Een workflow of werkstroom beschrijft hoe, door wie en in welke volgorde activiteiten worden uitgevoerd om tot een vooraf bepaalde uitkomst te komen. Als we het hebben over een workflow in een systeem, dan gaat het over het ondersteunen van een proces. Door een workflow te implementeren worden mensen en middelen efficiënter ingezet en kosten bespaard. Workflow is een belangrijk onderdeel van document...

Metadata zijn kenmerken van gegevens of documenten. Deze kenmerken worden als labels of tags aan een bestand gehangen. Het grootste voordeel van metadata gebruiken in jouw organisatie is dat je documenten veel sneller terug kan vinden. De Netflix-methode als voorbeeld Onbewust maakt iedereen al gebruik van metadata. Denk bijvoorbeeld aan Netflix. Als je op zoek gaat naar een film of serie kun...

Versiebeheer met een document management systeem geeft meer mogelijkheden dan versiebeheer met Google Docs. De verschillen en voordelen van versiebeheer leggen wij je uit in deze blog. Maar eerst moet je weten wat er wordt bedoeld met versiebeheer. Wat is versiebeheer? Versiebeheer is het bijhouden van veranderingen van documenten en bestanden zodat alle versies beschikbaar blijven. Versiebeheer...

Document management is een systeem of proces voor het beheren van verzamelingen documenten. Het beheer wordt gedaan door middel van functies zoals registratie, versiebeheer en indexering. Het doel van document management is: meer orde en efficiëntie in het beheer van je documenten. Document management is een proces dat op verschillende manieren gedaan kan worden.  Veel organisaties hebben onbewust...

Nu we meer thuis zijn, draaien streamingservices zoals netflix en videoland overuren. Ook bij ons staat de tv wat meer aan. Overdag na school voor mijn dochters en ’s avonds voor papa en mama. Wat laatst opviel is dat archiefkasten, stapels documenten en dossiers door onze creatieve vrienden in Hollywood nog steeds worden gezien als hét rekwisiet om een kantoor omgeving neer te zetten, al dan niet...

Een document management systeem (DMS) is ook voor verenigingen, kleinere organisaties en non-profit organisaties steeds interessanter nu we, meer en meer, gedwongen thuiswerken. Wanneer je organisatie gaat werken met een DMS, worden werkprocessen meer gestroomlijnd. Je vindt sneller de informatie die je zoekt en werk je veiliger samen aan documenten, dan wanneer je dat in een dropbox of andere online...

De laatste maanden is de acceptatie van het werken vanuit huis noodgedwongen enorm toegenomen. Hoe creëer je nu de beste thuiswerkplek? Werkgevers over de gehele wereld hadden geen keuze meer en willen daarnaast alles doen om hun medewerkers gezond te houden, terwijl COVID-19 probeert de gehele wereld lam te leggen. Thuiswerken is het devies en daarmee komt hand in hand dat de werkomgeving verre...

E-mail boxen als verkapte archiefjes binnen je organisatie. We zien het regelmatig; medewerkers hebben hun eigen e-mail archiefjes vol belangrijke informatie die niet voor iedereen inzichtelijk is. Als een medewerker dan voor langere tijd afwezig is, of zoals nu regelmatig thuiswerkt, is het feest compleet. De functie van e-mails en documentmanagement Vanuit de documentmanagement gedachte zouden...

Je draait al een tijdje redelijk goed met je familiebedrijf of organisatie. En je bent gegroeid naar een grootte die tussen de 5 en 20 medewerkers zit, waardoor de persoonlijke touch naar je klanten en leveranciers nog bijna vanzelf gaat. Felicitaties zijn op zijn plaats, want gezien het feit dat je mijn blog leest, heb je dit bereikt zonder te investeren in een relatiebeheer systeem ook wel CRM...

Heb jij ooit iemand een ‘happy dance’ zien doen vanwege een stapel papierwerk? Juist! Tenzij je er beroepsmatig bewust voor hebt gekozen, is het niemands favoriet op de takenlijst. Naast de taken rond deze papieren documenten, kost het je veel tijd om ze netjes en logisch op te bergen zodat je ze weer makkelijk terug kunt vinden. Het niet (snel) kunnen vinden van een contract is op zijn minst een...

Nu we door COVID19 allemaal deel hebben genomen aan het grootste experiment voor thuiswerken ooit, drijven ook de pijntjes en frustraties rondom het samenwerken met documenten en bestanden langzaam naar boven. Voor ons niets nieuws, dit is immers ons vakgebied. Laat ik beginnen met het feit dat ik het geweldig vind hoe vindingrijk we allemaal zijn. Zelfs in situaties waar anders geen virtuele oplossing...

We zijn inmiddels redelijk gewend aan de min of meer geforceerde aanpassingen in het kader van COVID-19. Je kunt niet meer om de veranderingen heen. Niet alle aanpassingen wennen even snel, maar een aantal zijn toch wel verborgen diamantjes. Persoonlijk vind ik het bijvoorbeeld heerlijk dat ik ’s ochtends niet meer de frustratie heb van ouders die de deuropening blokkeren zodat mijn kinderen niet...

Voor ons is het de normaalste zaak van de wereld, werken vanaf een thuis of flexibele locatie. Los gezien van rondrennende kinderen, extra rollen WC papier en extra zakken koffiebonen, weinig spannends. Ons eigen online documentmanagement platform CloudCompagnon ondersteunt ons hier ook in.

Bij groei hoort ambitie. Vanuit dat gedachtengoed is de nieuwe website van CloudCompagnon gelanceerd. In de afgelopen periode hebben wij ingezet op de ontwikkeling van ons platform tot dé documentbeheer- en CRM-oplossing voor het MKB en non-profit organisaties. Ook bestaat het streven om CloudCompagnon in de toekomst meertalig te maken. Reden genoeg om de website hierop aan te sluiten.

Digitaal dossierbeheer is niet van de ene op de andere dag perfect ingericht. Zeker niet als fysieke documenten jouw startpunt zijn. Er zijn gaandeweg verschillende keuzes die je moet maken om het zo goed mogelijk in te richten. Ook is het belangrijk om vanaf de eerste stap na te denken hoe het digitaal dossierbeheer er in de toekomst uit moet komen te zien. Alleen dan kun je zorgen dat je er de...

De ‘paperless’ office is voor steeds meer mensen realiteit. Veel bedrijven vinden het echter nog best ingewikkeld om een papieren archief naar een digitaal archief te transformeren. En logisch, want dit kan een flinke klus zijn. Toch heeft het scannen naar pdf of een ander bestandstype en vervolgens digitaal archiveren nogal wat voordelen: voor de toegankelijkheid van het archiefbeheer en voor degenen...

Wanneer er wordt samengewerkt, gaat een document al snel over meerdere schijven. Rapporten en offertes zijn bijvoorbeeld zelden een one man job. Sterker nog, vaak begint één medewerker het document te schrijven en wordt het op basis van voortschrijdend inzicht aangepast én gedeeld. Verschillende versies van hetzelfde document is dan al snel het gevolg. En in die rondzwervende varianten schuilt een...

De Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is een middel gericht op veilig en gezond werken. Het is belangrijk voor medewerkers omdat het iets zegt over hun arbeidsomstandigheden, maar ook verplicht voor de werkgever – ongeacht de omvang van het bedrijf. Het brengt onder meer in kaart hoe het is gesteld met contracten, certificaten en vergunningen die een rol spelen in de veiligheid en gezondheid...

Het implementeren van een traditioneel document management systeem duurt vaak enkele maanden. Ook de aanschafkosten en licentiekosten zijn relatief hoog. Reden genoeg voor organisaties van 5 tot 50 medewerkers om dergelijke projecten niet door te zetten. Maar wat zijn nu de voordelen van document management voor deze kleinere organisaties. Zijn deze voordelen redenen genoeg om WEL een document management...

‘Wat een prachtig weer vandaag! Eigenlijk de hele week al, we hebben al heel wat terrassen gepakt. Voor zakelijke ontmoetingen en zeker ook ter ontspanning. Genieten van het mooie weer, de mensen en een hapje en een drankje. Het laatste wat je op zo’n moment wilt, is nadenken over of de zaak waar je zit alle keuringen, inspecties, certificaten en vergunningen op orde heeft. Toch komt die vraag af...

Contractbeheer heeft tot doel om de interne organisatie inzicht te geven in lopende contracten en correcte contractuele afspraken. Het is de eerste stap van contractmanagement waarbij juiste administratie van informatie noodzakelijk is. Zo worden risico’s beperkt en beoogde benefits zoveel mogelijk benut (bron: NEVI). Hoe je dit succesvol en eenvoudig kunt doen met behulp van een document management...