User Experience: Thuis in West, buurthuis in Rotterdam

Thuis in West laat de wijk schitteren.

Buurthuis Thuis in West is al een jaar een heel tevreden gebruiker van CloudCompagnon. Wij ondersteunen hen met onze software en zij hebben ruimte om zich te focussen op de inwoners van de wijk. Wij zijn er trots op dat we hen zo kunnen helpen deze volkswijk in Rotterdam te laten schitteren. 

Thuis in West is een warm, gastvrij buurtcentrum in de Rotterdamse wijk Middelland. Marc de Gooijer van het buurthuis: ‘Onze wijk heeft de potentie om te schitteren. Het is een gemengde wijk waarin allerlei culturen samenkomen. Maar er zijn ook inwoners die leven in armoede of een sociaal isolement. Wij vinden dat iedereen een ster moet kunnen worden. Dat je tot je recht komt en de kans krijgt jezelf te ontwikkelen.’

Vinden en vertrouwen

‘Ons beleidsplan is opgesteld in de vorm van een ster met 6 punten, de 6 v’s: vinden, vertrouwen, verbinden, versterken, verdiepen en vermenigvuldigen. Mensen vinden en bereiken is de eerste stap. We gaan naar hen toe met onze aanbelacties. We stellen ons voor, vragen wie de ander is en of we iets voor elkaar kunnen betekenen. We communiceren vanuit een gelijkwaardig niveau. Iedereen kan iets bijdragen aan de wijk waar we samen in leven. We gaan veel naar buiten en laten ons zien. Veel mensen zijn het vertrouwen kwijt in de overheid en soms ook in elkaar. Wij zijn de verbindende schakel. Wij zijn de voelsprieten die horen en weten wat er speelt. We willen dat de mensen ons vertrouwen en naar ons toekomen, maar om dat voor elkaar te krijgen moeten wij eerst vertrouwen hebben in hen. Dat is het uitgangspunt.’

Verbinden en versterken

‘We organiseren veel activiteiten, zoals een inloop voor jongeren, gezellig koffiedrinken en bijeenkomsten waarbij we met mensen meekijken bij kleine dingen. Dat kan het invullen van formulieren zijn, maar ook andere zaken waar ze tegenaan lopen. We willen mensen verbinden, zoals met de buurtmaaltijden. Met zo’n 40 verschillende nationaliteiten en oud en jong door elkaar is er veel te bereiken. Je maaltijd delen is je leven delen en dat is heel waardevol. Ook houden we vrouwenochtenden, waarbij we praten over zaken als de opvoeding en mannenavonden. Hierbij geldt dat we altijd van elkaar kunnen leren. Zo kunnen we elkaar versterken. In de wijk leven 30 gezinnen in armoede, die we ondersteunen. Ook kunnen inwoners taallessen volgen, zijn er huiswerkactiviteiten en kinderclubs. En dan zijn er de tweedehandskledingmarkten en repaircafé’s. Zo werken we tegelijkertijd aan duurzaamheid én binnen ons armoedebeleid.’

Verdiepen en vermenigvuldigen

‘Ieder heeft zijn eigen talent en we vinden het waardevol dat iedereen dat kan ontdekken. Daarom houden we regelmatig workshops in samenwerking met sportclubs en verenigingen uit de buurt, maar bijvoorbeeld ook een zingeving café. Zo kun je je interesses en talenten op de meest uiteenlopende vlakken ontdekken en de verdieping zoeken. De V van vermenigvuldigen zit hem in het feit dat iedereen mee kan doen op zijn eigen manier. Een alleenstaande moeder met jonge kinderen kan dan misschien geen vrijwilligerswerk doen in het buurthuis, maar wél koekjes bakken voor bij de koffie of thee. We werken ook veel met jongeren uit de wijk. We vinden het belangrijk een goede band te hebben met die community. Zo laten we samen de hele wijk schitteren.’

Écht thuis in west

‘Niet zo lang geleden bestonden we 10 jaar. Wat we toen veel terugkregen van vaste bezoekers is dat ze zich écht thuis voelen bij ons. En dat is precies waar we voor werken. We staan open voor iedereen en hebben áltijd tijd voor een praatje en een kopje koffie. We hebben 1,8 fte aan mensen in dienst en daarnaast 90 vrijwilligers, van jongeren tot ouderen. Ook hebben we regelmatig stagiaires social work. We zijn volledig afhankelijk van fondsen. In de afgelopen 10 jaar zijn we stevig gegroeid. We verhuisden naar een groter pand en er kwamen meer mensen voor ons werken. En zo liepen we tegen een documentatieprobleem aan. We werkten eerst samen in Dropbox. Het aantal documenten waar we mee werken steeg snel en we merkten dat iedereen anders werkt. Hier moest iets veranderen.’

Compagnon in de Cloud

‘We zochten een veilig systeem waarin we het documentenbeheer goed konden organiseren. Zo zouden we bestanden altijd kunnen terugvinden en hadden we de verantwoording voor de verschillende fondsen op orde. Ook moest het systeem veilig zijn, zodat gegevens van de wijkbewoners niet zomaar op straat konden komen te liggen. Eén van onze vrijwilligers kende CloudCompagnon via zijn eigen werk. En toen hebben we kennisgemaakt. In eerste instantie om de documentatie van de inloopspreekuren veilig vast te leggen. Wat ik heel fijn vond, is dat Dennis heel goed aansluit bij wat wij belangrijk vinden: open staan. Hij is zakelijk, maar vooral ook heel vriendelijk en open. Alles in bespreekbaar en hij doet zijn best om aan al onze wensen tegemoet te komen.’

Implementatie en opleiding

‘De implementatie van het systeem verliep voorspoedig. We moesten vooral een omslag maken in de organisatie. Het systeem is makkelijk te bedienen, maar we moeten wel allemaal dezelfde werkwijze hanteren. We hebben samen een korte cursus gehad. Dat ging heel laagdrempelig. We gingen gewoon samen werken in het nieuwe systeem. Dennis stipte kort aan hoe het systeem werkt en wat belangrijk was en toen gingen we aan de slag. Wanneer iemand vastliep kwam hij helpen en zo waren we al snel thuis in CloudCompagnon. Maar misschien kwam dat ook door de gevulde koeken die Dennis mee had die dag.’

Relatiebeheer, documentenbeheer én vinden

‘CloudCompagnon is een fijn systeem. Het werkt heel makkelijk, alhoewel we eerst natuurlijk even moesten wennen. Maar als we ergens tegenaan liepen, konden we altijd bellen en kregen we snel antwoord op onze vragen. We gebruiken CloudCompagnon voor relatiebeheer en documentenbeheer. We documenteren de inloopspreekuren en activiteiten en kunnen alles terugvinden voor de verantwoording aan de fondsen. Het is zelfs mogelijk een timer in te stellen, zodat ik voor volgend jaar óók op tijd alles op orde heb. Het systeem is volledig toegepast op onze organisatie en doet precies wat je nodig hebt. Offertes hoeven we bijvoorbeeld niet te maken, dus die module kon uit, maar de activiteitenplanning wilden we wél graag erin. Dat kan zo worden toegevoegd. Je vindt documenten snel terug en kunt veel informatie uit het systeem halen, door het te koppelen aan verschillende tags of relaties. CloudCompagnon levert ons veel tijd op en die kunnen we weer goed gebruiken voor de inwoners van onze wijk.’