Skip to main content

Documentbeheer - Document management systeem | CloudCompagnon

4 tips voor de implementatie van een document management systeem

Je bent een officemanager en hoort op de werkvloer al een tijdje verhalen van de werknemers dat ze uitdagingen hebben met betrekking tot documentbeheer. Friso kijkt vaak de documenten van collega’s na en zoekt zich te pletter tussen de vele verschillende documenten in zijn mailbox en het kost hem moeite het overzicht te bewaren. Sandra heeft moeite met alle verschillende contracten en overeenkomsten...

5 tips voor structuur op kantoor

Beste ondernemer, wij begrijpen maar al te goed hoe druk de werkdag er voor jou uit kan zien. Met deze 5 handige tips en trucs kun je tijd besparen, structuur aanbrengen en grip krijgen op je zaken, zodat je jouw waardevolle tijd kan besteden aan andere belangrijke zaken.  1. Mappenstructuur netjes Een jungle aan mapjes en documenten wordt niemand blij van. Zorg dat je een duidelijk systeem hebt...

Clean Disk Policy: Voorjaarsschoonmaak op je harde schijf

De lente is begonnen en daar zijn we vooral heel erg blij mee. Langere dagen, het zonnetje dat (hopelijk) vaker en lekker warm schijnt en de natuur die weer tot leven komt. Krijg je meteen energie van. Én schoonmaakkriebels. En behalve je huis of kantoor, is het ook heel fijn om je harde schijf of de gedeelde schijf op de zaak aan kant te hebben. Geen rondzwervende mapjes en documenten met vage...

Dit zijn dé 8 grootste valkuilen bij contractbeheer

Trap er niet in en houd de controle, de valkuilen bij contractbeheer zijn namelijk heel goed te vermijden. Het beheren van contracten kan best complex zijn en zo loop je als organisatie nog weleens tegen uitdagingen aan. Maar in plaats van in zo’n valkuil te stappen, kun je er ook met een boog omheen of eroverheen. Jij bent tenslotte goed voorbereid met je eigen systeem voor contractbeheer. Dit...

Documenten delen met gast- of raadpleeggebruikers, veilig en slim

Het versturen van documenten en bestanden via e-mail is niet de meest veilige manier om informatie te delen. Sterker nog in veel gevallen is dit een compliance issue. Het veilig delen van documenten, bestanden en dossiers is daarom een belangrijke functie van ons document management platform. In dit blog vertel ik je meer over onze mogelijkheden om veilig informatie te delen met behulp van CloudCompagnon. De...

Documentmanagement binnen zorginstellingen: 9 pijnpunten

Iedere organisatie begint klein, waardoor documentmanagement binnen zorginstellingen in eerste instantie nog overzichtelijk is. Met een mappenstructuur kom je al een heel eind. Maar wanneer meer mensen samen moeten werken, raakt het overzicht kwijt. Zéker wanneer er sprake is van meerdere locaties. Wij brachten 9 pijnpunten in kaart waar zorginstellingen (en zéker die met meerdere locaties) tegenaanlopen...

E-mails ordenen en automatisch archiveren met CloudCompagnon

E-mail boxen als verkapte archiefjes binnen je organisatie. We zien het regelmatig; medewerkers hebben hun eigen e-mail archiefjes vol belangrijke informatie die niet voor iedereen inzichtelijk is. Als een medewerker dan voor langere tijd afwezig is, of zoals nu regelmatig thuiswerkt, is het feest compleet. De functie van e-mails en documentmanagement Vanuit de documentmanagement gedachte zouden...

Efficiënt Document Management – 3 tips voor IT-bedrijven

Voor IT-bedrijven en functioneel beheerders is werken met juiste documentatie erg belangrijk. Door document management kun je grote hoeveelheden gegevens goed organiseren. Veel organisaties zijn afhankelijk van bijgewerkte documentatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om het delen, aanpassen, versturen en vinden van documenten zo makkelijk mogelijk te maken. Bovendien...

Gebruikerstip: Full Screen bestanden bekijken

Nieuwe gebruikerstip: Full Screen bestanden bekijken voor maximaal gemak en efficiënt werken met ons document management systeem. Met onze tips en tricks zorgen we ervoor dat jij maximaal kunt profiteren van alles wat ons systeem te bieden heeft. Deze tip gaat over het openen van documenten. We vertellen je meer over twee functies die je kunnen helpen om meer uit CloudCompagnon te halen.  Openen...

Gebruikerstip: Openen in nieuw tabblad

Nieuwe gebruikerstip: Openen in nieuw tabblad, zodat je eenvoudig kunt switchen tussen relaties, dossier en documenten in ons document management systeem. Met onze tips en tricks zorgen we ervoor dat jij maximaal kunt profiteren van alles wat ons systeem te bieden heeft. Deze tip gaat over de standaard browserfunctie ‘Openen in nieuw tabblad’ binnen CloudCompagnon. Zo kun je gemakkelijk switchen...

Relatiebeheer: je digitale vriendenboekje in CloudCompagnon

80% van je omzet komt uit 20% van je klantenbestand. Dat maakt meteen wel duidelijk dat relatiebeheer veel aandacht verdient. Sec gezien is relatiebeheer hetzelfde als het onderhouden van een vriendschap: je moet er moeite voor doen, maar wat je erin steekt, krijg je ook vaak terug en als je er geen aandacht aan besteedt, verwatert het. Alleen bij een vriendschap is dat vooral jammer en bij een...

Relatiebeheer: Vergeet je oude klanten niet!

Relatiebeheer is natuurlijk bij uitstek ‘uitgevonden’ om de relatie met je klanten (en eventueel leveranciers) goed te houden. Je gebruikt het om in beeld te blijven, om je klant meer service te kunnen bieden én om verkoopkansen te benutten. Maar wanneer de relatie om wat voor reden dan ook een beetje verwaterd is, betekent dat niet dat je het erbij moet laten zitten. Gebruik je software voor relatiebeheer...

Sneltoetsen – De ultieme guide voor snelkoppelingen

Sneltoetsen helpen je tijd te besparen bij je dagelijkse taken. Ondanks dat het slechts een hele korte tijd per sneltoets oplevert, tikt het behoorlijk aan als je elke dag achter je computer gebruikt maakt van Word, Excel en Powerpoint. Daarnaast is het hinderlijk om telkens je handen te verplaatsen van je toetsenbord naar je muis en terug, vooral als je gebruik maakt van een touchpad. Daarom hebben...

Thuiswerken: Hoe zorg je voor de beste fysieke en digitale thuiswerkplek

De laatste maanden is de acceptatie van het werken vanuit huis noodgedwongen enorm toegenomen. Hoe creëer je nu de beste thuiswerkplek? Werkgevers over de gehele wereld hadden geen keuze meer en willen daarnaast alles doen om hun medewerkers gezond te houden, terwijl COVID-19 probeert de gehele wereld lam te leggen. Thuiswerken is het devies en daarmee komt hand in hand dat de werkomgeving verre...

Tweestapsverificatie - Wat is het en waarom is het belangrijk?

Tweestapsverificatie of Twee Factor Authenticatie (2FA) zorgt voor extra beveiliging doordat je een extra manier van identificatie activeert. Hoewel tweestapsverificatie de beveiliging al drastisch verhoogd zijn er nog meer dimensies die je kan gebruiken om te zorgen dat hackers niet bij je online accounts kunnen.  De dimensies van authenticatie  Om te achterhalen of degene die achter de computer...

Waarom je wachtwoord (bijna) belangrijker is dan je pincode

Beveilig je bedrijf, begin bij je wachtwoord. Was een wachtwoord vroeger nog een verplicht nummer en maakte je jezelf er makkelijk vanaf met Welkom01 of 12345; als je dat nu zou doen, neem je jezelf én de wereld van de cybercrime niet serieus. En dat is onterecht. Een onveilig wachtwoord kan je je bedrijf kosten, ook wanneer één van je medewerkers dat heeft. En als iemand eenmaal binnen is; kun...