mogelijk taken toe te wijzen. 


Voeg contracteigenschappen toe 
In een document management systeem, zoals CloudCompagnon, kun je via metadata eigenschappen toevoegen aan ieder document. Zo kun je het eenvoudig terugvinden én het koppelen aan een dossier of werkstroom. Die eigenschappen maken het ook mogelijk te sturen op contractmanagement. Neem in ieder geval de volgende eigenschappen op:

• Ingangsdatum
• Einddatum
• Opzegtermijn

Daarnaast is het verstandig om het contractnummer en een relatienummer van de contractpartij op te nemen. Wanneer je contractbeheer namelijk breder trekt naar contractmanagement, wil je ook alle relevante documentatie en aantekeningen in verband kunnen brengen met het contract. Op dit punt kun je zorgen voor inzicht in en overzicht van informatie. Wanneer je contracten hebt waarvoor een garantietermijn geldt, zoals in de bouw of automotive, dan is het slim om die als veld (eigenschap) toe te voegen. Je kunt dan actief sturen op een controlebezoek vóórdat een garantietermijn vervalt. Zo wordt het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement heel duidelijk. 

Stel notificaties in voor contractbeheer
Vroeg of laat loopt ieder contract af of wordt het stilzwijgend verlengd. Deze momenten zijn belangrijk om vast te leggen. Zo kun je het contract nog even doornemen en het tijdig opzeggen of onderhandelen voor betere voorwaarden. In CloudCompagnon kun je taken met notificaties instellen voor contractbeheer. De contractbeheerder of -eigenaar ontvangt dan tijdig een melding dat er actie moet worden ondernomen.  Zo wordt er niets meer stilzwijgend verlengd! 

3. Van contractbeheer naar contractmanagement

Wanneer de eerste twee stappen goed zijn gezet, merk je dat grip, inzicht en zorgen voor rust en vertrouwen. Gestructureerd contractbeheer verdient zichzelf terug. Nu kun je een stap verder zetten naar contractmanagement.

Hoe contractbeheer overgaat naar contractmanagement - maak de stap
In contractmanagement beheer en onderhoud je niet alleen het contract, maar ook het contractdossier en de leverancier. Leg alle leveranciersafspraken, notities van contactmomenten en aanvullende gegevens vast die relevant zijn voor de relatie tussen jouw bedrijf en de tegenpartij én voor het contract. Denk bijvoorbeeld aan: offertes, voorwaarden, facturen, klachtenbrieven enzovoorts. Door dezelfde eigenschappen op te nemen die je bij het contract hebt vastgelegd, zoals relatienummer en contractnummer laat het DMS je in één overzicht alle relevante stukken en informatie bij het contract zien. In slechts enkele seconden, overal en op elk apparaat en voor iedereen die toegang moet hebben tot deze gegevens.

Verschil contractbeheer en contractmanagement? Ze maken het verschil! 

Een document management systeem maakt niet alleen contractbeheer, maar vooral ook contractmanagement veel makkelijker. Wil je weten hoe CloudCompagnon jou kan helpen met je contractmanagement en -beheer? Plan eenvoudig een afspraak voor jouw persoonlijke demo