Proactief contractmanagement in 6 stappen

Met proactief contractmanagement bespaar je jezelf veel tijd, geld en frustratie. Je zorgt ervoor dat je bedrijf optimaal kan presteren onder de best mogelijke omstandigheden, zonder dat je cashflow daaronder lijdt. Klinkt lekker toch? Wanneer kom jij in actie?

Wat is proactief contractmanagement?

Proactief is het tegenovergestelde van reactief, wat eigenlijk gewoon reageren betekent. Het betekent dat je niet afwacht, maar zélf in actie komt. De controle houdt. Over je contracten in dit geval. Contracten hebben we allemaal: van internet en telefonie tot het onderhoud van de lift en van arbeidscontracten tot je printers en andere appratuur. Contracten kosten geld. Dat is prima, want je onderneming is nergens zonder een paar goede investeringen. Maar dan moet dat geld wél goed worden besteed. Aan iets wat het waard is én wat je nodig hebt. Daar komt proactief contractmanagement om de hoek kijken. Zo houd je goed in de gaten of die contracten nog wel waardevol zijn voor je organisatie of dat je er het best een eind aan kunt maken. Aan die contracten dan hè. Ook voorkom je met proactief contractmanagement dat contracten stilzwijgend verlengd worden en je er nóg langer aan vast zit. 

Contractmanagement en contractbeheer

Contractmanagement is een ongoing process. Het stopt niet aan het einde van de maand. En als je het hebt over proactief contractmanagement wil je gewoon met vaste intervallen nagaan of alles nog loopt zoals jij het wilt. Welke contracten lopen er nu? Zijn we er tevreden over? Wanneer worden ze verlengd? Wanneer moeten we ze opzeggen? Wat kosten ze eigenlijk? Wat kost het bij een concurrent? Moeten we niet eens overstappen? Allemaal vragen die je jezelf kunt stellen als je bezig bent met contractmanagement. Proactief contractmanagement doe je met een systeem voor contractbeheer. Hier kun je al je contracten in opnemen en eenvoudig tevoorschijn toveren als je een vinger aan de pols wilt houden. Daarvoor wil je notificaties kunnen instellen én anderen verantwoordelijk maken, zodat het niet aan jou ligt als je een verloopdatum mist. Als ondernemer heb je het tenslotte al druk genoeg. Daarbij is het goed als er binnen het bedrijf een soort richtlijn is om te toetsen wanneer contracten nog rendabel zijn. 

Proactief contractmanagement: actie in 6 stappen

1. Breng je contracten in kaart in een systeem voor contractbeheer.
2. Stel notificaties in op vaste momenten, bijvoorbeeld een half jaar voor de afloop- of verlengdatum.
3. Zorg dat jij of de verantwoordelijke collega die notificatie krijgt en maak er een actiepunt van.
4. Doe een halfjaarlijkse check-up voor alle contracten. Dat gaat eenvoudig als je een systeem voor contractbeheer gebruikt. 
5. Start op tijd, zodat er ruimte is om te onderhandelen. 
6. Zorg voor een duidelijk beeld van wanneer een contract rendabel genoeg is. Zo kun je sneller schakelen. 

Proactief contractmanagement met een Document Management Systeem

Een Document Management Systeem (DMS) zoals CloudCompagnon kun je perfect inzetten voor contractbeheer. Met contractbeheer leg je alle contracten en de belangrijkste details vast, zodat je, zoals hierboven al genoemd werd, alles overzichtelijk in beeld houdt. Binnen het DMS kun je de aanverwante documenten eenvoudig koppelen aan het contract of aan de leverancier die het betreft. Zo houd je je documenten makkelijk bij elkaar en maak je proactief contractmanagement makkelijker voor jezelf. Je kunt ook notificaties instellen op specifieke datums, zodat jij of je collega’s de contracten op tijd kan controleren en toetsen op de eisen die de organisatie eraan stelt. Zo mis je nooit een verloopdatum en kun je proactief blijven schakelen. 

Proactief contractmanagement voor verkoopcontracten

Niet alleen inkoopcontracten moet je managen, maar ook je verkoopcontracten. Als tenminste niet jouw klant aan proactief contractmanagement doet en zelf aan de contracten wil sleutelen. Wanneer het gaat om je verkoopcontracten, kijk je of wat jij moet leveren qua product of dienst, nog wel in verhouding staat met wat je ervoor krijgt. Wanneer de kosten voor jou zijn gestegen (hallo, inflatie!), is het misschien goed om opnieuw te onderhandelen over de prijs. Maar daar komen we in een ander blog nog even op terug. 

Gebruik jij straks CloudCompagnon voor je contractbeheer? 

Ontdek wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen en plan een vrijblijvende demo!