Verschil tussen contractbeheer en contractmanagement: is er een verschil?

‘Wat is het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement’  is een vraag die veel wordt gesteld. Niet gek want in de moderne wereld kopen we steeds meer diensten in en betalen we liever voor gebruik van iets dan voor het eigendom. Je ziet dit onder andere sterk terug bij software en mobiliteit maar ook bij diensten die steeds vaker in abonnementsvorm of op afroep worden ingekocht. En waarom zou je ook zelf het wiel opnieuw uitvinden en de lasten dragen als je alleen de baten en expertise kunt inkopen?  Kortom: het volume contracten, overeenkomsten en abonnementen neemt toe.  Het beheren en managen van je contracten wordt daar mee ook steeds belangrijker.  Logisch, maar wat is nu het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement?

Het korte antwoord zonder de hele blog te lezen is: Contractbeheer is een onderdeel van contractmanagement, dat weer onderdeel is van informatiemanagement.

Verschil contractbeheer en contractmanagement: terug naar de basis

We maken het even overzichtelijk voor je in dit artikel over het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement. Want er is dus niet alleen een verschil, er zelfs een bepaalde hiërarchie tussen deze begrippen.

Wat is informatiemanagement?

Informatiemanagement  draait om efficiënt verzamelen beheren en gebruiken van betrouwbare informatie om bedrijfsprocessen te optimaliseren en ondersteunen.

In ieder bedrijf gaat informatie rond. Denk aan handleidingen, procesinformatie, personeelshandboeken, rapportages, personeelsgegevens, administratie, et cetera. Dit is allemaal informatie die nodig is om het bedrijf te laten functioneren. Wanneer iemand het nodig heeft voor het uitvoeren van zijn taken, moet het beschikbaar zijn. Informatiemanagement is weer onder te verdelen in allemaal subgebieden. Eén daarvan is contractmanagement.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement is het duidelijk, controleerbaar en transparant vastleggen van alle contracten, contractuele afspraken én het actief sturen daarop. 

Elke organisatie heeft contracten. Van koop- of huurcontracten tot arbeidscontracten en van het internetabonnement tot het servicecontract voor je verwarmingsinstallatie. Bij het aangaan van deze contracten worden verschillende afspraken uit onderhandeld en vastgelegd  in het contract. De hierbij aan onder andere:

• Levertijden
• Kosten en wijze van betaling
• Reactietijden en consequenties wanneer deze niet gehaald worden
• Looptijd

Contractmanagement is daarom essentieel voor een gezonde bedrijfsvoering. Het zorgt er voor dat je alle contracten en afspraken en álles wat tussentijds wijzigt duidelijk, transparant en controleerbaar wordt vastgelegd en actief wordt beheert. Zo kun je tijdig sturen op nieuwe onderhandelingen voor verlengen of het opzeggen om stilzwijgende verlengingen te voorkomen.
Ook in het geval van een conflict of geschil bij het uit nutten van het contract kun je terugvallen op wat er is vastgelegd bij aanvang en gedurende de loop van het contract.

Wat is contractbeheer?

Contractbeheer zorgt ervoor dat de informatie die nodig is voor het contractmanagementproces op het juiste moment op de juiste plek is. 

Contractbeheer is plat gezegd het administratieve onderdeel van contractmanagement. Het betreft het gestructureerd en centraal opslaan – maar ook bijwerken  –  van de contracten en de relevante aanvullende informatie. Dit geeft de interne organisatie inzicht in de lopende contracten en alle afspraken die daarmee samenhangen. Daarmee heb je eigenlijk wel het belangrijkste verschil tussen contractbeheer en contractmanagement te pakken.

De voordelen – waarom is contractbeheer belangrijk?

We zetten in het kader van het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement even kort de voordelen van contractbeheer voor je op een rijtje. Wil je meer lezen over waarom contractbeheer belangrijk is, ook voor de kleinere organisaties? We hebben daar deze blog aan gewijd. Kort samengevat zijn dit de 6 belangrijkste voordelen van contractbeheer:

• Besparing van kosten
• Verbetering van de efficiëntie
• Beheren en verminderen van risico’s
• Helderheid over verantwoordelijkheden
• Inzicht en overzicht
• Betere relaties

In 3 stappen jouw contractbeheer op orde!

Met software voor contractbeheer zoals een document management systeem kun je al je informatie centraal en veilig opslaan. Door gebruik te maken van een cloud based systeem, zoals CloudCompagnon, is je informatie altijd en overal veilig beschikbaar. Zolang je maar verbinding hebt met het internet. In 3 stappen heb jij alles op een rijtje. 

1. Sla je documenten en contracten centraal op

Voorkom een wildgroei aan Excellijstjes, mailboxarchieven en (nog erger) dossiermappen en sla alles centraal op. In een document management systeem (DMS) kun je al je documenten terugvinden en inzien. Daarnaast kun je gevoelige informatie afschermen zodat de juiste informatie alleen beschikbaar is voor de juiste personen op het juiste moment.

2. Maak een contractdossier aan en link de documenten

Koppel de verantwoordelijke personen aan het contractdossier 
De contracteigenaar is intern verantwoordelijk voor het contract. Via een metadata veld in CloudCompagnon kun je de eigenaar koppelen aan het contract. Zo weet je wie het verantwoordelijke aanspreekpunt is voor het resultaat van het contract. De contractbeheerder zorgt voor de registratie, archivering en borging van het contract. Ook deze persoon kun je koppelen. Dit geeft al veel rust en overzicht en maakt het ook mogelijk taken toe te wijzen. 


Voeg contracteigenschappen toe 
In een document management systeem, zoals CloudCompagnon, kun je via metadata eigenschappen toevoegen aan ieder document. Zo kun je het eenvoudig terugvinden én het koppelen aan een dossier of werkstroom. Die eigenschappen maken het ook mogelijk te sturen op contractmanagement. Neem in ieder geval de volgende eigenschappen op:

• Ingangsdatum
• Einddatum
• Opzegtermijn

Daarnaast is het verstandig om het contractnummer en een relatienummer van de contractpartij op te nemen. Wanneer je contractbeheer namelijk breder trekt naar contractmanagement, wil je ook alle relevante documentatie en aantekeningen in verband kunnen brengen met het contract. Op dit punt kun je zorgen voor inzicht in en overzicht van informatie. Wanneer je contracten hebt waarvoor een garantietermijn geldt, zoals in de bouw of automotive, dan is het slim om die als veld (eigenschap) toe te voegen. Je kunt dan actief sturen op een controlebezoek vóórdat een garantietermijn vervalt. Zo wordt het verschil tussen contractbeheer en contractmanagement heel duidelijk. 

Stel notificaties in voor contractbeheer
Vroeg of laat loopt ieder contract af of wordt het stilzwijgend verlengd. Deze momenten zijn belangrijk om vast te leggen. Zo kun je het contract nog even doornemen en het tijdig opzeggen of onderhandelen voor betere voorwaarden. In CloudCompagnon kun je taken met notificaties instellen voor contractbeheer. De contractbeheerder of -eigenaar ontvangt dan tijdig een melding dat er actie moet worden ondernomen.  Zo wordt er niets meer stilzwijgend verlengd! 

3. Van contractbeheer naar contractmanagement

Wanneer de eerste twee stappen goed zijn gezet, merk je dat grip, inzicht en zorgen voor rust en vertrouwen. Gestructureerd contractbeheer verdient zichzelf terug. Nu kun je een stap verder zetten naar contractmanagement.

Maak de stap naar succesvol contractmanagement
In contractmanagement beheer en onderhoud je niet alleen het contract, maar ook het contractdossier en de leverancier. Leg alle leveranciersafspraken, notities van contactmomenten en aanvullende gegevens vast die relevant zijn voor de relatie tussen jouw bedrijf en de tegenpartij én voor het contract. Denk bijvoorbeeld aan: offertes, voorwaarden, facturen, klachtenbrieven enzovoorts. Door dezelfde eigenschappen op te nemen die je bij het contract hebt vastgelegd, zoals relatienummer en contractnummer laat het DMS je in één overzicht alle relevante stukken en informatie bij het contract zien. In slechts enkele seconden, overal en op elk apparaat en voor iedereen die toegang moet hebben tot deze gegevens.

Verschil contractbeheer en contractmanagement? Ze maken het verschil! 

Een document management systeem maakt niet alleen contractbeheer, maar vooral ook contractmanagement veel makkelijker. Wil je weten hoe CloudCompagnon jou kan helpen met je contractmanagement en -beheer? Plan eenvoudig een afspraak voor jouw persoonlijke demo