Volg ons
voor de laatste updates

 

cloudcompagnon-5-fases-van-documentbeheer

De 5 fases van documentbeheer binnen een organisatie

(Leestijd: 3 - 5 minuten)
Documentbeheer is iets wat dagelijks gebeurd op de werkvloer. Veel mensen staan er niet lang bij stil. Bij veel organisaties is er nog veel te winnen op gebied van documentbeheer, wat zorgt voor lagere kosten, minder fouten en besparing van tijd. In deze blog leggen we je uit wat de verschillende fases van documentbeheer zijn en hoe je dit gestructureerd kan aanpakken. Wat is documentbeheer Documentbeheer...

Lees verder

cloudcompagnon-4-tips-voor-implementatie-van-een-document-management-systeem

4 tips voor de implementatie van een document management systeem

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Je bent een officemanager en hoort op de werkvloer al een tijdje verhalen van de werknemers dat ze uitdagingen hebben met betrekking tot documentbeheer. Friso kijkt vaak de documenten van collega’s na en zoekt zich te pletter tussen de vele verschillende documenten in zijn mailbox en het kost hem moeite het overzicht te bewaren. Sandra heeft moeite met alle verschillende contracten en overeenkomsten...

Lees verder

cloudcompagnon-documenten-delen-veilig

Documenten delen met gast- of raadpleeggebruikers, veilig en slim

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Het versturen van documenten en bestanden via e-mail is niet de meest veilige manier om informatie te delen. Sterker nog in veel gevallen is dit een compliance issue. Het veilig delen van documenten, bestanden en dossiers is daarom een belangrijke functie van ons document management platform. In dit blog vertel ik je meer over onze mogelijkheden om veilig informatie te delen met behulp van CloudCompagnon. De...

Lees verder

cloudcompagnon-5-tips-voor-kantoor

5 tips voor structuur op kantoor

(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Beste ondernemer, wij begrijpen maar al te goed hoe druk de werkdag er voor jou uit kan zien. Met deze 5 handige tips en trucs kun je tijd besparen, structuur aanbrengen en grip krijgen op je zaken, zodat je jouw waardevolle tijd kan besteden aan andere belangrijke zaken.  1. Mappenstructuur netjes Een jungle aan mapjes en documenten wordt niemand blij van. Zorg dat je een duidelijk systeem hebt...

Lees verder

cloudcompagnon-postregistratie-met-een-dms

Postregistratie met een document management systeem

(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Bij je organisatie komt dagelijks via verschillende kanalen post binnen. Denk aan mails naar het info@... mailadres en brieven door de brievenbus. Vervolgens moeten de binnenkomende stukken naar de juiste persoon of afdeling worden gebracht. Hoewel dit voor kleine organisaties prima kan werken, wordt het zodra je organisatie groeit al snel een inefficiënte en onoverzichtelijke manier van postregistratie....

Lees verder

CloudCompagnon - 10 voordelen van document management

10 voordelen van document management (DMS) voor MKB

(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Het implementeren van een traditioneel document management systeem duurt vaak enkele maanden. Ook de aanschafkosten en licentiekosten zijn relatief hoog. Reden genoeg voor organisaties van 5 tot 50 medewerkers om dergelijke projecten niet door te zetten. Maar wat zijn nu de voordelen van document management voor deze kleinere organisaties. Zijn deze voordelen redenen genoeg om WEL een document management...

Lees verder

cloudcompagnon-digitaal-ondertekenen

Digitaal ondertekenen - zo werkt het

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Het digitaal ondertekenen van contracten en overeenkomsten vinden steeds meer organisaties belangrijk. Er zijn namelijk een aantal voordelen van digitaal ondertekenen ten opzichte van de traditionele natte handtekening. Toch roept digitaal ondertekenen ook in deze moderne tijd nog steeds veel vragen op. Waarbij rechtsgeldigheid de meest belangrijke is. Dit zorgt voor een drempel waardoor organisaties...

Lees verder

Het belang van goed versiebeheer

(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Wanneer er wordt samengewerkt, gaat een document al snel over meerdere schijven. Rapporten en offertes zijn bijvoorbeeld zelden een one man job. Sterker nog, vaak begint één medewerker het document te schrijven en wordt het op basis van voortschrijdend inzicht aangepast én gedeeld. Verschillende versies van hetzelfde document is dan al snel het gevolg. En in die rondzwervende varianten schuilt een...

Lees verder

cloudcompagnon-dms-middelgrote-organisaties

Document management middelgrote organisaties - De top 5 besparingen

(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Een goed document management systeem is niet meer weg te denken bij de grotere organisaties. Een beetje CFO en CIO weet dat een DMS zichzelf in een half jaar terugbetaald. Het digitaal beheren van documenten, zoals klachten, contracten, overeenkomsten en kwaliteitsdocumenten zorgt voor een afdekking van risico’s en een reductie in FTE’s. Ook in middelgrote organisaties zien we steeds vaker dat er...

Lees verder

cloudcompagnon-wat-is-document-management

Wat is document management?

(Leestijd: 7 - 14 minuten)
Document management is een systeem of proces voor het beheren van verzamelingen documenten. Het beheer wordt gedaan door middel van functies zoals registratie, versiebeheer en indexering. Het doel van document management is: meer orde en efficiëntie in het beheer van je documenten. Document management is een proces dat op verschillende manieren gedaan kan worden.  Veel organisaties hebben onbewust...

Lees verder

cloudcompagnon-tweestapsverificatie-wat-is-het-en-waarom-is-het-belangrijk

Tweestapsverificatie - Wat is het en waarom is het belangrijk?

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Tweestapsverificatie of Twee Factor Authenticatie (2FA) zorgt voor extra beveiliging doordat je een extra manier van identificatie activeert. Hoewel tweestapsverificatie de beveiliging al drastisch verhoogd zijn er nog meer dimensies die je kan gebruiken om te zorgen dat hackers niet bij je online accounts kunnen.  De dimensies van authenticatie  Om te achterhalen of degene die achter de computer...

Lees verder

tips-en-tricks

Workflow en contractbeheer met taken en notificaties

(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Door middel van taken en notificaties kun je verschillende processen in je organisatie efficiënter laten lopen. Denk aan een agile manier van werken creëren en een makkelijke en efficiënte manier van contractbeheer. Taken en notificaties is één van de functionaliteiten die het Document Management Systeem van CloudCompagnon te bieden heeft. Er zijn 4 manieren om taken en notificaties te gebruiken. Workflow...

Lees verder

cloudcompagnon-contractbeheer-voor-kleine-organisaties

Contractbeheer - waarom het voor kleinere organisaties belangrijk is

(Leestijd: 3 - 5 minuten)
Contractbeheer is het proces van het beheren van overeenkomsten. Van het aanmaken van het contract tot de ondertekening en uiteindelijk de eventuele verlenging of beëindiging. Contractbeheer hoeft niet alleen over contracten te gaan. Ook voor abonnementen, vergunningen en verzekeringen kan het nuttig zijn. Als je contractbeheer niet op orde is kan het veel tijd in beslag nemen, terwijl organisaties...

Lees verder

cloudcompagnon-efficient-document-management

Efficiënt Document Management – 3 tips voor IT-bedrijven

(Leestijd: 3 - 6 minuten)
Voor IT-bedrijven en functioneel beheerders is werken met juiste documentatie erg belangrijk. Door document management kun je grote hoeveelheden gegevens goed organiseren. Veel organisaties zijn afhankelijk van bijgewerkte documentatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om het delen, aanpassen, versturen en vinden van documenten zo makkelijk mogelijk te maken. Bovendien...

Lees verder

Contractbeheer: Zo raak je nooit meer een contract kwijt

(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Het niet (snel) kunnen vinden van een contract is op zijn minst een verstoring van je bedrijfsproces. In het ergste geval kan het zorgen voor een flinke kostenpost. Heb jij ooit iemand een ‘happy dance’ zien doen vanwege een stapel papierwerk? Juist! Tenzij je er beroepsmatig bewust voor hebt gekozen, is het niemands favoriet op de takenlijst. Naast de taken rond deze papieren documenten, kost...

Lees verder

E-mail management | 4 manieren om tijd te besparen met e-mail

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Het afhandelen van e-mails lijkt wel nooit te stoppen. Je begint er de dag mee en sluit er mee af. Even snel een mailtje beantwoorden tijdens de dagelijkse Zoom vergadering of tijdens de lunch zorgt ervoor dat het lijkt alsof er geen eind komt aan de dagelijkse lading e-mails. Volgens het AD is 39% van de Nederlanders er maar liefst 1-2 uur per dag mee bezig. Deze tips helpen met het gestructureerd...

Lees verder

cloudcompagnon-horeca-boekhouding

Horeca boekhouding: grip op vergunningen, abonnementen en inspecties

(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Het beheren van contracten, vergunningen, keuringen en inspecties is iets waar de meeste horeca eigenaren niet om staan te springen. Maar als dit deel van de horeca boekhouding goed geregeld is kun je veel tijd en ellende besparen zodat je je kunt focussen op de andere belangrijke zaken.  Natuurlijk begrijpen wij ook dat het lastige tijden zijn voor horeca ondernemers, maar tegelijk is dit ook...

Lees verder

cloudcompagnon-wat-is-workflow

Document workflow | Traditioneel of agile wat zijn de voordelen?

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Een workflow of werkstroom beschrijft hoe, door wie en in welke volgorde activiteiten worden uitgevoerd om tot een vooraf bepaalde uitkomst te komen. Als we het hebben over een workflow in een systeem, dan gaat het over het ondersteunen van een proces. Door een workflow te implementeren worden mensen en middelen efficiënter ingezet en kosten bespaard. Workflow is een belangrijk onderdeel van document...

Lees verder

verschil tussen crm en dms

MKB: Wat is het verschil tussen CRM-systeem en DMS?

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Het verschil tussen CRM-systeem en DMS is dat een CRM-systeem voornamelijk je klantenbestand beheert terwijl een DMS is gespecialiseerd op het beheren van documenten en gegevens. Wat is CRM? CRM staat voor Customer Relation Management. Het beheren van je relaties helpt je met het onderhouden en opbouwen van klantenrelaties. Dit zorgt ervoor dat je dichterbij je klanten staat en dat zorgt voor...

Lees verder

Cloudcompagnon-succesvol-contractbeheer

3 pijlers voor succesvol contractbeheer

(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Contractbeheer heeft tot doel om de interne organisatie inzicht te geven in lopende contracten en correcte contractuele afspraken. Het is de eerste stap van contractmanagement waarbij juiste administratie van informatie noodzakelijk is. Zo worden risico’s beperkt en beoogde benefits zoveel mogelijk benut (bron: NEVI). Hoe je contractbeheer succesvol en eenvoudig kunt doen met behulp van een document...

Lees verder

cloudcompagnon-infographic-hoeveelheid-emails-en-data

E-mails en Data: hoeveel is er eigenlijk?

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 1 - 2 minuten)
Dat de wereld in een rap tempo digitaliseert is geen nieuws meer te noemen. Het internet en sociale media gebruik neemt al jaren toe en zal waarschijnlijk nog wel verder toenemen. Maar hoeveel wordt er nou precies gecommuniceerd via het internet? Ondanks dat het bekend is dat er veel (misschien wel iets te veel) wordt ge-e-maild, getwitterd en gescrolld op Facebook, zijn het alsnog verbazingwekkend...

Lees verder

7 factoren bij selecteren van dms

7 factoren om te overwegen bij het selecteren van een DMS voor een kleinere organisatie

(Leestijd: 3 - 6 minuten)
Een document management systeem (DMS) is ook voor verenigingen, kleinere organisaties en non-profit organisaties steeds interessanter nu we, meer en meer, gedwongen thuiswerken. Wanneer je organisatie gaat werken met een DMS, worden werkprocessen meer gestroomlijnd. Je vindt sneller de informatie die je zoekt en werk je veiliger samen aan documenten, dan wanneer je dat in een dropbox of andere online...

Lees verder

old archive of documents in ordners

Papieren documenten digitaliseren: Scannen naar pdf

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)
De ‘paperless’ office is voor steeds meer mensen realiteit. Veel bedrijven vinden het echter nog best ingewikkeld om een papieren archief naar een digitaal archief te transformeren. En logisch, want dit kan een flinke klus zijn. Toch heeft het scannen naar pdf of een ander bestandstype en vervolgens digitaal archiveren nogal wat voordelen: voor de toegankelijkheid van het archiefbeheer en voor degenen...

Lees verder

digitaal-archiveren-cloudcompagnon

Van archiefkasten naar digitaal archiveren

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Nu we meer thuis zijn, draaien streamingservices zoals netflix en videoland overuren. Ook bij ons staat de tv wat meer aan. Overdag na school voor mijn dochters en ’s avonds voor papa en mama. Wat laatst opviel is dat archiefkasten, stapels documenten en dossiers door onze creatieve vrienden in Hollywood nog steeds worden gezien als hét rekwisiet om een kantoor omgeving neer te zetten, al dan niet...

Lees verder

Cloudcompagnon-digitaal-dossierbeheer

Digitaal dossierbeheer in 4 stappen

(Leestijd: 3 - 5 minuten)
Digitaal dossierbeheer is niet van de ene op de andere dag perfect ingericht. Zeker niet als fysieke documenten jouw startpunt zijn. Er zijn gaandeweg verschillende keuzes die je moet maken om het zo goed mogelijk in te richten. Ook is het belangrijk om vanaf de eerste stap na te denken hoe het digitaal dossierbeheer er in de toekomst uit moet komen te zien. Alleen dan kun je zorgen dat je er de...

Lees verder

Restaurant sign sorry we're closed

Contracten, certificaten en vergunningen | RI&E horeca

(Leestijd: 2 - 3 minuten)
De Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) is een middel gericht op veilig en gezond werken. Het is belangrijk voor medewerkers omdat het iets zegt over hun arbeidsomstandigheden, maar ook verplicht voor de werkgever – ongeacht de omvang van het bedrijf. Het brengt onder meer in kaart hoe het is gesteld met contracten, certificaten en vergunningen die een rol spelen in de veiligheid en gezondheid...

Lees verder

cloudcompagnon-wat-is-metadata

Metadata: wat is het?

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Metadata zijn kenmerken van gegevens of documenten. Deze kenmerken worden als labels of tags aan een bestand gehangen. Het grootste voordeel van metadata gebruiken in jouw organisatie is dat je documenten veel sneller terug kan vinden. De Netflix-methode als voorbeeld Onbewust maakt iedereen al gebruik van metadata. Denk bijvoorbeeld aan Netflix. Als je op zoek gaat naar een film of serie kun...

Lees verder

cloudcompagnon-versiebeheer-googledocs-dms

Versiebeheer: Google Docs vs. Document Management Systeem

  • Tim Paap
  • Blog
(Leestijd: 3 - 5 minuten)
Versiebeheer met een document management systeem geeft meer mogelijkheden dan versiebeheer met Google Docs. De verschillen en voordelen van versiebeheer leggen wij je uit in deze blog. Maar eerst moet je weten wat er wordt bedoeld met versiebeheer. Wat is versiebeheer? Versiebeheer is het bijhouden van veranderingen van documenten en bestanden zodat alle versies beschikbaar blijven. Versiebeheer...

Lees verder

De beste thuiswerkplek

Thuiswerken: Hoe zorg je voor de beste fysieke en digitale thuiswerkplek

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 3 - 6 minuten)
De laatste maanden is de acceptatie van het werken vanuit huis noodgedwongen enorm toegenomen. Hoe creëer je nu de beste thuiswerkplek? Werkgevers over de gehele wereld hadden geen keuze meer en willen daarnaast alles doen om hun medewerkers gezond te houden, terwijl COVID-19 probeert de gehele wereld lam te leggen. Thuiswerken is het devies en daarmee komt hand in hand dat de werkomgeving verre...

Lees verder

Aangespoelde flessenpost met e-mail en cloudcompagnon logo

E-mails ordenen en automatisch archiveren met CloudCompagnon

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)
E-mail boxen als verkapte archiefjes binnen je organisatie. We zien het regelmatig; medewerkers hebben hun eigen e-mail archiefjes vol belangrijke informatie die niet voor iedereen inzichtelijk is. Als een medewerker dan voor langere tijd afwezig is, of zoals nu regelmatig thuiswerkt, is het feest compleet. De functie van e-mails en documentmanagement Vanuit de documentmanagement gedachte zouden...

Lees verder

Heb ik als kleine of middelgrote organisatie een heel CRM nodig?

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 2 - 3 minuten)
Je draait al een tijdje redelijk goed met je familiebedrijf of organisatie. En je bent gegroeid naar een grootte die tussen de 5 en 20 medewerkers zit, waardoor de persoonlijke touch naar je klanten en leveranciers nog bijna vanzelf gaat. Felicitaties zijn op zijn plaats, want gezien het feit dat je mijn blog leest, heb je dit bereikt zonder te investeren in een relatiebeheer systeem ook wel CRM...

Lees verder

Thuiswerken aan de keukentafel

Hulp bij thuiswerken Coronavirus (COVID-19)

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 1 - 2 minuten)
Voor ons is het de normaalste zaak van de wereld, werken vanaf een thuis of flexibele locatie. Los gezien van rondrennende kinderen, extra rollen WC papier en extra zakken koffiebonen, weinig spannends. Ons eigen online documentmanagement platform CloudCompagnon ondersteunt ons hier ook in.

Lees verder

coudcompagnon-rocketship

Het “nieuwe normaal” als katalysator voor digitaliseren van documenten en processen

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 3 - 5 minuten)
We zijn inmiddels redelijk gewend aan de min of meer geforceerde aanpassingen in het kader van COVID-19. Je kunt niet meer om de veranderingen heen. Niet alle aanpassingen wennen even snel, maar een aantal zijn toch wel verborgen diamantjes. Persoonlijk vind ik het bijvoorbeeld heerlijk dat ik ’s ochtends niet meer de frustratie heb van ouders die de deuropening blokkeren zodat mijn kinderen niet...

Lees verder

Grip op versie chaos bij thuiswerken

  • Dennis Roos
  • Blog
(Leestijd: 2 - 4 minuten)
Nu we door COVID19 allemaal deel hebben genomen aan het grootste experiment voor thuiswerken ooit, drijven ook de pijntjes en frustraties rondom het samenwerken met documenten en bestanden langzaam naar boven. Voor ons niets nieuws, dit is immers ons vakgebied. Laat ik beginnen met het feit dat ik het geweldig vind hoe vindingrijk we allemaal zijn. Zelfs in situaties waar anders geen virtuele oplossing...

Lees verder

 

Geïnteresseerd in CloudCompagnon?

Meer weten over het documentbeheer dat voor jou werkt? Wij geven je graag persoonlijk advies.

 

DOWNLOAD BROCHURE

Branches

  • Eventmanagement
  • Financiële diensverlening
  • Coaching & Mediation
  • Industrie
  • Horeca & Facility

Over ons

Documentbeheer dat voor je werkt. Wij geloven in een applicatie op maat voor een betaalbaar bedrag. Toegankelijk en voor alle documenten die je nodig hebt. CloudCompagnon is het document management systeem dat vanuit deze overtuiging is geboren.

Documentbeheer dat voor je werkt.