Skip to main content

Documentbeheer - Document management systeem | CloudCompagnon

10 voordelen van document management (DMS) voor MKB

Het implementeren van een traditioneel document management systeem duurt vaak enkele maanden. Ook de aanschafkosten en licentiekosten zijn relatief hoog. Reden genoeg voor organisaties van 5 tot 50 medewerkers om dergelijke projecten niet door te zetten. Maar wat zijn nu de voordelen van document management voor deze kleinere organisaties. Zijn deze voordelen redenen genoeg om WEL een document management...

4 tips voor de implementatie van een document management systeem

Je bent een officemanager en hoort op de werkvloer al een tijdje verhalen van de werknemers dat ze uitdagingen hebben met betrekking tot documentbeheer. Friso kijkt vaak de documenten van collega’s na en zoekt zich te pletter tussen de vele verschillende documenten in zijn mailbox en het kost hem moeite het overzicht te bewaren. Sandra heeft moeite met alle verschillende contracten en overeenkomsten...

7 factoren om te overwegen bij het selecteren van een DMS voor een kleinere organisatie

Een document management systeem (DMS) is ook voor verenigingen, kleinere organisaties en non-profit organisaties steeds interessanter nu we, meer en meer, gedwongen thuiswerken. Wanneer je organisatie gaat werken met een DMS, worden werkprocessen meer gestroomlijnd. Je vindt sneller de informatie die je zoekt en werk je veiliger samen aan documenten, dan wanneer je dat in een dropbox of andere online...

Contractbeheer ordenen: contracten in de container

Je contractbeheer ordenen is heel verfrissend. Ben jij ook zo’n verzamelaar die nooit iets weggooit? Je bent niet de enige hoor. Kijk maar eens naar de opslagbedrijven die boxen verhuren aan bedrijven en particulieren. Ze schieten de grond uit. Maar contracten? Die moet je niet verzamelen. Die moet je goed inzetten en af en toe eens kijken of je er nog gelukkig van wordt. Of je nog die spark of...

Contractbeheer: Zo raak je nooit meer een contract kwijt

Het niet (snel) kunnen vinden van een contract is op zijn minst een verstoring van je bedrijfsproces. In het ergste geval kan het zorgen voor een flinke kostenpost. Heb jij ooit iemand een ‘happy dance’ zien doen vanwege een stapel papierwerk? Juist! Tenzij je er beroepsmatig bewust voor hebt gekozen, is het niemands favoriet op de takenlijst. Naast de taken rond deze papieren documenten, kost...

De 5 fases van documentbeheer binnen een organisatie

Documentbeheer is een proces dat dagelijks plaatsvindt op de werkvloer. De meeste mensen staan hier nauwelijks bij stil totdat ze iets niet kunnen vinden. In veel organisaties is daarom veel te winnen op gebied van documentbeheer. wat zorgt voor lagere kosten, minder fouten en besparing van tijd. In deze blog leggen we je uit wat de verschillende fases van documentbeheer zijn en hoe je dit gestructureerd...

Digitaal contracten ondertekenen met CloudCompagnon

Digitaal contracten ondertekenen wordt steeds normaler. Dat kan ook bijna niet anders in een tijd waarin we elkaar oproepen om goed na te denken voordat je iets print en waarin er zó weinig post gestuurd wordt dat PostNL de tarieven moet verhogen om rond te komen. En wij zouden niet jouw Cloud Compagnon zijn als wij digitaal contracten ondertekenen niet mogelijk maakten voor jou, je collega’s én...

Document management middelgrote organisaties - De top 5 besparingen

Een goed document management systeem is niet meer weg te denken bij de grotere organisaties. Een beetje CFO en CIO weet dat een DMS zichzelf in een half jaar terugbetaald. Het digitaal beheren van documenten, zoals klachten, contracten, overeenkomsten en kwaliteitsdocumenten zorgt voor een afdekking van risico’s en een reductie in FTE’s. Ook in middelgrote organisaties zien we steeds vaker dat er...

Document workflow | Traditioneel of agile wat zijn de voordelen?

Een workflow of werkstroom beschrijft hoe, door wie en in welke volgorde activiteiten worden uitgevoerd om tot een vooraf bepaalde uitkomst te komen. Als we het hebben over een workflow in een systeem, dan gaat het over het ondersteunen van een proces. Door een workflow te implementeren worden mensen en middelen efficiënter ingezet en kosten bespaard. Workflow is een belangrijk onderdeel van document...

Documenten delen met gast- of raadpleeggebruikers, veilig en slim

Het versturen van documenten en bestanden via e-mail is niet de meest veilige manier om informatie te delen. Sterker nog in veel gevallen is dit een compliance issue. Het veilig delen van documenten, bestanden en dossiers is daarom een belangrijke functie van ons document management platform. In dit blog vertel ik je meer over onze mogelijkheden om veilig informatie te delen met behulp van CloudCompagnon. De...

Documentmanagement binnen zorginstellingen: 9 pijnpunten

Iedere organisatie begint klein, waardoor documentmanagement binnen zorginstellingen in eerste instantie nog overzichtelijk is. Met een mappenstructuur kom je al een heel eind. Maar wanneer meer mensen samen moeten werken, raakt het overzicht kwijt. Zéker wanneer er sprake is van meerdere locaties. Wij brachten 9 pijnpunten in kaart waar zorginstellingen (en zéker die met meerdere locaties) tegenaanlopen...

Dossierbeheer tip van de maand: Dossiers? Gebruik ze!

De drie o’s van dossierbeheer: Orde, organisatie en optimalisatie Dossierbeheer, het lijkt zo makkelijk, maar sinds we de archiefkast met ordners de deur uit hebben gezet, dwarrelen er steeds meer dakloze bestanden in de cloud. Ze horen ergens bij, maar wáár bij? Met dossiers breng je orde aan in de chaos. Zelfs als je geen gebruik maakt van mappen, want dát is natuurlijk de kunst van werken met...

E-mail management | 4 manieren om tijd te besparen met e-mail

Het afhandelen van e-mails lijkt wel nooit te stoppen. Je begint er de dag mee en sluit er mee af. Even snel een mailtje beantwoorden tijdens de dagelijkse Zoom vergadering of tijdens de lunch zorgt ervoor dat het lijkt alsof er geen eind komt aan de dagelijkse lading e-mails. Volgens het AD is 39% van de Nederlanders er maar liefst 1-2 uur per dag mee bezig. Deze tips helpen met het gestructureerd...

E-mails ordenen en automatisch archiveren met CloudCompagnon

E-mail boxen als verkapte archiefjes binnen je organisatie. We zien het regelmatig; medewerkers hebben hun eigen e-mail archiefjes vol belangrijke informatie die niet voor iedereen inzichtelijk is. Als een medewerker dan voor langere tijd afwezig is, of zoals nu regelmatig thuiswerkt, is het feest compleet. De functie van e-mails en documentmanagement Vanuit de documentmanagement gedachte zouden...

Efficiënt Document Management – 3 tips voor IT-bedrijven

Voor IT-bedrijven en functioneel beheerders is werken met juiste documentatie erg belangrijk. Door document management kun je grote hoeveelheden gegevens goed organiseren. Veel organisaties zijn afhankelijk van bijgewerkte documentatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om het delen, aanpassen, versturen en vinden van documenten zo makkelijk mogelijk te maken. Bovendien...

Grip op versie chaos bij thuiswerken

Nu we door COVID19 allemaal deel hebben genomen aan het grootste experiment voor thuiswerken ooit, drijven ook de pijntjes en frustraties rondom het samenwerken met documenten en bestanden langzaam naar boven. Voor ons niets nieuws, dit is immers ons vakgebied. Laat ik beginnen met het feit dat ik het geweldig vind hoe vindingrijk we allemaal zijn. Zelfs in situaties waar anders geen virtuele oplossing...

Het belang van goed versiebeheer

Wanneer er wordt samengewerkt, gaat een document al snel over meerdere schijven. Rapporten en offertes zijn bijvoorbeeld zelden een one man job. Sterker nog, vaak begint één medewerker het document te schrijven en wordt het op basis van voortschrijdend inzicht aangepast én gedeeld. Verschillende versies van hetzelfde document is dan al snel het gevolg. En in die rondzwervende varianten schuilt een...

Je financiële administratie heeft contractmanagement nodig

Heb jij ze allemaal nog op een rijtje? Je contracten dan hè! Veel ondernemingen zijn in het voorjaar druk met de jaarafsluiting en de voorbereiding op de aangifte inkomstenbelasting. Overzichten en rapportages worden uitgedraaid en opeens vraag je je af waar al dat geld toch heen gaat in je organisatie. Wanneer ben je de controle kwijtgeraakt en, belangrijker nog: hoe krijg je die weer terug? Jouw...

Jouw Online Document Management Oplossing - CloudCompagnon

Je hebt dat ene belangrijke document nodig dat je collega voor haar zwangerschapsverlof aan jou heeft overgedragen, maar de meest recente versie is nergens te vinden. Herken je dit vervelende probleem? Vooral wanneer je in een bedrijf met meerdere collega’s in dezelfde documenten werkt, kan het ontzettend lastig zijn wanneer deze documenten niet op een vaste plek staan. Wat jij nodig hebt is de...

Metadata: wat is het?

Metadata zijn kenmerken van gegevens of documenten. Deze kenmerken worden als labels of tags aan een bestand gehangen. Het grootste voordeel van metadata gebruiken in jouw organisatie is dat je documenten veel sneller terug kan vinden. De Netflix-methode als voorbeeld Onbewust maakt iedereen al gebruik van metadata. Denk bijvoorbeeld aan Netflix. Als je op zoek gaat naar een film of serie kun...