Skip to main content
Veilig online met een DMS

Veilig online met een DMS - Werken in CloudCompagnon

Hoe werk je veilig online met een DMS? Het internet is niet zo veilig al we ooit dachten. Maar dat weten inmiddels allemaal wel. Toch is het voor veel mensen nog lastig te bedenken hoe je dan wél veilig het internet kunt gebruiken. Vandaag is het Safer Internet Day. Een dag waarin organisaties wereldwijd bezig zijn met het vraagstuk hoe we met z’n allen veiliger gebruik kunnen maken van internet en alle toepassingen die ze ons heeft gebracht. En zoals zoveel dingen in het leven begint ook veiliger internetten bij jezelf. 

Wanneer je ergens mee bezig bent is het belangrijk om je bewust te zijn van de eventuele risico’s die het met zich meebrengt. Dat geldt voor sporten, autorijden, eten koken (voor sommigen dan), maar ook voor actief zijn op het internet. Zo wemelt het online van de figuren die niets te maken hebben met jouw gegevens en die van je klanten. Cybercriminaliteit is een wereld op zich, met een compleet dark web met een wereld aan criminele activiteiten en webshops. Wat jij dus wilt is je gegevens, maar ook je systemen beschermen tegen indringers en andere onbevoegden. Gelukkig kun je dat relatief makkelijk realiseren. Met de tips in dit blog werk je veilig online met een DMS. Kun jij met een goed gevoel opereren op het internet. 

Vergrendel je pc

Laten we beginnen met een hardware lifehack. Waarschijnlijk heb je op je telefoon een vergrendeling staan met een swipe patroon, vingerafdrukbescherming of pincode. Zo zorg je ervoor dat, wanneer je je telefoon laat liggen, je hem verliest of hij gestolen wordt, je gegevens en belminuten beschermd zijn. Dit kun je ook doen op je pc of laptop. Handig wanneer je niet wilt dat je collega’s of gezinsleden met je meekijken, maar ook wanneer je je laptop verliest of hij gestolen wordt. Je moet er niet aan denken dat iemand anders in jouw documenten zit te snuffelen! Met het Windows teken op je toetsenbord en de ‘L’ heb je je scherm in één keer vergrendeld. Bij een Mac kun je dit via het Apple menu doen, met de interactieve hoeken, Touch ID of via de vergrendelknop op je Magic Keyboard. Leer jezelf aan om je even snel je pc te locken, elke keer als je achter je pc vandaan gaat voor een kop koffie een toiletbezoek of bijvoorbeeld een fysieke meeting. Thuis werken met huisdieren of jonge kinderen? Zo voorkom je onzin in je openstaande spreadsheet of per ongeluk verwijderde belangrijke zaken.

Veilig online met een DMS met 2 Factor Authenticatie

Steeds meer applicaties stappen over op two factor authenticatie (2FA). Niet zo gek, want deze extra laag beveiliging kan het verschil maken! Wanneer je inlogt met je wachtwoord krijg je een e-mail, sms’je of telefoontje waarmee je jezelf toegang kunt geven tot het systeem. Als iemand dan je wachtwoord kent, zou hij ook toegang tot je telefoon of mailbox moeten hebben om in te loggen. Een andere optie is gebruik maken van een authenticator app op je telefoon. Die geeft je dan een code waarmee je kunt inloggen, nadat je je wachtwoord hebt ingevuld. Bij CloudCompagnon werken we ook met 2FA. Werk veilig online met een DMS en zet je 2FA aan! 

Verstuur geen documenten via mail

Mailtjes zijn makkelijk te onderscheppen, kunnen naar een verkeerd adres worden verzonden of komen terecht in de Spam. Belangrijke en privacygevoelige informatie stuur je dus bij voorkeur niet via de mail. Veiliger is het om te kiezen voor een link met authenticatie. Je beveiligt je document dan met een wachtwoord of code en alleen met de juiste link en gegevens kunnen anderen inzage krijgen in het document. Met CloudCompagnon werk je veilig online met een DMS. Zo heb je sowieso meer controle over wie toegang heeft tot documenten, dankzij de rechtenstructuur. 

Wees voorzichtig met Sharepoint

Veel bedrijven maken gebruik van Sharepoint. Dat kan heel goed, voor het delen van documenten. Het is wel belangrijk om je te realiseren dat de veiligheid van dit systeem niet waterdicht is. Je kunt de rechten namelijk niet gemakkelijk inzien en beheren. Dat betekent dat wanneer je een document hebt gedeeld, iemand onbeperkt toegang heeft tot dat document, zonder dat je daar zelf nog bij stilstaat. Via een verkeerd ingestelde link kan iedereen deze gegevens benaderen. En dat is niet met ieder soort document even gewenst! 

Veilig online met een DMS? Gebruik een passwordmanager! 

Hoe je omgaat met je wachtwoorden bepaalt in grote mate je veiligheid op het internet. Hackers kunnen eenvoudige wachtwoorden heel snel kraken. Ze hebben zelfs software die dat voor hen doet. Dus hoe ingewikkelder en onlogischer jouw wachtwoorden zijn, hoe beter je jezelf en je gegevens beschermt. Omdat het niet te doen is om al die verschillende wachtwoorden (gebruik nooit twee keer hetzelfde wachtwoord!) te onthouden, help je jezelf met een passwordmanager. Die werkt op de achtergrond van je pc, laptop of telefoon en helpt jou je wachtwoorden in te vullen. Je hoeft er dan nog maar ééntje te onthouden: die van je passwordmanager. Maak er een moeilijke zin van met tekens en cijfers erin en je kunt weer even vooruit! De meeste passwordmanagers hebben ook handige password generators en sommigen, zoals keeper security, controleren of jouw wachtwoorden voorkomen in gelekte wachtwoorden.

We deelden laatst al een blog over de veiligheid van je gegevens binnen en buiten Europa. Het is verstandig om je gegevens binnen Europa op te slaan, omdat hier overal dezelfde AVG-regels gelden. Wij hebben een lijstje voor je gemaakt met 9 passwordmanagers waarbij je je gegevens binnen de EU kunt houden. Sommige kun je gratis gebruiken en andere tegen betaling. Maar zeg nou zelf: jouw veiligheid is toch onbetaalbaar? 

Veilig online met een DMS met 9 Passwordmanagers

  1.  Bitwarden
  2. 1Password
  3. LastPass
  4. Dashlane
  5. Keeper Security
  6. Myki
  7. NordPass
  8. LogMeOnce
  9. True Key.

Veilig internetten begint bij jezelf en met wat hulp van handige applicaties van buitenaf. Zo kun je vol vertrouwen werken zonder dat iemand ongewenst over je schouder meekijkt. Behalve je baas misschien, maar daar kunnen wij dan weer niets aan doen voor je! Wat we wel voor je kunnen doen, vertellen we je graag tijdens een vrijblijvende demo van ons DMS!

 

Geïnteresseerd in CloudCompagnon?

Meer weten over het documentbeheer dat voor jou werkt? Wij geven je graag persoonlijk advies.

 

DOWNLOAD BROCHURE