Je bent een officemanager en hoort op de werkvloer al een tijdje verhalen van de werknemers dat ze uitdagingen hebben met betrekking tot documentbeheer. Friso kijkt vaak de documenten van collega’s na en zoekt zich te pletter tussen de vele verschillende documenten in zijn mailbox en het kost hem moeite het overzicht te bewaren. Sandra heeft moeite met alle verschillende contracten en overeenkomsten...
Een document management systeem (DMS) is ook voor verenigingen, kleinere organisaties en non-profit organisaties steeds interessanter nu we, meer en meer, gedwongen thuiswerken. Wanneer je organisatie gaat werken met een DMS, worden werkprocessen meer gestroomlijnd. Je vindt sneller de informatie die je zoekt en werk je veiliger samen aan documenten, dan wanneer je dat in een dropbox of andere online...
Contractbeheer is het proces van het beheren van overeenkomsten. Van het aanmaken van het contract tot de ondertekening en uiteindelijk de eventuele verlenging of beëindiging. Contractbeheer hoeft niet alleen over contracten te gaan. Ook voor abonnementen, vergunningen en verzekeringen kan het nuttig zijn. Als je contractbeheer niet op orde is kan het veel tijd in beslag nemen, terwijl organisaties...
Je contractbeheer ordenen is heel verfrissend. Ben jij ook zo’n verzamelaar die nooit iets weggooit? Je bent niet de enige hoor. Kijk maar eens naar de opslagbedrijven die boxen verhuren aan bedrijven en particulieren. Ze schieten de grond uit. Maar contracten? Die moet je niet verzamelen. Die moet je goed inzetten en af en toe eens kijken of je er nog gelukkig van wordt. Of je nog die spark of...
Onder digital assets, ook wel 'digitale activa' of 'digitale content' genoemd, zijn alle elektronische bestanden en media die een waarde vertegenwoordigen voor een bedrijf of organisatie. Dit kan bijvoorbeeld beeld- en videomateriaal, geluidsbestanden, documenten en andere digitale inhoud zijn, zoals bijvoorbeeld logo's en lettertypen. Het beheren van deze belangrijke bestanden doe je met digital...
We werken, leven, zorgen en socializen erop los; digitaal welteverstaan. Niet alleen particulieren, maar ook bedrijven hebben een enorme hoeveelheid data te verwerken. Iedere dag opnieuw. Tel daar het hybride werken en onder andere cybercrime bij op en je kunt je voorstellen dat er heel veel behoefte is aan structuur in de informatiesystemen. Een Document Management Systeem (DMS) is dan jouw partner...
‘Sorry, ik kan uw gegevens niet vinden.’ ‘Ik denk dat uw contract is kwijtgeraakt.’ Deze vreselijke zinsnedes al eens moeten aanhoren aan de telefoon? Of, erger nog: tegen een klant moeten zeggen? Het gebeurt steeds vaker dat documenten zoekraken of zelfs uitlekken. Onze wereld, de informatiemaatschappij, draait om informatie, data, gegevens en we zijn er met z’n allen non stop mee bezig. Maar structuur?...
Dit is het geheim van efficiënt samenwerken in de bouw
Samenwerken in de bouw begint met document management
Document management voor de bouw? Moet je niet eerst denken aan goed gereedschap, vergunningen en veiligheid? Natuurlijk zijn die ook belangrijk, maar de bouwsector rijkt verder dan de bouwplaats zelf. Het is een sector waarin een goede samenwerking cruciaal is. Alle disciplines staan met...
E-mail boxen als verkapte archiefjes binnen je organisatie. We zien het regelmatig; medewerkers hebben hun eigen e-mail archiefjes vol belangrijke informatie die niet voor iedereen inzichtelijk is. Als een medewerker dan voor langere tijd afwezig is, of zoals nu regelmatig thuiswerkt, is het feest compleet.
De functie van e-mails en documentmanagement
Vanuit de documentmanagement gedachte zouden...
Nieuwe gebruikerstip: Full Screen bestanden bekijken voor maximaal gemak en efficiënt werken met ons document management systeem.
Met onze tips en tricks zorgen we ervoor dat jij maximaal kunt profiteren van alles wat ons systeem te bieden heeft. Deze tip gaat over het openen van documenten. We vertellen je meer over twee functies die je kunnen helpen om meer uit CloudCompagnon te halen.
Openen...
Nieuwe gebruikerstip: Openen in nieuw tabblad, zodat je eenvoudig kunt switchen tussen relaties, dossier en documenten in ons document management systeem.
Met onze tips en tricks zorgen we ervoor dat jij maximaal kunt profiteren van alles wat ons systeem te bieden heeft. Deze tip gaat over de standaard browserfunctie ‘Openen in nieuw tabblad’ binnen CloudCompagnon. Zo kun je gemakkelijk switchen...
We leven in een tijdperk waarin het draait om informatie. Het huidige digitale tijdperk wordt gekenmerkt door een economie die draait op informatie en met name informatietechnologie. Het opslaan - en later delen - van informatie in digitale vorm is hier de belangrijkste ontwikkeling geweest. Stel je voor dat deze revolutie niet plaats had gevonden. De mensheid zou een stuk minder klaar hebben gekregen...
Metadata zijn kenmerken van gegevens of documenten. Deze kenmerken worden als labels of tags aan een bestand gehangen. Het grootste voordeel van metadata gebruiken in jouw organisatie is dat je documenten veel sneller terug kan vinden.
De Netflix-methode als voorbeeld
Onbewust maakt iedereen al gebruik van metadata. Denk bijvoorbeeld aan Netflix. Als je op zoek gaat naar een film of serie kun...
Het verschil tussen CRM-systeem en DMS is dat een CRM-systeem voornamelijk je klantenbestand beheert terwijl een DMS is gespecialiseerd op het beheren van documenten en gegevens.
Wat is CRM?
CRM staat voor Customer Relation Management. Het beheren van je relaties helpt je met het onderhouden en opbouwen van klantenrelaties. Dit zorgt ervoor dat je dichterbij je klanten staat en dat zorgt voor...
Postregistratie met een document management systeem maakt je leven makkelijker. Iedere organisatie wordt dagelijks overspoeld met post. Denk aan mails naar het info@... mailadres, maar ook fysieke brieven door de brievenbus. Vervolgens moeten de binnenkomende stukken naar de juiste persoon of afdeling worden gebracht. Hoewel dit voor kleine organisaties prima kan werken, wordt het zodra je organisatie...
Als je het hebt over relatiebeheer, heb je het in feite over het verwerken van persoonsgegevens. Alhoewel dat dan wel weer afhankelijk is van het soort klanten. Werk jij voor natuurlijke personen, ook wel mensen of particulieren? Dan heb je inderdaad te maken met persoonsgegevens en de regels die gelden binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zijn jouw klanten en relaties bedrijven?...
Met schaalbaar documentmanagement voor MKB zorg je ervoor dat je document management systeem kan meebewegen met je bedrijf, of je nu groeit of krimpt. Dit is een must voor eigenlijk iedere organisatie. Wanneer je een goede workflow hebt gevonden waar het gaat om het beheer van documenten, wil je niet opnieuw moeten beginnen omdat het systeem niet meer voldoet. Met CloudCompagnon heb je schaalbaar...
Van offline naar online document management? Maak er een voorjaarsschoonmaak van! De Lente breekt aan en veel mensen krijgen daar kriebels van. Niet kriebelende neuzen door hooikoorts, maar schoonmaak kriebels. Ze willen alles opruimen en opfrissen. Met een schone (en vooral geordende) lei de rest van het jaar in. En die voorjaarsschoonmaak hoef je echt niet alleen in het huishouden te doen. Gebruik...
Versiebeheer met een document management systeem geeft meer mogelijkheden dan versiebeheer met Google Docs. De verschillen en voordelen van versiebeheer leggen wij je uit in deze blog. Maar eerst moet je weten wat er wordt bedoeld met versiebeheer.
Wat is versiebeheer?
Versiebeheer is het bijhouden van veranderingen van documenten en bestanden zodat alle versies beschikbaar blijven. Versiebeheer...
Document management is een systeem of proces voor het beheren van verzamelingen documenten. Het beheer wordt gedaan door middel van functies zoals registratie, versiebeheer en indexering. Het doel van document management is: meer orde en efficiëntie in het beheer van je documenten. Document management is een proces dat op verschillende manieren gedaan kan worden.
Veel organisaties hebben onbewust...