Het afhandelen van e-mails lijkt wel nooit te stoppen. Je begint er de dag mee en sluit er mee af. Even snel een mailtje beantwoorden tijdens de dagelijkse Zoom vergadering of tijdens de lunch zorgt ervoor dat het lijkt alsof er geen eind komt aan de dagelijkse lading e-mails. Volgens het AD is 39% van de Nederlanders er maar liefst 1-2 uur per dag mee bezig. Deze tips helpen met het gestructureerd...
Dat de wereld in een rap tempo digitaliseert is geen nieuws meer te noemen. Het internet en sociale media gebruik neemt al jaren toe en zal waarschijnlijk nog wel verder toenemen. Maar hoeveel wordt er nou precies gecommuniceerd via het internet?
Ondanks dat het bekend is dat er veel (misschien wel iets te veel) wordt ge-e-maild, getwitterd en gescrolld op Facebook, zijn het alsnog verbazingwekkend...
E-mail boxen als verkapte archiefjes binnen je organisatie. We zien het regelmatig; medewerkers hebben hun eigen e-mail archiefjes vol belangrijke informatie die niet voor iedereen inzichtelijk is. Als een medewerker dan voor langere tijd afwezig is, of zoals nu regelmatig thuiswerkt, is het feest compleet.
De functie van e-mails en documentmanagement
Vanuit de documentmanagement gedachte zouden...
Of je nu 5 medewerkers hebt of 50; met een eenvoudig document management systeemstroomlijn je alle informatiestromen binnen je bedrijf. Documenten worden centraal opgeslagen, zijn altijd en overal toegankelijk en je bepaalt zelf wie toegang heeft tot welke informatie. Daarnaast koppel je met de CRM functionaliteit je klantenadministratie aan je document management zodat je altijd alle gegevens bij...
Eenvoudige relatiebeheersoftware is een must voor ieder bedrijf. Er is namelijk geen bedrijf dat niet aan relatiebeheer doet. Zonder relatiebeheer geen relaties, tenslotte. Relatiebeheer kun je op uiteenlopende manieren doen. Van alleen de basis van contactgegevens en facturen beheren, tot continu werken aan een langetermijnrelatie met je klant. En alles daar tussenin. Maar de tijd dat we relatiebeheer...
Voor IT-bedrijven en functioneel beheerders is werken met juiste documentatie erg belangrijk. Door document management kun je grote hoeveelheden gegevens goed organiseren. Veel organisaties zijn afhankelijk van bijgewerkte documentatie voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Daarom is het belangrijk om het delen, aanpassen, versturen en vinden van documenten zo makkelijk mogelijk te maken. Bovendien...
Met elektronisch client dossier software (ECD) maak je de client administratie overzichtelijk en eenvoudig voor jezelf, maar ook voor zorgcollega’s. In het systeem staat alle informatie over de cliënt, maar vind je ook behandel- en begeleidingsplannen en eventuele medicatieoverzichten. ECD’s worden veel gebruikt in de ouderenzorg, thuiszorg en gehandicaptenzorg. Het ECD is een zusje van het Elektronisch...
Nieuwe gebruikerstip: Full Screen bestanden bekijken voor maximaal gemak en efficiënt werken met ons document management systeem.
Met onze tips en tricks zorgen we ervoor dat jij maximaal kunt profiteren van alles wat ons systeem te bieden heeft. Deze tip gaat over het openen van documenten. We vertellen je meer over twee functies die je kunnen helpen om meer uit CloudCompagnon te halen.
Openen...
Nieuwe gebruikerstip: Openen in nieuw tabblad, zodat je eenvoudig kunt switchen tussen relaties, dossier en documenten in ons document management systeem.
Met onze tips en tricks zorgen we ervoor dat jij maximaal kunt profiteren van alles wat ons systeem te bieden heeft. Deze tip gaat over de standaard browserfunctie ‘Openen in nieuw tabblad’ binnen CloudCompagnon. Zo kun je gemakkelijk switchen...
Nu we door COVID19 allemaal deel hebben genomen aan het grootste experiment voor thuiswerken ooit, drijven ook de pijntjes en frustraties rondom het samenwerken met documenten en bestanden langzaam naar boven. Voor ons niets nieuws, dit is immers ons vakgebied.
Laat ik beginnen met het feit dat ik het geweldig vind hoe vindingrijk we allemaal zijn. Zelfs in situaties waar anders geen virtuele oplossing...
We zijn inmiddels redelijk gewend aan de min of meer geforceerde aanpassingen in het kader van COVID-19. Je kunt niet meer om de veranderingen heen. Niet alle aanpassingen wennen even snel, maar een aantal zijn toch wel verborgen diamantjes.
Persoonlijk vind ik het bijvoorbeeld heerlijk dat ik ’s ochtends niet meer de frustratie heb van ouders die de deuropening blokkeren zodat mijn kinderen niet...
Wanneer er wordt samengewerkt, gaat een document al snel over meerdere schijven. Rapporten en offertes zijn bijvoorbeeld zelden een one man job. Sterker nog, vaak begint één medewerker het document te schrijven en wordt het op basis van voortschrijdend inzicht aangepast én gedeeld. Verschillende versies van hetzelfde document is dan al snel het gevolg. En in die rondzwervende varianten schuilt een...
Een goed gekozen contractbeheer systeem kan het beheren van contracten voor jouw organisatie een stuk een makkelijker en efficiënter maken, je wilt dus een oplossing die het beste past bij jouw organisatie.
Het doen van onderzoek en uiteindelijk aanschaffen van software kan best een uitdaging zijn wanneer je dat nog niet eerder hebt gedaan. Waar start je en waar moet je op letten? Nou dat is simpel...
We leven in een tijdperk waarin het draait om informatie. Het huidige digitale tijdperk wordt gekenmerkt door een economie die draait op informatie en met name informatietechnologie. Het opslaan - en later delen - van informatie in digitale vorm is hier de belangrijkste ontwikkeling geweest. Stel je voor dat deze revolutie niet plaats had gevonden. De mensheid zou een stuk minder klaar hebben gekregen...
Je hebt dat ene belangrijke document nodig dat je collega voor haar zwangerschapsverlof aan jou heeft overgedragen, maar de meest recente versie is nergens te vinden. Herken je dit vervelende probleem? Vooral wanneer je in een bedrijf met meerdere collega’s in dezelfde documenten werkt, kan het ontzettend lastig zijn wanneer deze documenten niet op een vaste plek staan.
Wat jij nodig hebt is de...
Metadata zijn kenmerken van gegevens of documenten. Deze kenmerken worden als labels of tags aan een bestand gehangen. Het grootste voordeel van metadata gebruiken in jouw organisatie is dat je documenten veel sneller terug kan vinden.
De Netflix-methode als voorbeeld
Onbewust maakt iedereen al gebruik van metadata. Denk bijvoorbeeld aan Netflix. Als je op zoek gaat naar een film of serie kun...
Het verschil tussen CRM-systeem en DMS is dat een CRM-systeem voornamelijk je klantenbestand beheert terwijl een DMS is gespecialiseerd op het beheren van documenten en gegevens.
Wat is CRM?
CRM staat voor Customer Relation Management. Het beheren van je relaties helpt je met het onderhouden en opbouwen van klantenrelaties. Dit zorgt ervoor dat je dichterbij je klanten staat en dat zorgt voor...
De ‘paperless’ office is voor steeds meer mensen realiteit. Veel bedrijven vinden het echter nog best ingewikkeld om een papieren archief naar een digitaal archief te transformeren. En logisch, want dit kan een flinke klus zijn. Toch heeft het scannen naar pdf of een ander bestandstype en vervolgens digitaal archiveren nogal wat voordelen: voor de toegankelijkheid van het archiefbeheer en voor degenen...
Postregistratie met een document management systeem maakt je leven makkelijker. Iedere organisatie wordt dagelijks overspoeld met post. Denk aan mails naar het info@... mailadres, maar ook fysieke brieven door de brievenbus. Vervolgens moeten de binnenkomende stukken naar de juiste persoon of afdeling worden gebracht. Hoewel dit voor kleine organisaties prima kan werken, wordt het zodra je organisatie...
Privacy in de cloud. Zijn jouw gegevens en die van je klanten wel veilig? 28 januari is de Europese dag van de privacy. En er is een hoop te doen over die privacy, zowel in ons land als internationaal. De AVG, GDPR, EU-VS Data Protection Shield, Schrems 2. Houd jij het nog bij? En hoe beschermen wij jouw gegevens en die van je klanten eigenlijk?
Als Europese burger heb je grondwettelijk recht...